Umiejętności pracownika biurowego – 7 najważniejszych

Umiejętności pracownika biurowego, jego charakter, kompetencje itp. mają decydujące znaczenie dla przydatności danej osoby na stanowisku pracownika biurowego. Oczywiście te umiejętności pracownika biurowego są różne – różne też są wymagania co do nich w zależności od tego, gdzie pracownik biurowy czy pracownik administracyjno-biurowy pozostaje zatrudniony. Inne są oczywiście pożądane umiejętności pracownika biurowego w małej firmie, inne są niezbędne umiejętności pracownika biurowego w urzędzie państwowym (gdzie dodatkowo może się wymagać od niego znajomości przepisów prawa administracyjnego itp.), z kolei jeszcze inne są pożądane umiejętności pracownika biurowego, zatrudnionego w sekretariacie czy biurze wielkiej korporacji.

Umiejętności pracownika biurowego – najważniejsze jego kwalifikacje

Pierwsza najważniejsza umiejętność pracownika administracyjno-biurowego to bardzo dobra organizacja czasu pracy. Pracownik biurowy musi umieć organizować czas pracy nie tylko swój, ale również jego podwładnych, jeśli pracuje na stanowisku kierowniczym czy decyzyjnym. Samo pojęcie pracownik biurowy czy pracownik administracyjno-biurowy to pojęcie szerokie, uwzględniające w sobie tak naprawdę wykonywanie różnych zawodów – pracownik biurowy to sekretarka, archiwista, pracownik recepcji, asystent itp.

Do obowiązków pracownika biurowego należy m.in. koordynowanie pracy biura. Aby ta koordynacja pracy biura była właściwa, pracownik biurowy musi umieć zarządzać czasem swoim i swoich podwładnych. Na pracowniku biurowy spoczywa szereg obowiązków – sporządzanie pism, obsługa dokumentacji, korespondencji, organizacja spotkań itp. W tym zakresie nierzadko zdarzają się działania niezaplanowane, doraźne, stąd obowiązki pracownika biurowego związane z zarządzaniem czasem są niezwykle istotne.

W zarządzaniu czasem pracownik biurowy korzysta z kalendarzy, organizerów, oprogramowania czy dedykowanych aplikacji, pozwalających na wyznaczanie celów, kontrolowanie wykonania ich, aktualizację list zadań do wykonania, planowanie obowiązków na dany dzień, tydzień czy miesiąc.

Umiejętności pracownika biurowego w zakresie obsługi urządzeń biurowych i obsługi biura

Druga z umiejętności pracownika biurowego, niezwykle ważna w pracy biurowej, to umiejętność obsługi urządzeń biurowych. Zatrudniając pracownika biurowego pracodawca czy zleceniodawca zakłada, że pracownik ten będzie umiał obsłużyć drukarkę, kserokopiarkę, bindownicę itp., ewentualnie będzie rokował, że szybko nauczy się obsługi różnego rodzaju urządzeń biurowych.

Oczywiście samych typów czy modeli urządzeń biurowych są setki i trudno jest nabyć umiejętności obsługi każdego z nich. Niemniej, jeśli zatrudnia się pracownika biurowego, to właśnie m.in. po to, aby takie urządzenia biurowe obsługiwał. Jeśli zatem dana osoba zamierza podjąć pracę w charakterze pracownika biurowego, to niech chociaż rozezna się, np. oglądając filmy na Youtube, jak wyglądają poszczególne urządzenia biurowe, do czego służą i chociaż mniej więcej, jak się je obsługuje. Już pobieżnie zapoznając się z obsługą takich urządzeń łatwiej potem – już w praktyce – polepszyć swoje umiejętności pracownika biurowego w zakresie obsługi urządzeń biurowych.

Oprócz umiejętności obsługi urządzeń biurowych pracownik administracyjno-biurowy powinien również przynajmniej orientować się w obsłudze oprogramowania biurowego. W tym zakresie umiejętności pracownika biurowego to głównie obsługa edytorów tekstu, arkuszy kalkulacyjnych, programów do tworzenia prezentacji, raportów, opracowań statystycznych, ale też i dedykowanego oprogramowania, np. rejestru pacjentów w przychodni, repertorium w kancelarii notarialnej itp.

Kolejne umiejętności pracownika biurowego, które nie zawsze są wymagane, ale warto je oczywiście mieć, to znajomość języków obcych. W dzisiejszych czasach choćby podstawowa czy komunikatywna znajomość języka angielskiego jest niezbędna, choćby w pracy z internetem. Do obowiązków pracownika biurowego należy m.in. wyszukiwanie różnego rodzaju informacji, które nierzadko znajdzie on na stronach obcojęzycznych. „Ogarnięty” pracownik biurowy poradzi sobie, korzystając chociażby z tłumaczy internetowych, niemniej z pewnością łatwiej mu będzie, jeśli choć w pewnym stopniu posiada znajomość języka obcego.

Następna z umiejętności pracownika biurowego, a raczej bardziej jego cech, to skrupulatność i dokładność. W pracy biurowej podstawą niejako jest praca z informacją. W słynne mity o sekretarkach parzących kawę 8 godzin dziennie już dawno ktokolwiek przestał wierzyć. Zatrudniając pracownika biurowego zatrudnia się go do konkretnych działań – ma on pełnić pewną rolę usługową, wspomagającą pracę pozostałych komórek organizacyjnych (a w urzędach państwowych praca biurowa nie jest pracą towarzyszącą, ale wręcz podstawową). Pracownik biurowy musi umieć gromadzić, przetwarzać, segregować informacje, przekazywać je, wyciągać z nich to, co najważniejsze.

W tej pracy z informacją z pewnością pomoże mu skrupulatność i dokładność. Należy pamiętać, że pracownik biurowy nie tylko przetwarza zgromadzone informacje, ale również nierzadko sam je tworzy. A te stworzone przez pracownika biurowego informacje muszą być precyzyjne, wyczerpujące i dokładne, opracowane na podstawie skrupulatnie zebranych źródeł.

Kontakt z dokumentami jako nośnikami informacji, korzystanie z oprogramowania do obsługi baz danych, opracowywanie raportów, sprawozdań, zestawień, a nawet protokołowanie posiedzeń i spotkań biznesowych – w tym wszystkim skrupulatność i dokładność pracownika biurowego jest niezwykle ważna. Stąd też te cechy jego charakteru mają bardzo duże znaczenie, przekładają się również na umiejętności pracownika biurowego w zakresie szybkiej analizy, rzeczowego przedstawiania informacji itp.

Kolejna z umiejętności pracownika biurowego, niezwykle przydatna w pracy biurowej czy administracyjno-biurowej to komunikatywność. W urzędach państwowych czy instytucjach, w których podstawą pracy biurowej jest kontakt z klientem czy petentem, komunikatywność to wręcz podstawa. Ta komunikatywność oznacza umiejętność słuchania potrzeb i zrozumienia ich, precyzyjnego formułowania myśli, empatię, ale również umiejętność negocjacji i dyskusji. Pracownik biurowy rzadko pracuje w odosobnieniu – praktycznie zawsze ma mniejszy czy większy kontakt z innymi ludźmi, choćby współpracownikami. Stąd komunikatywność jako umiejętność pracownika biurowego jest szczególnie przydatna.

Z komunikatywnością wiąże się kultura osobista, znajomość biurowego savoir vivre i zasad etyki. W pracy, w której wymiana informacji, również w formie ustnej, jest niejako podstawą działania, komunikatywność jest bardzo ważna. Można się jej nauczyć, można wyrobić sobie nawyki z nią związane, na pewno poznać trzeba zasady komunikacji biurowej i opanować je. Szczególnie, gdy pracownik biurowy ma kontakt z petentami, a od właściwego zrozumienia ich potrzeb i interesów zależy odpowiednia reakcja na te potrzeby i umiejętność rozwiązywania problemów czy załatwiania spraw biurowych czy urzędowych.

Jedna z istotnych umiejętności pracownika biurowego to umiejętność rozwiązywania konfliktów czy sytuacji konfliktowych. W pracy biurowej kontakt z klientami, kontrahentami, interesantami czy petentami to bardzo ważna część obowiązków pracownika biurowego. Aby kontakty z wymienionymi osobami nie kończyły się kłótnią czy wręcz wojną, pracownik administracyjno-biurowy musi umieć zapobiegać potencjalnym konfliktom, a gdy te już się pojawia, umiejętnie je wygaszać, z korzyścią dla zakładu, w którym pracuje oraz dla interesanta. Oczywiście przydaje się tutaj z jednej strony wysoki stopień kultury osobistej, a z drugiej pewna dawka asertywności.

Z pewnością to jeszcze nie wszystkie umiejętności pracownika biurowego, niezbędnych do rzetelnego wykonywania pracy o charakterze administracyjno-biurowym. Pewne umiejętności przydają się mniej, pewne bardziej, pewne są niezbędne np. w urzędach, inne z kolei w firmach prywatnych. Warto jednak pamiętać, że pracownik biurowy nie może spocząć na laurach, a swoje umiejętności pracownika biurowego powinien stale rozszerzać, uczestnicząc choćby w różnego rodzaju szkoleniach.

Takie szkolenie, które może być przydatne w pracy pracownika biurowego mamy w swojej ofercie – jeśli lubisz się uczyć, poszerzać swoje kwalifikacje, to zapoznaj się z naszym kursem: szkolenie pracownik biurowy online – kurs z zaświadczeniem MEN. Wygoda korzystania, masa przydatnych i ciekawych informacji, wartościowy certyfikat i zaświadczenie na druku MEN w Twoich rękach w ciągu 3 dni od dnia ukończenia kursu