Czy praca biurowa jest trudna? Zobacz, czy pracownik biurowy to zawód dla Ciebie

Czy praca biurowa jest trudna? Na czym polega praca w biurze? Zawodów, które kojarzą się głównie z pracą biurową jest mnóstwo. Często są one ze sobą zupełnie niepowiązane. Ciężko bowiem porównać obowiązki analityka finansowego do czynności wykonywanych na przykład przez urzędnika państwowego czy sekretarkę pracującą w firmie zajmującej się wypożyczaniem samochodów.

Mimo wszystko, można wyróżnić pewne cechy oraz umiejętności, które są niezbędne do tak zwanej pracy „za biurkiem”, niezależnie od tego co ona dokładnie w danym przypadku znaczy. Czy praca biurowa jest trudna? Bywa.

Zastanawiasz się nad zmianą branży? A może dopiero wchodzisz na rynek pracy i chcesz dowiedzieć się jakimi ofertami warto się zainteresować? Zobacz, na czym polega praca w biurze i odpowiednio się do niej przygotuj. Bo może to właśnie to czego szukasz?

Czy praca biurowa jest trudna? Jakie są wymagania w pracy biurowej? Na oczątek umiejętność obsługi komputera oraz podstawowych programów biurowych

Mamy krótkie, ale treściwe szkolenie online dla osób, planujących pracę w biurze. Zobacz pełny opis szkolenia i przykładową lekcję tutaj: szkolenie online pracownik biurowy

 W dzisiejszych czasach coraz więcej czynności można zautomatyzować i przenieść do świata wirtualnego. Dzięki temu wszystkie procesy przebiegają szybciej i łatwiejsza jest wymiana informacji pomiędzy zainteresowanymi podmiotami. Dlatego podstawową i najważniejszą umiejętnością osoby pracującej w biurze jest obsługa komputera. Mowa tutaj zarówno o manualnej obsłudze przydzielonego sprzętu jak i o co najmniej podstawowej znajomości programów służących do edycji tekstów, analizy danych i katalogowania informacji.

Narzędzia tego typu są obecnie tak powszechne, że spotyka się z nimi na co dzień praktycznie każdy człowiek. Erę zapisywania wszystkiego na kartce mamy już dawno za sobą. Nie każdy jednak wie, jak w pełni wykorzystać potencjał tych dóbr. W życiu codziennym można z powodzeniem się bez nich obejść.

Są to jednak narzędzia niezbędne dla urzędnika, sekretarki, analityka czy księgowej. Dla tych, którzy nie czują się zbyt pewnie w tym obszarze poleca się udział w tematycznych kursach bądź poszukiwania informacji na własną rękę – w sieci jest mnóstwo darmowych materiałów oferujących bardzo przydatną wiedzę w tym zakresie.

Znajomość zasad poprawnej polszczyzny – jedna z podstawy pracy biurowej

Trudno jednoznacznie powiedzieć na czym polega praca w biurze ponieważ równie dobrze możesz mieć bezpośredni kontakt z klientami czy petentami jak i ze słowem pisanym. Co więcej, wiele etatów łączy te dwa elementy i wymaga od pracownika elastyczności. Bez wątpienia w każdej sytuacji niezbędna okaże się dokładna znajomość języka polskiego czy to w formie mówionej, czy na piśmie. Oczywiście żaden człowiek nie jest nieomylny i każdemu zdarza się popełnić jakiś błąd.

Niedopuszczalne jest jednak nieprzestrzeganie podstawowych zasad grzecznościowych, ortograficznych i interpunkcyjnych. Szczególnie, że obecnie w razie wątpliwości bardzo łatwo można zweryfikować jak poprawnie coś ująć w słowa. Żadna instytucja nie pozwoli na to by ich pracownicy biurowi szkalowali jej opinię przez niedostateczną znajomość języka. Czynnością pozwalającą na stałe poszerzanie języka jest czytanie książek. Regularny kontakt z prozą przypomina przyswojone już informacje oraz pozwala na nabycie nowych słów.

Czy praca biurowa jest trudna i wymaga rzetelności i skrupulatności?

Praca za biurkiem wiąże się z dużą ilością dokumentów i intensywnym przepływem informacji. Konieczne jest ich regularne porządkowanie oraz natychmiastowe wprowadzanie działań, które w związku z ich pojawieniem się są wymuszone. Z tego typu zadaniami najlepiej radzą sobie osoby konsekwentne i nie oddające się w ramiona prokrastynacji. Ci, którzy wiecznie odkładają wszystko na później bardzo szybko gubią się natłoku zadań i co za tym idzie, nie są w stanie wystarczająco szybko i dokładnie poradzić sobie z obowiązkami.

W konsekwencji albo sami rezygnują z zajmowanego stanowiska, albo są z niego zwalniani. Jeżeli jesteś osobą, która absolutnie nie potrafi się zmusić do uporządkowanego trybu działań to lepiej odpuść od razu, ponieważ właśnie na tym polega praca w biurze (pisaliśmy m.in. tutaj: cechy dobrego pracownika biurowego).

Przemyślana realizacja powierzonych zadań

Umiejętność sprawnej organizacji zadań do wykonania jest czymś co ułatwia funkcjonowanie w każdym aspekcie życia. Jest to jednak coś wyjątkowo pożądanego u osób zajmujących się „sprawami papierkowymi”. Logiczne zaplanowanie działań zawsze pozytywnie wpływa na funkcjonowanie przedsiębiorstwa czy instytucji, której dotyczą. Traktowanie pewnych czynności jako priorytetowych często pozwala na efektywniejszą pracę ludzi na innych stanowiskach, ponieważ mają zawsze na czas przygotowane niezbędne dokumenty. Z kolei wykonywanie zadań czasochłonnych, ale nie naglących w lukach powstałych po wypełnieniu spraw bieżących maksymalizuje wydajność pracy.

Kreatywność w pracy biurowej

Wbrew pozorom to cecha, którą powinni posiadać nie tylko ludzie specjalizujący się w branży artystycznej. Kreatywność u pracowników biurowych powinna objawiać się jako umiejętność rozwiązywania nietypowych problemów. Sytuacje nie wpisujące się w utarte schematy zdarzają się bardzo często. Na podstawie doświadczenia, dostępnej wiedzy oraz ewentualnej pomocy innych specjalistów należy szukać sposobu gwarantującego najbardziej optymalne rezultaty. Tego typu podejście po prostu ułatwi codzienne zmierzanie się obowiązkami, ale również pomoże w rozwoju kariery. 

Wysoka kultura osobista pracownika biurowego

Pracownicy biurowi są w pewnym sensie wizytówką miejsca w którym są zatrudnieni. Niektórym wydawać by się mogło, że praca za biurkiem pozwala na izolowanie się i działanie w odosobnieniu. Nic bardziej mylnego. Nie ważne czy do obowiązków pracownika biurowego należy obsługa klienta, nawiązywanie kontaktów z potencjalnymi współpracownikami czy rzetelnie uporządkowywanie wiecznie pojawiających się faktur.

Zawsze będzie miał styczność z innymi ludźmi i zawsze efekt jego pracy w mniejszym bądź większym stopniu będzie zależny od innych członków zespołu. Ba – nawet sposób nawiązywania kontaktów z klientem ma bardzo istotne znaczenie. Sympatyczna współpraca przekłada się na jej pozytywne wyniki i funkcjonowanie w możliwie przyjemnej atmosferze. Od pracowników biurowych zależy na prawdę wiele, zatem muszą oni być ogniwem kojarzącym się z wysoką kulturą osobistą.

Komunikatywność w pracy biurowej

Jednym z najtrudniejszych zadań w pracy biurowej jest terminowe przekazywanie wszystkich ważnych informacji odpowiednim osobom. Załatwienie zadań pod kątem „papierkowym” zazwyczaj nie wystarcza. Dokumenty przecież wypełnia się w konkretnym celu i dopilnowanie tego, by wszystko przebiegało sprawnie często spoczywa na barkach tych, którzy pracują w biurze. Niezbędne w takich sytuacjach jest wypracowanie schematów, które zapewniają płynny obieg istotnych wiadomości. Jest to zadanie trudne, ponieważ wymaga dostosowania się nie tylko do specyfiki pracy innych ludzi ale również do ich cech charakteru.

Aby informacje regularnie nie ginęły gdzieś po drodze, trzeba pamiętać o trzymaniu się ustalonych reguł i braniu poprawki na tych bardziej chaotycznych współpracowników. Umożliwia to przede wszystkim sprawne funkcjonowanie systemu ale zapobiega też niepotrzebnym konfliktom. Z reguły raz wypracowany system działa sprawnie, trzeba jednak włożyć dużo pracy aby znaleźć te najbardziej optymalne działania.

Czy praca biurowa jest trudna i niezdrowa?

To wbrew pozorom bardzo ważna predyspozycja, którą powinien charakteryzować się kandydat na pracownika biurowego. Wielu ludzi często zapomina o tym, że kręgosłup nie męczy się tylko podczas ciężkiej pracy fizycznej. Warto wiedzieć, że plecy bardzo często doskwierają również tym, którzy prowadzą tryb życia wymuszający długotrwałe siedzenie w jednej pozycji – a właśnie na tym polega praca w biurze. Dlatego przed podjęciem decyzji o aplikowanie na tego typu stanowisko warto zastanowić się, czy Twój stan zdrowia pozwoli na funkcjonowanie w ten sposób. Oczywiście jest wiele sposób pomagających kręgosłupowi zachować dobrą kondycję.

Najważniejsza i jednocześnie podstawowa zasada, której powinien przestrzegać każdy pracownik biurowy brzmi krótko: „pamiętaj o ruchu”. Najgorsze co możesz zrobić po powrocie z pracy za biurkiem to zastygnąć w czasie wolnym w jednej pozycji. Ludzkie ciało jest stworzone po to, by być aktywne i należy o tym pamiętać. Nie musisz w przerwie pomiędzy obiadem a kolacją wykonywać maratonów czy bić rekordów w skoku wzwyż, wystarczy, że będziesz regularnie spacerować bądź amatorsko oddawać się ulubionym zajęciom sportowym.

W ten sposób nie tylko zadbasz o swoje ciało, ale również pozwolisz odprężyć się umysłowi, a co za tym idzie – będziesz skuteczniej rozwiązywać powierzone zadania w pracy (pisaliśmy m.in. tutaj praca biurowa i zagrożenia w pracy biurowej).

Wymienione powyżej cechy i umiejętności powinna posiadać każda osoba myśląca o wykonywaniu pracy o charakterze biurowym. Jest jednak szereg czynników, które zazwyczaj nie są konieczne, aby dostać wymarzony etat, ale bez wątpienia będą dodatkowym atutem. Atutem, który nie tylko ułatwi Ci wykonywanie codziennych obowiązków, ale również przyspieszy wspinaczkę po szczeblach kariery zawodowej. Co więcej, przy odrobinie szczęścia może wpłynąć na korzystniejszą stawkę już na starcie drogi.

• Znajomość języków obcych – zarówno w mowie jak i piśmie. Obecnie język angielskim jest tym najczęściej wymaganym, ale coraz powszechniejsze staje się wykorzystywanie innych, mniej popularnych języków podczas wykonywania obowiązków zawodowych
• Wykształcenie kierunkowe – pozwoli Ci na lepsze rozumienie funkcjonowania przedsiębiorstwa a co za tym idzie, na poszukiwanie bardziej optymalnych działań na co dzień.
• Kursy branżowe (np. certyfikowane kursy online) – umożliwiają zastosowanie najnowszych rozwiązań na rynku oraz ułatwiają wymianę doświadczeń z ludźmi pracującymi w podobny sposób
• Obserwowanie sytuacji na rynku – znajomość aktualnych wydarzeń rozwija oraz pomaga planować przyszłe działania związane z pracą zawodową.

Odpowiadając na pytanie „czy praca biurowa jest trudna?” można odpowiedzieć – i tak, i nie. Wszystko zależy od Twojego, nastawienia, predyspozycji, umiejętności i powierzonych obowiązków. Początki zawsze bywają trudne, ale warto przez nie przebrnąć by przekonać się czy zajmowane stanowisko to na pewno „to”. Ponadto, przed aplikowaniem do tego typu pracy warto odświeżyć swoją wiedzę i ewentualnie poszerzyć ją o przydatne informacje oraz skupić się na rozwoju cech ułatwiających organizację.

Należy pamiętać, że praktycznie wszystkie cechy wymienione w tym artykule może posiadać każdy człowiek – niektórzy po prostu muszą nad sobą popracować bardziej intensywnie niż inni. Czy warto? Na to pytanie musisz odpowiedzieć sama/sam.

https://www.youtube.com/watch?v=nqoPBqMHfUQ