Zarządzanie czasem w pracy biurowej – jak efektywnie pracować w biurze?

Zarządzanie czasem w pracy biurowej może wydawać się czymś zbędnym – wszak praca w biurze w ocenie wielu osób jest pracą odtwórczą, niejako usługową, polegającą na przekładaniu papierków z miejsca na miejsce, robieniu kawy I plotkowaniu. Tymczasem to krzywdząca opinia osób, które nie miały możliwości popracować w biurze czy w charakterze pracownika biurowego.

Praca biurowa bywa trudna. Jednakże praca w biurze nie musi wiązać się z wyrzeczeniami, ogromną ilością zadań i wieloma godzinami żmudnej pracy.

Wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego, że możliwa jest efektywna praca w biurze w krótkim czasie. Ważne jest odpowiednie zarządzanie czasem w pracy biurowej, aby działać skutecznie i produktywnie.

Zarządzanie czasem w pracy biurowej – o co w tym wszystkim chodzi?

Właściwe zarządzanie czasem w pracy biurowej w dużym stopniu polega na odpowiednim wykorzystaniu go w konsekwentnym dążeniu do celu. Może to być wykonanie określonego zadania, działania długofalowe albo solidny odpoczynek. Zatem efektywna praca w biurze zależy od właściwego planowania i gospodarowania czasem. Planowanie czasu pracy w biurze przekłada się na osiągane wyniki, zatem warto nabyć tą umiejętność.

Samoorganizacja w pracy biurowej 

Właściwe zarządzanie czasem w pracy biurowej wymaga zorganizowania oraz zaplanowania własnych działań w taki sposób, aby prowadziło to do szybkiego osiągnięcia zamierzonego celu. Ze statystyk wynika, że jedynie 3% ludzi wyznacza i zapisuje sobie własne cele. To oni odnoszą sukcesy w wielu różnych dziedzinach (pisaliśmy m.in. Jak zorganizować pracę w biurze). 

Różnica między ludźmi przeciętnymi, a bardzo efektywnymi polega na tym, że ci drudzy umieją lepiej zorganizować swoją pracę. Charakterystyczną cechą osób skutecznych, wydajnych oraz dobrze zarabiających, jest doskonale osobiste oraz profesjonalne zorganizowanie (pisaliśmy na naszym innym blogu: Kursy samodoskonalenia online). 

Plan zadań w pracy biurowej

Aby uniknąć pracy w bałaganie i ciągłego szukania dokumentów, a także robienia kilku rzeczy w tym samym czasie, warto wprowadzić kilka zasad i trzymać się ich konsekwentnie. Na wstępie warto ułożyć krótki plan, który będzie zawierał takie informacje, jak spis zadań, orientacyjny czas niezbędny do ich wykonania, a także listę priorytetów.

Najlepiej zaglądać do niego kilka razy w ciągu dnia lub przed wyjściem z pracy ustalić, co udało się wykonać i zrobić podsumowanie dnia. Efektywnej pracy w biurze służy także umiejętne korzystanie z kalendarza. 

Pisaliśmy m.in. Praca w administracji biurowej

Porządek w miejscu pracy i porządek na biurku

Odpowiednim zarządzaniu czasem w pracy biurowej sprzyja nie tylko porządek w głowie, ale także na biurku. Jest to nie tylko miejsce pracy, ale również wizytówka osoby, która przy nim pracuje. Nadmiar papierów i różnych przedmiotów może dekoncentrować. Zasada jest taka, że im więcej przestrzeni, tym lepiej się pracuje.

Pisaliśmy niedawno: Ile zarabia pracownik biurowy?

Dokumenty, które są najbardziej potrzebne warto przechowywać w szufladach albo segregatorach, które są pod ręką. Inne najlepiej schować do przeznaczonych dla nich szafek. 

Obiektywne spojrzenie na siebie

Aby to zrobić, warto wykonać proste ćwiczenie. Należy odejść na moment od biurka i zadać sobie pytanie – kto tu pracuje? Warto spojrzeć także na swój samochód, mieszkanie, podwórko czy zawartość szafy i zapytać samego siebie, czy komuś takiemu warto powierzyć zlecenie?

Według statystyk większość osób na kierowniczych stanowiskach nie powierzyłoby pracy osobie, która ma nieporządek na biurku. Nawet, jeśli pracuje ona dobrze i wydajnie, to nie wydaje się być dobrze zorganizowana (pisaliśmy m.in. Stres w pracy biurowej).

Laptop lub komputer

Efektywna praca w biurze wiąże się również z korzystaniem z uporządkowanego komputera. Pulpit na monitorze powinien przypominać dobrze zorganizowane biurko. W przypadku bałaganu, pracownik traci czas na odnajdywanie ważnych folderów i dokumentów. Oto kilka wskazówek, które pozwolą zaoszczędzić czas:

• Wirtualny papier najlepiej traktować tak, jak prawdziwy. Jeżeli coś jest niepotrzebne, należy to wyrzucić do kosza, a jeśli pracownik uważa, że kiedyś mu się to przyda, powinien zarchiwizować dokument.
• Warto wyrobić sobie nawyk zapisywania adresów w bazie danych, stworzonej np. w Excelu, gdzie zawarte będą wszystkie ważne dane adresowe, telefony czy e-mail kontrahentów, ale nie tylko,
• Właściwe planowanie czasu w biurze wiąże się także z korzystanie z kalendarza. Zapisywanie ważnych dat i wydarzeń oraz ustawienie przypomnienia spowoduje, że pracownik będzie pamiętał o każdym ważnym spotkaniu.
• Warto nauczyć się, jak korzystać z funkcji „makro”. To narzędzie pozwala na korzystanie z kombinacji klawiszy oraz przypisanych im poleceń, z których często pracownik korzysta w trakcie pracy z określonym programem. Dzięki temu usprawni swoją pracę, ponieważ zamiast wykonywać każde polecenie osobno, zapisze całą sekwencję, a następnie odtworzy ją, wciskając kilka klawiszy albo wykonując parę ruchów myszką.
• Warto zainwestować w szybszy komputer. Nowszy dysk i szybszy procesów pozwalą na oszczędzanie czasu w pracy biurowej. 
• Ważna jest także szybkość łącza. To także umożliwi zaoszczędzenie kilku minut.
• Warto nabyć umiejętność szybkiego szukania w internecie. Prawidłowe korzystanie z wyszukiwarek pozwoli na szybsze odnajdywanie pożądanych informacji (Pisaliśmy niedawno: Umiejętności pracownika biurowego – 7 najważniejszych).

Telefony w biurze

Telefonowanie jest szybkim sposobem komunikacji, który zapewnia prywatność. Jednak korzystając z telefonu, warto pamiętać o kilku rzeczach, które pozwolą na efektywną pracę w biurze:

• Zapisywanie numerów telefonów – warto, aby pracownik zapisywał numery telefonów osób, z którymi w przyszłości być może będzie musiał się skontaktować. To pozwoli na zaoszczędzenie czasu w momencie, kiedy będzie musiał szukać jakiegoś numeru, ponieważ okaże się potrzebny.
• Bez zbędnej rozmowy – oczywiście należy się przywitać czy na koniec pozdrowić, jednak warto pilnować tematu rozmowy i postarać się zakończyć ją od razu po uzyskaniu właściwej informacji. Dodatkowe pogawędki to po prostu strata czasu.
• Zostawianie wiadomość głosowych – efektywna praca w biurze to także korzystanie z dostępnych narzędzi, w tym przypadku poczty głosowej. Wielokrotne, często bezowocne progu kontaktu to po prostu marnowanie czasu (pisaliśmy m.in. Czy praca biurowa jest trudna).

Poczta elektroniczna w pracy biurowej

Wydawać by się mogło, że poczta elektroniczna jest najbardziej oszczędnym czasowo i produktywnym narzędziem w pracy biurowej. Okazuje się jednak, że odbieranie i pisanie maili pochłania bardzo dużo czasu. Na co zwrócić uwagę w tej materii, aby efektywnie pracować w biurze? Poniżej kilka wskazówek:

• Warto wyłączyć funkcję wyskakującego okienka o otrzymaniu nowej wiadomości. Nie należy przerwać wykonywanej czynności. Pocztę najlepiej sprawdzać trzy, cztery razy dziennie. 
• Pojemność skrzynki oraz spam – warto zainwestować w dobry filtr antyspamowy oraz zrezygnować z subskrybcji materiałów, oprócz tych naprawdę ważnych. Warto stworzyć specjalny folder i wrzucać do niego wszystkie listy, z którymi nie od razu wiadomo co zrobić, a w wolnej chwili je przejrzeć. 
• Zastąpienie werbalnej komunikacji – poczta elektroniczna nie powinna stanowić zamiennika komunikacji werbalnej. Ludzie aktualnie nałogowo wysyłają maile, zamiast po prostu zadzwonić. Pocztę elektroniczną najlepiej stosować w awaryjnych wypadkach, a nie jako zamiennik rozmowy.

Efektywna komunikacja w pracy biurowej

Efektywna praca w biurze to także dobra komunikacja pomiędzy pracownikami na różnych szczeblach. Osoba wiedząca co do niej należy i jakie ma obowiązki wykonywać oraz jakich narzędzi używać, będzie działać szybko i sprawnie. To pozwoli zaoszczędzić czas na dodatkowych tłumaczeniach oraz rozwiązywaniu problemów, które wynikają z niewiedzy (pisaliśmy niedawno: Obowiązki pracownika biurowego). 

Odkładanie spraw na później

Odkładanie tego, co ma się zrobić na później powoduje, że na koniec tygodnia jest tyle spraw do załatwienia, że nie wiadomo od czego zacząć. I w takim momencie zamiast myśleć o weekendzie, osoba taka odczuwa stres, że nie zdąży zrobić wszystkiego na czas. Efektywność pracy w biurze jest także mniejsza, gdy pracownik działa w pośpiechu.

Łatwo wtedy również o błędy. Mimo, że w przypadku wielu osób systematyczność może nie być mocną stroną, warto się zdyscyplinować i przestrzegać terminów wykonywania zadań. Jak radzić sobie z odkładaniem spraw na później? Kilka wskazówek:

• podzielenie dużego projektu na mniejsze elementy,
• zaczynanie w dowolnym miejscu – już sam fakt rozpoczęcia działania zmniejsza napięcie i motywuje do dalszej pracy,
• realizacja najpierw najtrudniejszej części zadania,
• pracowanie we własnym tempie – warto także znaleźć czas na podładowanie akumulatorów oraz nadrobienie zaległości,
• usuwanie zakłóceń, np. jeśli hałas komputera powoduje wybicie z rytmu i przeszkadza w pracy, warto założyć słuchawki i słuchać spokojnej muzyki,
• warto świętować każdy sukces, także ten mały.

Odkładaniu spraw na później, towarzyszy złudne przeświadczenie, że jutro będzie lepiej. Na początku przekładanie spraw może poprawiać nastrój. Jednak uświadomienie sobie konieczności wykonania jakiegoś zadania, powoduje lęk, stres i niepokój. Obawy związane są z tym, że zadanie nie zostanie wykonane na czas albo nie będzie wykonane z należytą starannością.

Wytyczanie celów i priorytetów w biurze

Sposobem na zarządzenie czasem w pracy biurowej jest eliminacja czynników, które dekoncentrują oraz obniżają wydajność pracowników. Ważne jest określenie wyraźnego celu i priorytetów w dążeniu do niego. Na początek może to być coś przyjemnego i prostego, co przyniesie satysfakcję z pieszego osiągniętego sukcesu i zmotywuje do zrealizowania kolejnych, trudniejszych zadań.

W dążeniu do określonych celów należy jednak wystrzegać się perfekcjonizmu oraz doskonałości. Ustalony odpowiedni margines na niedoskonałości, eliminuje niepotrzebny stres, pośpiech, a także utratę motywacji z powodu niezrealizowania w 100% wyznaczonego zadania. 

Delegowanie zadań

Efektowne zarządzanie czasem w biurze to także w koniecznych przypadkach delegowanie określonych zadań w przypadku, gdy wymagają one udziału kilku osób. Rozdzielanie pracy między pracowników posiada kilka zalet:

• odciąża oraz pozwala zdobyć dodatkowy czas na działalność, która będzie zwiększać wartość firmy,
• delegowanie uprawnień pozwala pracodawcy na sprawdzenie umiejętności określonego pracownika na danym stanowisku,
• umożliwia rozwijanie umiejętności rozwiązywania problemów pracowników oraz ich samodzielność,
• ma to także pozytywny wpływ na motywację oraz zadowolenie pracowników.

Prowadzenie spotkań a oszczędność czasu w pracy

Zarządzenie czasem w pracy biurowej to również odpowiednie planowanie oraz prowadzenie spotkań z pracownikami, które są koniecznością. Sprawna komunikacja w firmie przekłada się na oszczędność znacznej ilości czasu. Odpowiednio zorganizowanie oraz przeprowadzone zebranie, które np. omawia pracę przy realizacji określonego projektu, powoduje płynną, skuteczną i efektywną pracę całego zespołu. Jak prowadzić zebranie?

• Przygotowanie spotkania, czyli ustalenie terminu w taki sposób, aby nie kolidował ze świętami czy ważnymi wydarzeniami. Efektywna praca w biurze wiąże się także z tym, aby odpowiednio wcześniej informować uczestników o tym, że odbędzie się zebranie. Jeśli to konieczne, należy przygotować salę, protokolanta itp.
• Zaproszenie na zebranie, w którym należy jasno określić jego cel podać godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia obrad. Jeśli to konieczne, zaznaczyć w nim, jakie materiały należy przynieść na zebranie.
• Prowadzenie zebrania – po przywitaniu, warto wyjaśnić ewentualne pojęcia, które mogą budzić wątpliwości, aby potem nie tracić czasu na ich wyjaśnianie. W trakcie trzeba pilnować, aby dyskusja nie zbaczała z tematu. W przypadku dłuższych zebrań, warto organizować krótkie przerwy. 

Co powoduje marnowanie czasu pracy w biurze?

Istnieje wiele sytuacji, które powodują stratę czasu i wydłużają go, co w konsekwencji przekłada się na efektywną pracę biurową. Należą do nich:

• ciągłe odwracanie uwagi, hałas,
• niewłaściwy system segregowania dokumentów,
• obojętny stosunek do pracy, brak motywacji,
• niezapowiedziani goście,
• wykonywanie wielu rzeczy na raz,
• nieodpowiednia komunikacja albo jej brak,
• nieplanowane rozmowy telefoniczne,
• brak celów i priorytetów,
• zbyt rozbudowana komunikacja,
• niedostateczna koordynacja pracy zespołu,
• za mało delegowania działań,
• dezorganizacja, np. nieuporządkowane biurko,
• brak samodyscypliny,
• brak asertywności,
• spóźnione i niepełne informacje,
• przedłużające się posiedzenia,
• niedoprowadzanie spraw do końca,
• odkładanie wykonywania zadań na później,
• prywatne pogawędki,
• zniecierpliwienie, pośpiech,
• przesiadywanie na serwisach społecznościowych. 

Pożeracze czasu – jak sobie z nimi radzić?

Planowanie czasu pracy w biurze to także umiejętność radzenia sobie z czynnikami, które powodują, że czas ucieka. Współpracownicy mogą przeszkadzać w pracy na kilka sposobów: osobiście, telefoniczne albo poprzez e-mail. Odbierając telefon albo przyjmując kogoś w biurze, warto wstać.

Pozycja stojąca zasygnalizuje odwiedzającemu, że pracownik ma ograniczony czas. Z kolei rozmowa telefoniczna w stojącej pozycji skończy się szybciej, niż kiedy pracownik wygodnie rozsiądzie się w fotelu.

Bardziej efektywna praca w biurze będzie także wtedy, gdy pracownik będzie odrzucał spotkania, w których nie musi uczestniczyć. Branie udziału w zebraniach, na które nie ma konieczności stawienia się, po prostu zabiera cenny czas (pisaliśmy niedawno: Cechy dobrego pracownika biurowego). 

Zarządzanie czasem w pracy biurowej – korzyści

Dzięki stopniowemu wprowadzaniu różnych technik pracy, pracownik stanie się bardziej wydajny i będzie lepiej i skuteczniej pracował. Poniżej przedstawione jest 10 zalet dobrego planowania czasu pracy w biurze:

• realizacja tych samych zadań, jednak mniejszym nakładem pracy,
• mniej stresu i chaosu w pracy,
• lepsza organizacja własnej pracy,
• większe zadowolenie i satysfakcja z pracy,
• większa motywacja do podejmowania nowych zadań,
• mniejsza presja w pracy i nacisk na wydajność,
• więcej czasu na realizację zadań z wyższego rzędu,
• mniej błędów popełnionych w trakcie realizacji zadań,
• szybsze osiąganie zarówno celów zawodowych, jak i prywatnych.

Zarządzenie czasem w pracy biurowej a kursy online

Właściwego zarządzania czasem w biurze można się nauczyć. Stosowanie kilku zasad i technik umożliwi pracować produktywniej i wydajniej w krótszym czasie. Chcąc się doszkolić w tej materii, można zdecydować się na kursy online dla pracowników biurowych. Szkolenia z zarządzania czasem to świetnym wybór dla osób, które:

• odkładają na potem różne zadania,
• mają problemy z organizacją swojej pracy,
• dużo pracują, a osiągają niskie efekty,
• szef albo przełożony ma wobec niej większe oczekiwania, którym nie jest w stanie sprostać,
• nie delegują zadań, chociaż mają na kogo,
• chcą podnieść swoją efektywność, wydajność oraz koncentrację,
• pracują w hałasie, chaosie czy presji czasowej.

Kurs efektywne zarządzanie czasem nauczy pracownika i umożliwi:

• dotrzymywanie terminów i strategiczne realizowanie zadań,
• branie odpowiedzialności za własny czas pracy,
• koncentrację na celach oraz zadaniach,
• efektywne prowadzenie zadań biznesowych,
• zwiększenie pewności siebie oraz konsekwencji we współpracy,
• dbanie o odpowiedni wizerunek oraz spokój wewnętrzny.

Decydując się na kurs dla pracowników biurowych, warto sprawdzić, kto będzie go prowadził – czy jest to osoba z dużym doświadczeniem oraz zakres materiału, a także dostęp do niego. W zależności od szkolenia dla pracowników biurowych, w różny sposób przedstawiane są materiały i zagadnienia – niektóre szkolenia online uwzględniają zarządzanie czasem pracy w biurze.

Efektywne zarządzanie czasem w pracy biurowej można wypracować. Istnieje kilka przydatnych zasad i metod na to, aby pracować wydajniej i szybciej. Przede wszystkim należy ograniczyć nieplanowane przerwy w pracy, które zabierają czas oraz wybijają z rytmu, przez co ciężko jest się ponownie skupić na wykonywanym zadaniu.