Zasady pracy w biurze – jak być dobrym pracownikiem biurowym?

Zasady pracy w biurze mówią to tym, co należy robić, a czego unikać, pracują w sekretarce, punkcie obsługi klienta czy recepcji. Właściwe zachowanie i przestrzeganie zasad savoir-vivre jest bardzo ważne, wpływa zarówno na atmosferę w pracy, jak i postrzeganie firmy przez klientów. Poprzez niewłaściwe zachowanie można stracić premię, a nawet otrzymać wypowiedzenie.

Pracownicy, którzy przestrzegają zasad pracy w biurze, mogą liczyć uznanie w oczach szefa oraz sympatię współpracowników. Firma, w której przykłada się dużą wagę do etyki biznesowej jest dobrze odbierana przez klientów. Jak należy się zachowywać w biurze? Jakie cechy powinien mieć dobry pracownik biurowy?

Zasady pracy w biurze – co mówi etyka biznesowa?

W pracy liczą nie tylko kompetencje i umiejętności, ale również znajomość zasad dobrego wychowania. W biurze ważna jest kultura osobista, jednak zasady, których trzeba przestrzegać, są nieco inne w codziennym życiu. Warto je poznać, dzięki temu będzie można uniknąć gafy i niezręcznej sytuacji.

• Przestrzeganie biznesowej hierarchii – w życiu prywatnym to mężczyzna pierwszy się kłania, ale kobieta pierwsza podaje rękę. Inną regułą jest, że osoba starsza podaje rękę młodszej. W życiu biznesowym nie zwraca się uwagi na płeć i wiek. Najważniejsza jest hierarchia i to od nie zależą zasady powitania. Pierwszy wita się zawsze ta osoba, która zajmuje niższe stanowisko, czyli np. pracownik biurowy pierwszy mówi dzień dobry prezesowi. Inaczej wygląda sytuacja z podaniem ręki.

• Pierwszy dłoń poda ten, kto jest wyżej. Uścisk dłoni powinien być pewny i silny, słaby nie pewno nie wzbudzi pozytywnego wrażenia. Jako osobę ważniejszą należy również traktować klienta. Jeżeli do biura przychodzi klient, to obowiązkiem pracownika jest przywitać się z nim, ale nie powinien pierwszy wyciągać ręki. Musi zaczekać aż gest wykona, odwiedzający biuro gość. Jeżeli w biurze spotykają się dwie osoby, pełniące takie samo stanowisko, to w takiej sytuacji obowiązują zasady towarzyskie – kobieta podaje rękę mężczyźnie, osoba starsza młodszej. Ważne są również stosowane formy powitania. Popularne „witam” lepiej zostawić na inne okazje. W biurze najlepiej sprawdzi się „dzień dobry”.

Pisaliśmy niedawno również: Zarządzanie czasem w pracy biurowej

• Telefon komórkowy – obecnie ciężko znaleźć osobę, która nie ma telefonu komórkowego. Posługujemy się w nim w pracy i w domu, służy do utrzymywania kontaktów, a także pełni funkcje małego komputera. Wiele osób nie potrafi rozstać się z telefonem i zabiera go nawet na oficjalne spotkania. Takie zachowanie jest niezgodne z zasadami pracy w biurze. W trakcie spotkań z klientami zabronione jest zerkanie na telefon czy sprawdzanie SMS-ów. Telefon nie powinien znajdować się w zasięgu wzroku, najlepiej, jeżeli będzie schowany do szuflady czy torebki.

• W przypadku, gdy czekamy na ważny telefon, warto wyciszyć dźwięk i uprzedzić interesantów, że będziemy musieli odbyć ważną rozmowę telefoniczną. Jeżeli jest to możliwe, lepiej wszystkie ważne sprawy załatwić przed spotkaniem. Świadczy to o szacunku do drugiej osoby. W biurze, zwłaszcza tam, gdzie przebywają inni pracownicy, należy również wyciszyć sygnał, ponieważ dzwonek może przeszkadzać w pracy. Należy unikać prowadzenia rozmów prywatnych, na to jest czas na przerwie lub po godzinach pracy.

• Telefon służbowy – jedną z zasad pracy w biurze jest umiejętne prowadzenie rozmów telefonicznych. Dobry pracownik biurowy powinien, odbierając telefon, przedstawić się z imienia i nazwiska oraz podać nazwę firmy, w której pracuje. Dzięki temu osoba po drugiej stronie słuchawki będzie wiedziała, z kim rozmawia, a w razie przerwania połączenia, będzie mogła oddzwonić. W trakcie rozmowy należy mówić spokojnym głosem, zabroniony jest głośny czy lekceważący ton.

• Punktualność – jedną z ważniejszych zasad pracy w biurze jest punktualność, która świadczy o szacunku dla innych osób, zarówno klientów, jak i współpracowników. Popularne przychodzie na spotkanie świadczy o zrozumieniu potrzeb drugiej osoby, która oprócz spotkania ma jeszcze mnóstwo innych spraw do załatwienia. Warto zarezerwować więcej czasu na dojazd, bo nigdy nie wiadomo, czy nie zdarzy się coś nieprzewidzianego, np. korki na drodze. Lepiej przyjść na spotkanie kilka minut wcześniej niż dać na siebie czekać (pisaliśmy niedawno: Jak zorganizować pracę w biurze).

• W przypadku, gdy nieprzewidziana sytuacja utrudni punktualne przybycie na miejsce, należy niezwłocznie powiadomić drugą osobę. Pracownik biurowy powinien również pamiętać o punktualnym przychodzeniu do pracy. To świadczy o motywacji, zaangażowaniu i poważnym podchodzeniu do obowiązków. Punktualność zawsze jest dobrze widziana przez pracodawców.

• Zachowanie przy biurku – w biurze pracuje zazwyczaj kilka osób, dlatego wymagane jest takie zachowanie, które nie będzie przeszkadzać innym osobom. Ważne jest, aby zachowywać się cicho, nie zagadywać innych osób i nie przeszkadzać im w pracy. Oczywiście od czasu do czasu można nawiązać rozmowę, ale należy zachować umiar. Zabronione jest słuchanie muzyki czy komentowanie tego, co mówię w radio. Na biurku należy utrzymywać porządek, dbać, aby dokumenty nie leżały w nieładzie.

• To ważne nie tylko ze względu na estetykę, ale również przepisy RODO. Dane osobowe klientów powinny być chronione, dlatego dokumenty powinny znajdować się w odpowiednim, bezpiecznym miejscu. Pracownicy biurowi powinni unikać jedzenie przy biurku. Od tego jest stołówka lub pomieszczenie socjalne. Zapach śniadania może przeszkadzać innym osobom, a kawę czy herbatę łatwo rozlać na dokumenty.

Dress code – ważna zasady pracy w biurze

Dress code to odpowiedni ubiór, który obowiązuje w biurze oraz na spotkaniach biznesowych (pisaliśmy m.in. Dress code w pracy biurowej). Każdy osoba, która pracuje w punkcie obsługi klienta, prowadzi sekretariat czy obsługuje recepcję, musi pamiętać, że zasada – „jak cię widzą, tak cię piszą”, jest bardzo ważna w pracy (pisaliśmy niedawno: Praca w administracji biurowej).

Właściwy ubiór świadczy o profesjonalizmie, szacunku dla drugiej osoby, kulturze osobistej, a dobrze ubrany pracownik jest wizytówką całej firmy. Najważniejsze zasady, jakie obowiązuje w biurowym dress code to:

• Schludność – nieodpuszczalne jest przychodzenia do pracy w poplamionych czy pogniecionych ubraniach. Odzież musi być czysta, świeża i dopasowana do okazji.
• Higiena – do biura nie wypada przyjść z przetłuszczonymi włosami czy brudnymi paznokciami. Panowie powinni być ogolenie, z ładnie ułożonymi włosami. U pań zalecany jest delikatny makijaż i staranna fryzura.
• Ładny zapach – dopełnieniem wizerunku pracownika biurowego jest ładny zapach. Perfumy powinny być świeże i delikatne, tak, aby nie przeszkadzały innym osobom.
• Umiar – w pracy należy zachować umiar i unikać nadmiaru ozdób czy biżuterii. Kobiety mogą założyć łańcuszek, bransoletkę czy kolczyki, ale powinny być skromne, nierzucające się w oczy. Duże wiszące i kolorowe ozdoby świetnie sprawdzą się w czasie wolnym, w biurze na pewno nie będą dobrze wyglądać. Panom w zupełności wystarczy klasyczny zegarek oraz szpilki do mankietów.

Dress code – ogólne zasady

Dress code musi być dopasowany do miejsca pracy. Inne ubranie będzie wymagane w kancelarii prawniczej czy banku, a inne w biurze architektonicznym czy recepcji gabinetu lekarskiego. Można wyróżnić kilka podstawowych rodzajów dress code, tzn.:

• Casual dress code – to luźny, swobodny styl, który sprawdzi się w na mniej wymagających i reprezentacyjnych stanowiskach, np. w dziale HR czy w recepcji. Łączy klasykę z elementami stroju codziennego, a nawet sportowego. Dopuszczalne są jeansy, koszule z krótkim rękawami, sukienki czy bluzki z dzianiny dresowej.
• Business wear/attire – to strój biznesowy, w którym wszystkie zasady są jasno określone i obowiązują od lat. Mężczyźni muszą nosić elegancki garnitur, a kobiety garnitur, żakiet, spodnie lub spódnicę z dopasowaną koszulą.

• Informal attire – to strój na spotkania ważnych osób, na wysokim szczeblu. Ubrania muszą wpisywać się w zasady dyplomacji i polityki. Panów obowiązuje ciemny garnitur z białą lub jasną pastelową koszulą, krawat, buty typu oxford, dla pań są przewidziane sukienki do kolan, żakiet lub garsonka w ciemnym kolorze, jasna bluzka koszulowa.
• Formal attire – to strój na bankiety i kolacje biznesowe. Dla mężczyzn przewidziany jest czarny frak lub smoking z białą muszką, szary garnitur z żakietem i kamizelką, a dla kobiet suknie balowe, etole i szale.

Idealny ubiór dla pań pracujących w biurze

Panie, które pracują w biurze, muszę przestrzegać zasad, które w nim panują. Oczywiście nie w każdym miejscu obowiązuje sztywny dress code, ale podstawowe wytyczne są podobne. W niektórych biurach są wyznaczone dni, kiedy można przyjść w mniej oficjalnym stroju. Wtedy zamiast garsonki, można założyć jeansy i ulubioną bluzkę. Ale nawet w luźniejsze dni trzeba pamiętać, jaki charakter ma praca. Rozciągnięty dres, mini, czy dekolt do pasa na pewno nie będą mile widziane. Kobiecy dress code to przede wszystkim:

• Spódnica – do pracy najlepiej postawić na długość midi, czyli taką zakrywającą kolana. Sprawdzi się elegancki fason ołówkowy lub lekko rozszerzany. Do biura lepiej nie zakładać spódniczek mini czy długich zwiewnych spódnic. Alternatywą do spódnic mogą być eleganckie spodnie np. cygaretki lub prosta sukienka, w stonowanych kolorach.
• Buty – obuwie do biura powinno być zakryte, niepolecane są sandałki czy klapki, odkrywające palce. Należy również unikać zbyt wysokich szpilek, które zbyt podkreślają kobiece walory. Najlepiej wybrać klasyczne półbuty na niewysokim obcasie, wykonane ze skóry licowanej lub zamszowej. Można wybrać buty czarne, brązowe lub beżowe. Kolorowe buty lepiej zostawić na czas po pracy.

• Bluzka – w biurze sprawdzą się bluzki koszulowe, zapinane na guziki, które świetnie wyglądają z marynarką lub noszone samodzielnie. Mogą być gładkie lub w delikatny wzór, najlepiej w jasnych, pastelowych kolorach.
• Marynarka lub żakiet – na spotkania z klientami przyda się żakiet, dopasowany kolorystycznie do pozostałych elementów garderoby. Lepiej nie wybierać modeli oversize, które mają zbyt swobodny charakter.

• Torebka – panie, które spotykają się z klientami biznesowymi, nie mogą zapomnieć o eleganckiej torebce. Powinna być wykonana z dobrej jakości materiałów, najlepiej ze skóry. Torebka powinna być gładka, pozbawiona ozdób czy widocznych okuć. Nie może być zbyt duża, ponieważ będzie wyglądać mało elegancko.
• Rajstopy i pończochy – panie nie powinny przychodzić do biura bez rajstop. Ten element wymagany jest przez cały rok, również latem. Najlepiej sprawdzą się rajstopy w kolorze ciała, ewentualne grafitowe lub brązowe, dopasowane kolorystycznie do spódnicy.

Elegancko ubrany mężczyzna – zasady pracy w biurze

Panowie pracujący w biurze mają mniejszy wybór ubrań pasujących do biura niż płeć piękna. Jeżeli chodzi o obuwie, to również zakazane są sandały czy klapki. Obuwie sportowe, np. ciemne sneakersy można założyć tylko w luźniejsze dni i do biura, gdzie rzadko przychodzą goście. Mężczyźnie pracujący w biurze powinni posiadać w swojej garderobie:

• Garnitur lub marynarkę oraz dopasowane do niej spodnie, najlepiej w ciemnych barwach, o klasycznym kroju. Garnitur musi mieć odpowiedni rozmiar, nie może być zbytu luźny ani opięty.
• Koszule – zalecane są modele z długim rękawem, w jasnych kolorach. W biurze sprawdzi się kolor błękitny, beżowy, jasnozielony, szary itp.
• Krawat – niezbędnym dodatkiem do garnituru jest krawat. Powinien być dobrany do koszuli. Warto wybrać klasyczne wzory, które nie będą rzucać się w oczy.

Panowie, którzy sprawują mniej formalne i reprezentacyjne stanowiska, mogą nosić do biura jeansy, ale powinny być ciemne, jednolite. Spodnie z dziurami czy przetarciami są niedopuszczalne.

Zasady pracy w biurze – gdzie się ich nauczyć?

Praca w biurze nie jest łatwa. Wymaga wielu umiejętności oraz wiedzy na różne tematy. Osoby, które marzą o pracy na stanowisku pracownika biurowego, powinny posiadać określone predyspozycje oraz kwalifikacje. Można je zdobyć m.in. na kursach i szkoleniach online, które można znaleźć w sieci. Tematyka szkoleń jest bardzo zróżnicowana, zależy od tego, gdzie dana osoba chce pracować.

Dostępne są m.in. zdalne kursy, przygotowujące do pracy w sekretariacie, recepcji, uczące podstaw finansów, zarządzania czy ekonomii. Uczestnicy uczą się pisania dokumentów, archiwizacji, współpracy z urzędami, poznają tajniki obsługi klienta i prowadzenia rozmów telefonicznych. Kursanci poznają również organizacje pracy w biurze, zapoznają się przepisami, które mogą przydać się na zajmowanym stanowisku.

Jednym z tematów są zasady pracy w biurze. Zagadnienie jest szerokie, obejmuje m.in. biurowy dress code, zasady etyki biznesowej oraz sztukę dyplomacji. Osoby biorące udział w zdalnych szkoleniach dla pracowników biurowych pracują również nad swoimi kompetencjami miękkimi (Pisaliśmy na naszym innym blogu: Szkolenia online miękkie i twarde).

Cechy pracownika biurowego

Pracowni biurowy to osoba, która ma stały kontakt z ludźmi, często pełni funkcje reprezentacyjne, wita przychodzących do biura gości. Często jest łącznikiem między pracownikami a szefostwem, przekazuje ważne informacje, umawia spotkania (pisaliśmy niedawno: Cechy dobrego pracownika biurowego).

Obecnie sekretarka czy specjalista ds. obsługi klienta jest często prawą ręką szefa, towarzyszy mu w spotkaniach, dlatego musi mieć odpowiednią wiedzą, ale również cechy charakteru i predyspozycje. Jest kilka ważnych cech, które powinien mieć idealny pracownik biurowy. Oto one:

• Komunikatywność – bez tego ciężko pracować z innymi ludźmi. Pracując w biurze, trzeba umieć rozmawiać, słuchać, prowadzić dyskusje. Ważna jest umiejętność przetwarzania i przekazywania ważnych informacji, a także zdolność do negocjacji. Nie każdy rodzić się z taką cechą, ale można ją poprawić na zdalnych kursach z kompetencji miękkich.
• Umiejętność pracy w zespole – osoba pracująca w biurze musi umieć zarówno pracować samodzielnie, jak i w grupie. Ważne, aby umiała dopasować się do danej sytuacji i innych współpracowników.

• Dokładność – w miejscu, gdzie jest ogrom dokumentów i spraw do załatwienia, dokładność jest niezbędna. Bez tego łatwo o pomyłkę, a to może dużo kosztować.
• Samodzielność – pracownik biurowy musi sam wyznaczać zadania, decydować, co jest w danej chwili priorytetowym. Potrzebna jest umiejętność podejmowania decyzji i samodzielnego rozwiązywania problemów (pisaliśmy niedawno: Czy praca biurowa jest trudna?).

• Odporność na stres i praca pod presją czasu – praca w biurze jest wymagająca. Ciągle się coś dzieje, przychodzą interesanci, szef potrzebuje ważne pismo, trzeba gdzieś zadzwonić. Natłok zadań może powodować zdegenerowanie, dlatego trzeba umieć zachować zimną krew, wykazać się spokojem i opanowaniem (pisaliśmy niedawno: Stres w pracy biurowej).
• Umiejętność panowania nad emocjami – w biurze nie można pozwolić sobie na pokazywanie emocji, płacz czy krzyk. To nieprofesjonalne. Ważne są nienaganne maniery, wykazywanie się szacunkiem, empatią i kulturą wobec wszystkich osób.

• Umiejętność rozwiązywania konfliktów – to ważna cecha, ponieważ do biura przychodzą różnie ludzie, z różnymi problemami. Niektórzy dążą do konfliktów, dlatego rolą pracownika biurowego jest ich wygaszanie. Pracownik musi tak poprowadzić rozmowę, aby klient wyszedł uspokojony.
• Chęć rozwoju – pracownik biurowy musi się nieustannie szkolić i rozwijać. Przepisy często się zmieniają, dlatego należy dbać, aby być na bieżąco. Dobrym sposobem, ułatwiającym zaktualizowanie wiedzy są kursy zdalne.

Każdy, które chce pracować w punkcie obsługi klienta, sekretariacie, recepcji, kancelarii lub podobnym miejscu musi poznać zasady pracy w biurze. Warto wiedzieć, na co można sobie pozwolić, a czego lepiej unikać. Dzięki znajomości tych założeń łatwiej będzie znaleźć zatrudnienia, stać się dobrym pracownikiem biurowym, a potem piąć się po szczeblach kariery.