HR miękki i HR twardy – jakie są różnice?

HR miękki, HR twardy, HR Business Partner, Specjalista do spraw kadr, Specjalista do spraw rekrutacji i wiele innych. Co łączy te pojęcia? Kilkanaście lat temu sprawami dotyczącymi zatrudnienia, wypłatą wynagrodzeń, organizacją szkoleń zajmowała się kadrowa. Dziś niemal każda firma posiada dział HR (Human Resources), który zajmuje się zarządzaniem zasobami ludzkimi.

Dział HR to często prawa ręka szefa, która podpowiada mu najlepsze rozwiązania, mające poprawić życie zawodowe, a tym samym podnieść efektywność pracy. Niektóre firmy, zwłaszcza duże korporacje, wprowadziły dodatkowe podział na HR miękkie i HR twarde. Czym się różnią i czy faktycznie takie wyróżnienie  jest konieczny?

Czym zajmuje się dział HR?

W ostatnich latach wzrosła świadomość pracodawców na temat tego, jak ważni są pracownicy. Zarządzający zaczęli zdawać sobie sprawę, że filarem działalności danego przedsiębiorstwa są pracownicy. Bez ich zaangażowania i umiejętności nich nie ma szans na rozwój i sukces. Szefowie nie mają czasu ani umiejętności na prawidłowe zarządzanie zasobami ludzkimi, dlatego wyręczają ich w tym HR-owcy.

Dział HR stanowi ważny element w strukturze firmy. Zajmuje się przeprowadzaniem rekrutacji, motywowaniem pracowników do działania, zachęcaniem ich do rozwoju zawodowego i udziału w szkoleniach. Stanowi łącznik między poszczególnymi pracownikami a szefostwem. HR-owcy muszą dbać o dobrą atmosferę w firmie, wychwytywać talenty oraz osoby, które nie radzą sobie ze swoimi obowiązkami i nie nadają się do pracy na danym stanowisku.

Pisaliśmy m.in. Jak zacząć pracę w HR

Zakres obowiązków pracowników HR jest bardzo szeroki, dlatego pracownicy tego działu muszą wykazać się wieloma umiejętnościami. Ważne jest nie tylko wykształcenie, ale również wiedza z psychologii, socjologii, ekonomii i finansów.  Do pracy w tym zawodzie nadają się osoby o doskonałych umiejętnościach interpersonalnych, dobrej komunikatywności, wykazujące chęć rozwoju. W zależności od predyspozycji można wybrać pracę w dziale HR miękkiego lub HR twardego.

Mamy szkolenie dla osób, planujących pracę w rekrutacji – Kurs rekrutacji online od podstaw. Interesuje Cię ta tematyka? Kliknij i zobacz na program szkolenia.

Jakie cechy powinien mieć specjalista ds. zarządzania zasobami ludzkimi?

Osoba, która pracuje w dziale HR musi lubić pracę z ludźmi. To podstawa, ponieważ na tym stanowisku nie można tego uniknąć. HR-owcy nieustannie spotykają się z różnymi ludźmi, przeprowadzają rozmowy (pisaliśmy m.in. Rozmowa kwalifikacyjna – 5 najtrudniejszych pytań), kwalifikują pracowników do szkoleń i dalszego rozwoju. Inne przydatne cechy, które pomogą w wykonywaniu obowiązków to:

• Doskonałe zdolności interpersonalne – HR-owcy muszą dbać o dobrą atmosferę w firmie, muszą umieć rozmawiać z każdym człowiekiem, bez względu na płeć, wiek czy wykształcenie. Ważna jest umiejętność przekazywania informacji, odpowiednie komunikowanie się z przełożonymi i współpracownikami. W zakres komunikatywności wchodzi również zdolność do negocjacji i dyskusji oraz umiejętność panowania nad nerwami. Osoba zajmująca się HR miękkim musi mieć bardzo mocno rozwinięte wymienione umiejętności (pisaliśmy m.in. .
• Dokładność – kadrowiec pracuje z wieloma dokumentami, musi wykazać się skrupulatnością i dokładnością. W biurze nie ma miejsca na pomyłki, zaniedbania czy niedbalstwo. Ważne, aby pilnować terminów płatności i przekazywania dokumentów.
• Dobra organizacja pracy – jest niezbędna do pracy w dziale kadr i płac. HR-owiec ma wiele zadań do wykonania, dlatego musi wybierać priorytety. Ważne, aby umiał planować i reagować na sytuacje kryzysowe, które zawsze mogą się wydarzyć .
• Chęć do rozwoju – to cecha istotna zwłaszcza w pracy w HR twardym. Specjaliści muszą znać aktualne przepisy i rozporządzenia, interesować się nowymi programami, brać udział w szkoleniach.
• Terminowość i punktualność – nieodpuszczalne są sytuacje, kiedy pracownicy nie dostają pensji, ponieważ specjalista ds. kadr i płac nie zdążył naliczyć wynagrodzenia. Takie sytuacje nie mogą mieć miejsca, dlatego kadrowiec, zwłaszcza zajmujący się HR twardym, musi pracować tak, aby nie zalegać z żadnymi tematami (pisaliśmy m.in. Cechy dobrego pracownika biurowego).
• Cierpliwość – kolejna ważna cecha kadrowca. Specjalista musi wykazać się ogromną cierpliwości do ludzi. Wielokrotnie zdarzają się sytuacje, że musi coś wiele razy tłumaczyć, wyjaśniać, a to wymaga określonych predyspozycji (pisaliśmy m.in. Stres w pracy biurowej).
• Zdolność analitycznego myślenia – ta umiejętność przyda się zwłaszcza w HR twardym. Pracownicy kadr muszą wiedzieć, jak rozkładać problem na czynniki pierwsze, łatwiejsze do zrozumienia. Potrzebna jest umiejętność szybkiego wyszukiwania informacji oraz łączenia faktów.
• Umiejętność rozwiązywana konfliktów – co cecha niezbędna dla pracownika HR miękkiego. W firmie pracują różni ludzie, dlatego konflikty są na porządku dziennym. HR-owiec musi wiedzieć, jak im zapobiegać, a w razie wystąpienia, jak je łagodzić. Musi być opanowany i bezstronny (pisaliśmy m.in. Umiejętności dobrego pracownika biurowego).
• Lojalność – pracownicy działu zarządzania zasobami ludzkimi są często doradcami osób zarządzających. Muszą wykazać się dyskrecją i lojalnością, wiedzieć, które sprawy nie mogą wyjść poza biuro. Kadrowiec powinien wierzyć i współtworzyć misję firmy, wyznawać jej wartości.
• Odporność na stres – praca w kadrach nie zawsze jest spokojna. Jest wiele nerwowych sytuacji, zdarza się, że trzeba wykonywać kilka zadań jednocześnie. Specjalista ds. kadr i płac musi wykazywać się spokojem i umiejętnością pracy pod presją czasu.
• Empatia – to ważna cecha, która pomaga zrozumieć ludzi, ich potrzeby i problemy. Oczywiście kadrowiec nie może nikogo wyróżniać lub przeciwnie, dyskryminować, ale ważne jest miłe, pełne szacunku podejście i chęć pomocy. Bez tej umiejętności lepiej nie szukać pracy w HR miękkim. 

Specjaliści ds. zarządzania zasobami ludzkimi mają kontakt z różnymi ludźmi, do każdego muszą podchodzić z szacunkiem. Muszą umieć panować nad emocjami, niedopuszczalne jest podnoszenie głosu, wywyższanie się czy faworyzowanie wybranych osób. W pracy kadrowca niezbędne jest innowacyjne myślenie, kreatywność, chęć do szukania nowych, pomocnych rozwiązań.

Dużym atutem jest znajomość przynajmniej jednego języka obcego. W dużych firmach, które mają siedziby na całym świecie, jest to warunek niezbędny do otrzymania stanowiska w dziale HR (pisaliśmy m.in. Na czym polega praca rekrutera). 

HR twardy – czym się zajmuje?

HR twardy zajmuję się sprawami administracyjnymi, kadrowymi, prawnymi i płacowymi. Specjaliści ds. zarządzania zasobami ludzkimi pracują na określonym oprogramowaniu, dlatego powinni mieć ogromną wiedzę na temat prawa. Muszą się regularnie szkolić, ponieważ przepisy oraz oprogramowania związane ze sprawami księgowymi oraz kadrowo-płacowymi zmieniają się bardzo często, a specjaliści nie mogą pozostać w tyle. Główne obowiązki osób, które zajmują się HR twardym to:

• Przygotowywanie umów,
• Wystawianie świadectw pracy,
• Sporządzanie aneksów,
• Kontrolowanie ewidencji czasu pracy,
• Naliczanie wynagrodzeń i ekwiwalentów finansowych,
• Rozliczanie przedsiębiorstwa z urzędem skarbowym oraz ZUS-em.
• Załatwianie formalności związanych z wypowiedzeniem umowy o pracę,
• Przygotowywanie i prowadzenie nadzoru nad aktami osobowymi,
• Obliczanie i pilnowaniem harmonogramów urlopów,
• Kierowanie pracowników na badania lekarskie,
• Współpracowanie z urzędami i instytucjami państwowymi,
• Pilnowanie przestrzegania obowiązujących przepisów.

Osoby, które wolą pracę w twardym HR, muszą większą rolę przyłożyć do znajomości aktualnych przepisów. Niezbędne są zdolności analitycznego myślenia, a także dyskrecja, terminowość, umiejętność wyznaczania priorytetów. Praca skupia się przede wszystkim na dużej ilości dokumentów, teczek, analizowaniu ustaw. Osoba, która chce się tym zajmować, musi być niezwykle szczegółowa i dokładna. Lepiej nie przeoczyć żadnej ważnej kwestii, bo nieuwaga może oznaczać karę finansową dla firmy.

Wielu HR-owców twardych współpracuje z działem księgowości, wspólnie tworzą dokumenty i rozwiązują bieżące  problemy. Zdarza się, szczególnie w małych firmach, że pracownik działu zarządzania zasobami ludzkimi jest jednocześnie księgowym i pracownikiem biurowym. Rozwiązanie to nie jest optymalne, ponieważ kadrowiec ma wiele swoich obowiązków, a praca na kilku stanowiskach nie pozwala się skupić na jednym temacie.

HR miękki – czym się wyróżnia?

HR miękkie to dział, który zajmuje się dbaniem o dobrą atmosferę w firmie oraz  sprawami, które są związane z jakością pracy. Specjaliści, którzy zajmują się HR miękkim pomagają w przygotowywaniu ocen pracowniczych, zwracają uwagę, co dana osoba powinna poprawić, nad czym musi popracować, wskazują do czego ma talent, co idzie jej bardzo dobrze i wymaga docenienia.

Interesują Cię zagadnienia z zakresu ochrony danych osobowych w kadrach i rekrutacji? Jeśli tak, zapraszamy do udziału w naszym szkoleniu – Szkolenie online RODO w kadrach i rekrutacji. Omawiamy w nim zagadnienia prawidłowego przetwarzania danych osobowych pracowników i innych osób zatrudnionych oraz kandydatów w procesach rekrutacji i selekcji.

Przekazują te wiadomości dla szefostwa, które dzięki temu zna potencjał załogi. Ważną rolą HR-owców miękkich jest łagodzenie konfliktów, które zdarzają się w każdym zakładzie. Kadrowcy powinny wyłapywać trudne sytuacje, rozstrzygać spory, podsuwać optymalne rozwiązania. Dzięki efektywnej pracy działu, zajmującego się HR miękkim, pracownicy są zmotywowani, czują się częścią społeczności zawodowej.

Niezależnie od pełnionego stanowiska, wiedzą, że przyczyniają się do rozwoju firmy. Główne obowiązkiem  specjalistów z działu HR miękkiego to:

• Zajmowanie się procesem rekrutacji (począwszy od stworzenia ogłoszenia o pracę, umieszczenia go w środkach przekazu, zapoznanie się z CV, wybranie kandydatów, przeprowadzenie wszystkich etapów rozmów, po wybranie najlepszego kandydata) – pisaliśmy m.in. tutaj: Na czym polega praca rekrutera oraz poruszamy ten temat w naszym szkoleniu z rekrutacji online
• Dbanie o przyjazną atmosferę w zakładzie pracy,
• Dostarczanie pracownikom wiedzy na temat ich praw w firmie,
• Pilnowanie, aby wszystko działało zgodnie z prawem,
• Dbanie o dobrą komunikację i skuteczne przekazywanie informacji,
• Zapoznawanie nowych pracowników ze strukturą i zwyczajami panującymi w danym przedsiębiorstwie,
• Analizowanie potrzeb szkoleniowych
• Organizowanie szkoleń,
• Projektowanie ścieżek kariery,
• Proponowanie rozwiązań usprawniających pracę,
• Typowanie osób na konkretne kursy czy szkolenia,
• Diagnozowanie problemów w zakresie motywacji i spadku efektywności pracy,
• Motywowanie pracowników do rozwoju, wydobywanie z nich większego potencjału,
• Tworzenie systemów motywacyjnych,
• Kreowanie i rozwijanie kultury organizacji, wartości oraz stylu pracy (pisaliśmy m.in. Jak zorganizować pracę w biurze),
• Reprezentowanie przedsiębiorstwa podczas eventów branżowych, np. targów pracy.

Specjalista do HR miękkiego powinien znać metody oddziaływania na ludzi. Dzięki temu będzie mógł sprawić, aby pracowali byli efektywni, a jednocześnie czuli się zadowoleni i zmotywowani do rozwoju. W firmach, w których dział HR jest rozbudowany i liczy kilka lub kilkanaście osób, każdy pracownik specjalizuje się w konkretnych obowiązkach.

Są specjaliści od selekcji pracowników, inni zajmują się organizacją szkoleń, a jeszcze inni motywowaniem i tworzeniem dobrej atmosfery. Osoba, która chce pracować w miękkim HR musi przede wszystkim być komunikatywna, znać zasady budowania relacji oraz zarządzania zasobami ludzkimi. Niezbędna jest empatia oraz wielozadaniowość (pisaliśmy m.in. Jak skutecznie rekrutować pracowników).

Kto może zostać specjalistą do HR?

Praca w branży HR zyskuje na popularności. Eksperci uważają, że specjaliści ds. zarządzania zasobami ludzkimi będą nieustanni poszukiwani, to prawdopodobnie jednej ze stabilniejszych obszarów zawodowych w latach 2021/2022. Praca w branży HR nie jest łatwa, ale przynosi dużą satysfakcję. Kadrowcy muszą nieustannie się szkolić i podnosić swoje kwalifikacje. Niezbędna jest znajomość przepisów prawa, ponieważ ich nieprzestrzeganie może przynieść duże kary finansowe dla firmy.

HR-owcy muszą doskonale znać i przestrzegać ustawy o ochronie danych osobowych. W swoje pracy mają kontakt z danymi wrażliwymi, dlatego muszą wiedzieć, jak je chronić. Największe szanse na znalezienie pracy w zawodzie mają osoby o wyższym wykształceniu. Preferowany jest kierunek human resources (HR), ale mile widziani są również kandydaci, którzy ukończyli ekonomię, zarządzanie, kierunki związane z zarządzaniem, a także psychologią.

Dużym atutem są ukończone kursy oraz doświadczenie zawodowe. Do zawodu HR-owca przygotowują również szkoły policealne. Do pracy w dziale kadr niezbędna jest wiedza z zakresu prawa pracy, finansów, ekonomii, psychologii oraz określone cechy charakteru. Dużym ułatwieniem w wykonywaniu obowiązków będzie doskonała znajomość obsługi komputera, urządzeń biurowych oraz umiejętność obsługi programów kadrowo-płacowych.

Czy warto zostać specjalistą ds. HR?

Specjalista HR ma duże perspektywy rozwoju. To praca dla ludzi, którzy szukają stabilizacji zawodowej oraz oczekują dobrych warunków finansowych. Zarobki na tym stanowisku są zróżnicowane, ale specjaliści mogą liczyć na wynagrodzenie przekraczające średnią krajową. Osoby z dużym doświadczeniem, znajomością języków obcych, które ukończyły liczne kursy, mogą liczyć na wynagrodzenie 7000-8000 zł miesięcznie.

HR-owcy mogą pracować zarówno w sektorze państwowym, jak i prywatnym. Działy HR są w małych firmach, instytucjach państwach, dużych korporacjach. Pracy jest dużo, ale trzeba mieć dobre przygotowanie. W zależności od umiejętności i predyspozycji można szukać zatrudnienia w dziale HR miękkie lub HR twarde. W każdej firmie HR miękki i HR twardy odgrywa ważną rolę.

Niezależnie od tego, czy tematem zajmuje się jeden pracownik, czy w dziale jest kilka osób, dobrze prowadzony HR wpływa na zadowolenie i motywację pracowników. Firmy, które w ramach oszczędności, rezygnuję z tego działu, szybko zauważają spadek zaangażowania, które przekłada się na słaby rozwój firmy. Współpraca HR miękkiego z HR twardym jest ważnym elementem prawidłowego działania każdego zakładu pracy oraz kluczem do efektywności pracowników.