Obowiązki pracownika biurowego – 7 najważniejszych

Obowiązki pracownika biurowego mogą być bardzo szerokie. Samo pojęcie pracownika biurowego jest bowiem szerokie – mieści się w nim przynajmniej kilkanaście różnego rodzaju stanowisk pracy, które mogą się diametralnie różnić zakresami czynności. Zakres czynności pracownika biurowego i w ogóle obowiązki pracownika biurowego w głównej mierze determinuje to, gdzie ten pracownik biurowy jest zatrudniony – inne są obowiązki pracownika biurowego w urzędzie państwowym, inne są obowiązki pracownika biurowego w prywatnej małej firmie, jeszcze inne w wielkiej korporacji, jeszcze inne w stowarzyszeniu itd.

O obowiązkach pracownika biurowego mówimy również w naszym kursie: Szkolenie Pracownik administracyjno-biurowy kurs online z zaświadczeniem MEN.

Obowiązki pracownika biurowego – pracownik biurowy na etacie

Pracownik administracyjno-biurowy zatrudniony jest praktycznie w każdej jednostce – od małej firmy po wielkie korporacje. Oczywiście jego stanowisko pracy może nazywać się na wiele sposobów, jednakże o charakterze pracy pracownika biurowego decyduje głownie zakresy czynności, jakimi zajmuje się na co dzień. W dużej części przypadków zadania i obowiązki pracownika biurowego są powtarzalne – zarówno w małej firmie jak i wielkiej korporacji czy urzędzie pracownik biurowy zajmuje się szeroko pojmowaną dokumentacją, prowadzi rozmowy telefoniczne, organizuje spotkania, asystuje kierownictwu, obsługuje klientów/pacjentów/petentów.

Spora część pracy pracownika biurowego przypada na pracę przy komputerze. Pracownik biurowy przygotowuje dokumenty – sprawozdania, pisma, odpowiedzi, raporty itp. Do tego jeszcze z wykorzystaniem dedykowany programów komputerowych planuje swój czas pracy, wyznacza cele do zrealizowania. W ogóle prace „komputerowe” i te związane z dokumentacją zdają się być obecnie jednym z najważniejszych obowiązków pracownika administracyjno-biurowego. A to jeszcze nie wszystko, praca z dokumentacją to zaledwie mały fragment jego codziennych zadań.

Obowiązki pracownika biurowego na etacie, takie ogólne, to przede wszystkim:

1. wykonywanie doraźnych poleceń przełożonych, które dotyczą pracy
2. odbieranie, przełączanie rozmów telefonicznych
3. obsługa korespondencji firmowej czy urzędowej
4. przyjmowanie i obsługa interesantów
5. planowanie i organizacja spotkań, konferencji, szkoleń itp.
6. nadzór nad dokumentacją firmową czy urzędową
7. obsługa urządzeń biurowych (szeroko pojmowana)

A to z pewnością jeszcze nie wszystkie obowiązki pracownika administracyjno-biurowego. Ich charakter za każdym razem może się nieco różnić, w zależności od tego, gdzie w strukturze organizacyjnej znajduje się stanowisko pracy pracownika biurowego (czy jest to np. asystentka zarządu, czyli tego najwyższego stopnia w strukturze, czy „zwykły” szeregowy pracownik sekretariatu czy archiwum.

Pracownik administracyjno-biurowy zajmuje się administrowaniem i prowadzeniem biura. Jako biuro należy rozumieć nie pomieszczenie czy zespół pomieszczeń, które pełnią rolę biura lub sekretariatu, ale pewną wydzieloną albo niewydzielnoną część organizacji, odpowiadającą właśnie za sprawy administracyjno-biurowe. W firmie czy urzędzie może być zatrudnionych kilku – kilkunastu pracowników biurowych, którzy nie tworzą wspólnego wydziału czy oddziału, ale wykonują prace biurowe i administracyjne, odpowiadają za organizację tych prac i w ten sposób tworzą niejako biuro tej firmy czy organizacji.

Obowiązki pracownika biurowego – zakres czynności pracownika biurowego

Omawiając obowiązki pracownika biurowego nie sposób nie wspomnieć o pewnej kwestii. Pracownik biurowy, jeśli zostaje zatrudniony na etacie, otrzymuje od swojego pracodawcy pewien zakres czynności. Ten zakres czynności pracownika biurowego ma na celu doprecyzowanie tego rodzaju pracy, jaki został wskazany w treści umowy o pracę. Przykładowo – pracownik biurowy podpisał umowę o pracę, w której jako stanowisko pracy wskazano: sekretarka-asystentka.

Co takie pojęcie oznacza? Co dokładnie – mając na względzie wskazane stanowisko – należy do obowiązków sekretarki-asystentki? Ponieważ właśnie w umowie o pracę z reguły nie wskazuje się obowiązków pracownika biurowego, ale wskazuje konkretne stanowisko pracy (nazwę), to doprecyzowuje się je potem, tworząc zakres czynności pracownika biurowego – zakres czynności sekretarki, zakres czynności archiwisty, zakres czynności recepcjonistki itd.

Zapoznanie pracownika z jego zakresem obowiązków jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Jeśli pracodawca zatrudnia pracownika biurowego, to musi konkretnie i precyzyjnie wskazać mu, czym ten pracownik biurowy ma się zajmować. Ponieważ obowiązki pracownika biurowego mogą być różnorakie, zakres czynności pracownika biurowego ma je w pewien sposób skonkretyzować.

Co bardzo ważne. Zakres czynności pracownika biurowego wskazuje pewne obowiązki, natomiast spora grupa pracodawców w zakresie czynności pracownika biurowego (czy zresztą każdego pracownika) pozostawia sobie pewną furtkę, pisząc, że pracownik biurowy wykonuje wszelkie polecenia pracodawcy. Czy taki zapis jest poprawny? Czy pracownik biurowy rzeczywiście musi wykonywać wszystkie polecenia swojego pracodawcy czy przełożonego?

Nie. Przede wszystkim pracownik biurowy może odmówić wykonania polecenia służbowego, które mogłoby go narazić na utratę zdrowia lub życia. Jeśli pracownik biurowy przychodzi do pracy i widzi, że jego komputer jest uszkodzony w taki sposób, że jego używanie może zagrażać życiu, to ma prawo odmówić pracy na tym sprzęcie – to wynika wprost z przepisów BHP. Zapewnienie odpowiednich warunków BHP jest obowiązkiem pracodawcy. Jeśli nie są one zapewnione i zagrażają zdrowiu i życiu pracownika biurowego, ten ma prawo odmówić wykonywania pracy. Oczywiście nie może przez to stracić na wynagrodzeniu.

Druga rzecz – pracownik biurowy może odmówić wykonania pracy czy polecenia służbowego, które mogłoby go narazić na odpowiedzialność wykroczeniową, karną czy karnoskarbową. Przykładowo, jeśli pracodawca chce zmusić pracownika biurowego do podrobienia dokumentu, wydając nawet w tym celu polecenie służbowe, to pracownik biurowy absolutnie ma prawo odmówić jego wykonania, a nie mogą go za to spotkać żadne konsekwencje.

Gdyby pracodawca wydał pracownikowi biurowemu polecenie sprzeczne z prawem, pracownik biurowy odmówił jego wykonania, a pracodawca zechciał następnie wręczyć pracownikowi biurowemu dyscyplinarkę za odmowę wykonania polecenia, to po odwołaniu się przez pracownika do sądu pracy sąd pracy przywróci go do pracy albo orzeknie na jego rzecz odszkodowanie. Obowiązki pracownika biurowego są jasne – ich realizacja czy realizacja polecenia służbowego pracodawcy nie mogą pracownika narażać na odpowiedzialność karną.

Trzecia rzecz – pracownik biurowy może odmówić wykonania polecenia służbowego, jeśli przekracza ono jego kwalifikacje. Podpisując umowę o pracę pracownik biurowy zgodził się na pracę w określonym charakterze i na określonym stanowisku, a wcześniej jeszcze, na etapie procesu rekrutacji, pracodawca miał możliwość wstępnego zweryfikowania wiedzy, doświadczenia i ogólnie kwalifikacji pracownika biurowego. Pracodawca zdaje sobie zatem sprawę, jakie działania leżą w polu możliwym do zrealizowania przez pracownika biurowego i nie może mu wydawać poleceń realizacji zadania, przekraczającego kwalifikacje pracownika.

I wreszcie najważniejsze. Powstaje pytanie, czy np. pracownik biurowy ma obowiązek sprzątać w biurze albo zamiatać chodnik przed budynkiem firmy czy urzędu. Obowiązki pracownika biurowego to m.in. dbanie o porządek w biurze – taki ogólny porządek. Nie oznacza to automatycznie, że pracownik biurowy ma sprzątać w biurze – w sensie ścierać kurze, odkurzać, myć podłogę i generalnie wykonywać wszystko to, co kojarzy się z gruntownym sprzątaniem. Z czego to wynika i dlaczego to takie ważne?

Pracownik biurowy, podpisując umowę o pracę, zgodził się na wykonywanie pracy określonego rodzaju – tej, wskazanej np. nazwą stanowiska w umowie o pracę. Obowiązki pracownika biurowego muszą ściśle wiązać się z tym rodzajem pracy, jaki został wskazany w umowie o pracę. A skoro pracownik biurowy zgodził się na pracę np. na stanowisku sekretarki, to nie oznacza to, że zgodził się jednocześnie na pracę w charakterze sprzątaczki. Nie chodzi tu absolutnie o to, że praca polegająca na sprzątaniu jest czymś mniej ważnym, gorszym itp. Chodzi o to, że pracownik biurowy zgodził się na konkretne rodzaje prac – te związane z zajmowanym stanowiskiem.

Jeśli pracodawca wyda pracownikowi biurowemu polecenie sprzątania, a pracownik biurowy je wykona, to absolutnie nic się nie dzieje. Należy jednak pamiętać, że pracownik biurowy ma prawo odmówić wykonania polecenia, które w żaden sposób nie jest związane z tym rodzajem pracy, na jaki pracownik biurowy zgodził się, zawierając umowę o pracę.

Na zakończenie warto również wspomnieć, iż obowiązki pracownika biurowego to również przestrzeganie regulaminu pracy (jeśli jest wdrożony w zakładzie pracy), przestrzeganie przepisów BHP oraz przestrzeganie zasad współżycia społecznego w zakładzie pracy.

Jeśli szukasz pracy biurowej, przeglądasz oferty dla pracowników biurowych, to generalnie wymogi i obowiązki pracownika biurowego są w nich wskazane. Mogą one być różnie sformułowane, generalnie jednak sprowadzają się do tego, o czym pisaliśmy w niniejszym artykule. Jedynie w urzędach państwowych mogą pojawić się dodatkowe elementy czy dodatkowe obowiązki pracownika biurowego, ale to już wynika ze specyfiki pracy w szeroko pojmowanej budżetówce.

Do tematu pracy biurowej wrócimy niebawem w kolejnych naszych wpisach. Omówimy m.in. cechy dobrego pracownika biurowego.