Specjalista ds. kadr i płac – zakres obowiązków i odpowiedzialność

Specjalista ds. kadr i płac – zakres obowiązków w skrócie to dokumenty, czas pracy i wynagrodzenia, ale w praktyce ta rola jest szersza. Specjalista ds. kadr i płac prowadzi dokumentację pracowniczą, terminowo nalicza wynagrodzenia, rozlicza czas pracy itd. Opiszmy pokrótce, jak w praktyce wyglądają obowiązki kadrowej, za co odpowiada, czym różnią się stanowiska w dziale kadr i płac, pokażmy również przykładowy wzór zakresu obowiązków.

Spis treści:

• Kim jest specjalista ds. kadr i płac?
• Obowiązki kadrowej w codziennej praktyce
• Specjalista ds. kadr i płac – zakres obowiązków w części płacowej
• Czym zajmuje się kadrowa w ciągu miesiąca
• Referent, specjalista, starszy specjalista – różnice
• Odpowiedzialność i ryzyka zawodowe
• Kompetencje i wymagania pracodawców
• Zakres obowiązków specjalisty ds. kadr i płac – wzór

Kim jest specjalista ds. kadr i płac?

To stanowisko, które łączy dwa obszary. Część kadrowa to wszystko, co dotyczy zatrudnienia: umowy, akta osobowe, ewidencja czasu pracy, urlopy, zatrudnienia i zwolnienia pracowników. Część płacowa to rozliczenia, czyli wynagrodzenia, składki ZUS, zaliczki na podatek, zasiłki, potrącenia z wynagrodzeń. Specjalista ds. kadr i płac odpowiada więc i za dokumenty, i za pieniądze, dlatego to jedno z bardziej odpowiedzialnych stanowisk administracyjnych w zakładzie pracy.

W dużych organizacjach kadry i płace bywają osobnymi działami, a obowiązki są podzielone między kilka osób. Kadry i płace prowadzą też biura rachunkowe dla swoich klientów, wtedy np. jedna kadrowa obsługuje kilka firm naraz. W szkołach, urzędach i innych jednostkach publicznych dochodzą do tego przepisy szczególne, np. Karta Nauczyciela czy ustawa o pracownikach samorządowych.

Obowiązki kadrowej w codziennej praktyce

Zakres obowiązków kadrowej w części kadrowej obejmuje przede wszystkim:

• przygotowywanie umów o pracę, aneksów, porozumień i wypowiedzeń,
• prowadzenie akt osobowych i dokumentacji pracowniczej (części A–E) w postaci papierowej lub elektronicznej,
• zgłaszanie pracowników do ubezpieczeń i wyrejestrowywanie ich z ZUS,
• kierowanie na badania lekarskie i pilnowanie terminów badań okresowych oraz szkoleń BHP,
• ewidencję czasu pracy, rozliczanie nadgodzin, urlopów, zwolnień lekarskich i innych nieobecności,
• sporządzanie świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach,
• przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji zgodnie z przepisami i RODO.

Do tego dochodzi kontakt z ZUS, urzędem skarbowym, a czasem z Państwową Inspekcją Pracy, oraz zestawienia i raporty.

Specjalista ds. kadr i płac – zakres obowiązków w części płacowej

Część płacowa wymaga szczególnej dokładności, bo tu każdy błąd oznacza źle naliczone wynagrodzenie brutto czy netto, składki czy zaliczki na podatek. Specjalista ds. kadr i płac:

• nalicza wynagrodzenia zasadnicze, premie, dodatki i wynagrodzenie za nadgodziny,
• liczy wynagrodzenie za urlop, ekwiwalent za niewykorzystany urlop, wynagrodzenie chorobowe i zasiłki z ZUS,
• oblicza składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy,
• rozlicza umowy zlecenia i o dzieło, w tym zbieg tytułów do ubezpieczeń,
• sporządza listy płac i dokonuje potrąceń, np. komorniczych,
• przygotowuje i wysyła deklaracje do ZUS i urzędu skarbowego,
• sporządza roczne informacje podatkowe dla pracowników i zleceniobiorców (PIT-11).

Przy zasiłkach i wynagrodzeniu chorobowym trzeba znać zasady ustalania podstawy wymiaru, a przy deklaracjach terminy ich przekazywania. Przepisy zmieniają się, więc w tym zawodzie stała aktualizacja wiedzy to chleb powszedni.

Referent, specjalista, starszy specjalista – czym się różnią

Nazwy stanowisk w działach kadr i płac nie są nigdzie ustawowo zdefiniowane. Każda firma nazywa je po swojemu. Najczęściej spotkasz taki podział:

Stanowisko	Typowy zakres obowiązków	Samodzielność
Referent ds. kadr i płac, młodszy specjalista	wprowadzanie danych, przygotowywanie prostych dokumentów (umowy według wzoru, zaświadczenia), ewidencja nieobecności, archiwizacja	pracuje pod nadzorem, dokumenty sprawdza ktoś bardziej doświadczony
Specjalista ds. kadr i płac	pełna obsługa kadrowa i płacowa grupy pracowników: od zatrudnienia do zwolnienia, listy płac, deklaracje ZUS i PIT	pracuje samodzielnie, konsultuje nietypowe przypadki
Starszy specjalista, samodzielny specjalista	trudne przypadki (zbiegi tytułów, rozliczenia zagraniczne, kontrole), wdrażanie zmian w przepisach, czasem nadzór nad młodszymi pracownikami	pełna samodzielność, często odpowiada za cały obszar przed zarządem

Odpowiedzialność i ryzyka zawodowe

Odpowiedzialność kadrowej ma kilka wymiarów i warto znać każdy z nich.

• Odpowiedzialność materialna wobec pracodawcy. Jeśli kadrowa wyrządzi szkodę nieumyślnie, np. przez błąd w wyliczeniu, odpowiada w granicach rzeczywistej straty, ale najwyżej do kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia (art. 119 Kodeksu pracy). Za szkodę wyrządzoną umyślnie odpowiada w pełnej wysokości.
• Odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Za naruszenia przepisów prawa pracy, np. niewypłacenie wynagrodzenia w terminie czy niewydanie świadectwa pracy, odpowiada pracodawca albo osoba działająca w jego imieniu, a grozi za to grzywna od 1000 do 30 000 zł (art. 281–283 Kodeksu pracy).
• Poufność i ochrona danych. Kadrowa przetwarza dane osobowe pracowników, ich rodzin, informacje o zarobkach i zdrowiu. Pracodawca może co do zasady żądać od kandydatów i pracowników tylko danych wskazanych w przepisach (art. 22(1) Kodeksu pracy).

Kompetencje specjalisty ds. kadr i płac i wymagania pracodawców

W ogłoszeniach na stanowisko specjalisty ds. kadr i płac pracodawcy najczęściej wymieniają:

• znajomość Kodeksu pracy i przepisów o ubezpieczeniach społecznych oraz podatku dochodowym,
• umiejętność samodzielnego naliczania wynagrodzeń i sporządzania list płac,
• obsługę programu kadrowo-płacowego i programu do rozliczeń z ZUS,
• dokładność, terminowość i dyskrecję,
• doświadczenie na podobnym stanowisku, przy czym na stanowiska referenta i młodszego specjalisty pracodawcy często przyjmują osoby bez doświadczenia, ale ze znajomością podstaw.

Zakres obowiązków specjalisty ds. kadr i płac – wzór

Jeśli szukasz, jak może wyglądać zakres obowiązków specjalisty ds. kadr i płac – wzór masz poniżej. Możesz go wykorzystać w opisie stanowiska, w umowie albo w CV. Dopasuj go do firmy: usuń to, czym się nie zajmujesz, i dopisz zadania specyficzne dla Twojej organizacji.

Jak przygotować się do pracy na tym stanowisku

Jeśli dopiero myślisz o pracy w kadrach, zacznij od wpisu Jak zostać kadrową bez studiów, w którym opisuję ścieżkę od zera krok po kroku. Jak wybrać szkolenie, piszę we wpisie Kursy kadrowo-płacowe, a przed rozmową kwalifikacyjną przyda się 5 najtrudniejszych pytań na rozmowie.

Cały zakres opisany w tym wpisie, od umów i akt osobowych po listy płac, zasiłki i deklaracje, przerabiamy po kolei na przykładach w kursie Specjalista do spraw kadr i płac. To kurs online dla początkujących, aktualizowany co roku, zakończony zaświadczeniem i certyfikatem w wersji drukowanej.

Najczęstsze pytania