Praca w administracji biurowej – na czym polega i gdzie jej szukać?

Praca w administracji biurowej jest marzeniem dla wielu osób. Pracę w biurze kojarzą z brakiem jakoś specjalnie ciężkich obowiązków. Co prawda wynagrodzenie pracownika biurowego może nie jest powalające (pisaliśmy m.in. ile zarabia pracownik biurowy), ale za to praca biurowa kojarzona jest ze spokojem, czasem wręcz nudą. A to mylący pogląd. Praca biurowa potrafi być wyczerpująca i stresująca (pisaliśmy m.in. stres w pracy biurowej), nierzadko wymaga od pracownika biurowego szczególnych kwalifikacji (cechy dobrego pracownika biurowego), pracownik biurowy nierzadko bywa „zawalony robotą (pisaliśmy m.in obowiązki pracownika biurowego i tutaj: czy praca biurowa jest trudna).

Pracownik administracji biurowej potrzebny jest niemal w każdym zakładzie pracy. Trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie firmy, nawet najmniejszej, bez osoby, która prowadzi biuro, przyjmuje interesantów, udziela informacji pozostałym pracownikom. Praca w administracji biurowej daje bardzo duże możliwości rozwoju, zatrudnienia można szukać w małych, rodzinnych firmach oraz dużych, międzynarodowych korporacjach. Pracownicy poszukiwani są zarówno do przedsiębiorstw prywatnych, jak i jednostek państwowych, np. urzędów, szkół, szpitali, itp. Osoby, które chcą związać swoją przyszłość z pracą w biurze, powinny się dowiedzieć, na czym polega, jakie trzeba mieć umiejętności oraz w gdzie szukać ofert pracy.

Na czym polega praca biurowa?

Nie ma jednej definicji pracy biurowej, ponieważ posada może obejmować szereg różnych stanowisk. Osoby zajmujące się administracją biurową, mogą pracować m.in. na stanowisku sekretarki, asystentki, recepcjonistki, referenta lub specjalisty ds. administracyjno-biurowych.  Zakres obowiązków nie zawsze jest taki sam, jest zależny do wielkości firmy, jej specjalizacji oraz ilości osób, które pracują w biurze. W małych firmach pracownik biurowy jest często jednocześnie kadrowcem (pisaliśmy m.in. na naszym drugim blogu: czym zajmuje się specjalista do spraw kadr), zajmuje się księgowością, finansami, zaopatrzeniem i reklamą. W większych przedsiębiorstwach praca w administracji biurowej jest bardziej ukierunkowana na obsługę biura. Obejmuje m.in. takie obowiązki jak

• Koordynacja i zarządzanie codzienną pracą biura,
• Segregacja i archiwizacja pism i dokumentów,
• Dbałość o prawidłowy obieg dokumentów oraz komunikację między poszczególnymi osobami i działami. 
• Przekazywanie informacji od kadry zarządzającej,
• Obsługa interesantów,
• Rejestr pism i wydruków dotyczących dotyczących danego przedsiębiorstwa,
• Przygotowywanie  odpowiedniej dokumentacji prawnej i administracyjnej,
• Sporządzanie oficjalnych pism biurowych i urzędowych, 
• Uzupełnianie potrzebnych baz danych,
• Komunikacja z innymi firmami oraz instytucjami państwowymi, 
• Sporządzanie zestawień i raportów,
• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
• Przygotowanie ofert firmowych, ulotek, zaproszeń, 
• Organizacja konferencji, wyjazdów służbowych i spotkań biznesowych,
• Kontakt z klientem wewnętrznym i zewnętrznym,
• Zamawianie materiałów biurowych i wyposażenia biura,
• Dbałość o właściwą atmosferę i organizację pracy.

Praca w administracji biurowej – kto sprawdzi się na tym stanowisku?

Praca w administracji wbrew pozorom nie jest łatwa ani nudna. Kiedyś osoba pracująca w biurze, kojarzyła się z miłą panią, która pije kawę i przerzuca z kąta w kąt dokumenty. To stereotyp, który nie ma nic wspólnego z rzeczywistością. Praca w administracji biurowej jest bardzo odpowiedzialna, wymaga odpowiedniego wykształcenia, umiejętności oraz predyspozycji. Na tym stanowisku nie sprawdzą się osoby, które mają problem ze skupieniem uwagi, nie są w stanie długo usiedzieć w jednym miejscu, a praca przy komputerze wydaje im się nudna i monotonna. Wielu pracodawców preferuje kandydatów z wykształceniem wyższym, np. po kierunku administracja, rachunkowość, ekonomia czy zarządzanie.

O pracę starać się mogą również osoby z wykształceniem średnim, które mają doświadczeniem na podobnym stanowisku lub ukończyły kursy związane z administracją czy prowadzeniem biura. Mogą to być kursy stacjonarne lub zdalne, najlepiej kończące się uzyskaniem odpowiedniego certyfikatu.  Mile widziani są również kandydaci po szkołach policealnych, którzy mogą pochwalić się odbytymi stażami lub praktykami. Oprócz wykształcenia potrzebna jest szeroka wiedza z wielu dziedzin oraz różnorodne umiejętności.

Do pracy w administracji biurowej niezbędna jest doskonała znajomość pakietu MS Office, m.in. programów do pisania, arkuszy kalkulacyjnych, tworzenia zestawień i tabeli, sporządzania prezentacji. Bardzo ważna jest umiejętność obsługi urządzeń biurowych, tj. ksero, skaner, niszczarka do dokumentów czy fax. Pracownik administracji biurowej musi doskonale znać zasady poprawnej polszczyzny, umieć formułować logiczne zdania oraz wiedzieć, jak tworzyć oficjalne pisma, raporty, wypełniać dokumenty i współpracować z urzędami. Istotna jest wiedza z zakresu prawa pracy, księgowości, rachunkowości, logistyki oraz branży danego przedsiębiorstwa.

W wielu przypadkach, zwłaszcza w firmach o zasięgu międzynarodowym, niezbędna jest znajomość języków obcych. Najczęściej pracownicy administracji biurowej posługują się w mowie i piśmie językiem angielskim, ale dużą popularnością cieszy się również niemiecki, hiszpański, francuski oraz rosyjski. Osoby, które znają kilka języków, mogą liczyć na większe możliwości zatrudniania oraz atrakcyjne zarobki.

Co jeszcze jest ważne w pracy w administracji biurowej

Wykształcenie i umiejętności to nie wszystko, co gwarantuje pracę w administracji biurowej. Bardzo ważne są predyspozycje oraz kompetencje miękkie. Tylko dzięki połączeniu tych wszystkich cech, pracownik administracji biurowej będzie mógł dobrze wywiązywać się ze swoich obowiązków. Bardzo ważne są umiejętności organizacyjne oraz zdolność analitycznego myślenia. Bardzo potrzebną cechą jest sumienność, dokładność i terminowość. W tej pracy nie można pozwolić sobie na zaniedbania, zgubienie dokumentów czy zapomnienie o płatności.

Każde niedopatrzenie może dużo kosztować, dlatego pracownicy administracji biurowej muszą mieć dobrą pamięć, cenić ład i porządek. Praca z dokumentami wymaga uporządkowania, dobrej umiejętności pracy własnej, samodzielności.  Osoby pracujące w biurze muszą umieć pracować w stresie, wykazywać się wielozadaniowości i umiejętnością ustalania priorytetów. Niezbędna cechą jest komunikatywność, dzięki której pracownik administracji biurowej może pracować z różnymi ludźmi. Musi umieć się z nimi komunikować, słuchać, przekazywać ważne informacje, a także wiedzieć, jak zachować się w danej sytuacji.

Osoba pracująca w biurze czasami ma samodzielne stanowisko, ale często musi współpracować z innymi ludźmi. To kolejna ważna kompetencja. Potrzebna jest cierpliwość, ponieważ niektóre obowiązki biurowe są nudne i wymagają wykonywania tych samych czynności. W pracy liczy się również elastyczność i nieustanna chęć nauki i zdobywania nowych informacji. Pracodawcy cenią pracowników administracji biurowej, którzy chętnie się szkolą, biorą udział w kursach, sympozjach czy spotkaniach naukowych. 

Jaki możliwości rozwoju daje praca w administracji biurowej?

Administracja biurowa to praca, która daje ogromne możliwości rozwoju. Osoby, które chcą się rozwijać i pogłębiać swoje kompetencje, mogą liczyć na podwyżkę, awans, a dzięki kursom czy szkoleniom, na zmianę stanowiska. Kilka lat doświadczenia daje możliwość objęcia stanowiska specjalisty, kierownika działu administracyjnego, menagera czy kierownika danej komórki. Kursy kadrowe czy księgowe pozwalają starać się o pracę na stanowisku specjalisty ds. kadrowych, księgowego czy pracownika działu rachunkowości.

• Mamy fajne szkolenie dla osób, które nie mają jeszcze żadnego doświadczenia zawodowego, dopiero ukończyły szkołę, nie miały możliwości poobserwowania pracy biurowej „od środka”. Szkolenie na jeden – dwa dni słuchania i czytania. Szczegóły tutaj: szkolenie online pracownik biurowy

Możliwości jest bardzo dużo, ale ważna jest chęć nauki i podnoszenia swoich umiejętności. Warto być na bieżąco z aktualnymi przepisami, ponieważ praca w dużej mierze opiera się na znajomości obowiązujących ustaw. Osoby, które chcą pracować w międzynarodowych przedsiębiorstwach, muszą uczyć się języków obcych, które mogą otworzyć drzwi do dalszego rozwoju. 

Gdzie szukać ofert pracy w administracji biurowej?

Szukanie pracy w dzisiejszych czasach nie jest łatwe. W związku z pandemią koronawirusa znacznie wzrosło bezrobocie, wiele firm zbankrutowało, inne zmniejszyły zatrudnienia. Oczywiście pracę można znaleźć, ale trzeba pokonać konkurencje, pokazać się z najlepszej strony, dać się zauważyć przyszłemu pracodawcy.

Aby przejść pierwszy etap rekrutacyjny, należy stworzyć ciekawe CV oraz list motywacyjny (mówimy o tym szczegółowo w naszym szkoleniu z rekrutacji i selekcji pracowników – jeśli interesuje Cię ta tematyka, rzuć okiem na program szkolenia i zobacz przykładową lekcję – szczegóły tutaj: Rekrutacja i selekcja szkolenie online). Dokumenty muszą przykuć uwagę. Warto wskazać umiejętności, które przydadzą się w pracy w administracji biurowej.

Ważne jest również podsumowanie zawodowe, które określi najważniejsze umiejętności, pokaże doświadczenie oraz osiągnięcia. W liście motywacyjnym należy podkreślić swoje mocne strony, przekonać, że jesteśmy w stanie dużo wnieść do rozwoju firmy. Dokumenty muszą być wzorowo przygotowane, ponieważ świadczą o skrupulatności i dokładności przyszłego pracownika administracji biurowej. Pracy w administracji biurowej można szukać w różny sposób. Ważne, aby ograniczać się tylko do jednego sposobu, szukać pracy w różnych miejscach. Co warto regularnie sprawdzać?

• Ogłoszenia w internecie – to prosty i skuteczny sposób, ponieważ większość pracodawców ogłasza się w sieci. Wystarczy wpisać praca w administracji biurowej i wybrane miasto, a pojawią się setki aktualnych ofert. Popularne są zarówno lokalne strony z ogłoszeniami, jak i portale, zajmujące się tylko tematyką związaną z zatrudnieniem.
• Ogłoszenia w biurze pracy oraz agencjach pracy – każdy, kto szuka pracy, powinien odwiedzić lokalne biuro pracy. Wielu pracodawców kieruje tam swoje oferty, dlatego nie można zapomnieć o tej formie szukania pracy w administracji biurowej.
• Samodzielne szukanie ofert pracy – warto wykazać się samodzielnością, zrobić listę zakładów i do nich składać swoje dokumenty aplikacyjne. Nawet jeżeli w danym okresie nie ma wolnego stanowiska, to być może znajdzie się za kilka miesięcy.
• Portale społecznościowe – warto zaglądać na strony internetowe przedsiębiorstw. Często właśnie tam można znaleźć informacje o wolnym stanowisku.
• Poczta pantoflowa – to bardzo skuteczna metoda szukania pracy. Należy mówić wszędzie, gdzie się da o szukaniu pracy w administracji biurowej. Może właśnie znajomy znajomej będzie widział, która firma ogłasza nabór i da nam znać.
• Strony z biuletynem informacji publicznej – można tam znaleźć informacje o wolnym stanowiskach w administracji samorządowej. Aby zostać przyjętym, należy wziąć udział w konkursie i wykazać się znajomością wymaganych procedur lub przepisów.

Praca w administracji biurowej to świetna opcja dla osób szukających stabilnego zatrudnienia. Praca jest najczęściej jednozmianowa, zarobki są bardzo zróżnicowane, wynoszą od najniższej krajowej do 5-9 tys. netto. Wynagrodzenie jest zależne do wielu czynników, m.in. doświadczenia, kwalifikacji, miejsca pracy. Osoby, które pracują w administracji publicznej, mają niższą pensję, ale mogą liczyć na premie i dodatki stażowe. Przedsiębiorstwa prywatne oferuje liczne benefity, prywatną opiekę medyczną czy karty sportowe. Praca jest odpowiedzialna, wymagająca, ale umożliwia rozwój oraz przynosi ogromną satysfakcję.