Urlop wypoczynkowy w pierwszym roku pracy – zasady

Stosownie do treści art. 153 § 1 Kodeksu pracy pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku.

Brzmi tak, że nie wiadomo, o co chodzi, ale już wyjaśniamy. Jeśli wolisz posłuchać, a nie czytać, zobacz materiał na naszym kanale:

Urlop wypoczynkowy w pierwszym roku pracy – co to jest rok dopisany?

Zwróć uwagę na użyty w przepisie zwrot „przysługującego mu po przepracowaniu roku”. Ma on ogromne znaczenie, na które nierzadko nie zwraca się uwagi.

Chodzi tu o wymiar urlopu wypoczynkowego, do którego uprawniony będzie pracownik, jeśli do stażu urlopowego, który pracownik udowodnił (oprócz okresów nauki to zasadnicza służba wojskowa, praca na zleceniu, prowadzenie własnej działalności, okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych itp. – więcej na temat stażu urlopowego w kolejnych odcinkach) dodamy jeszcze jeden rok.

W praktyce może się zatem okazać, że pracownik, podejmując pracę po raz pierwszy w życiu ma prawo do wyższego wymiaru urlopu, niż by to wynikało ze stażu urlopowego, który udokumentował.

Pokażmy to od razu na przykładzie.

Praca za granicą a staż urlopowy w Polsce

Przykładowo – pracownik kończy studia i od razu po studiach wyjeżdża do pracy za granicą. Pracuje tam 5 lat i wraca do Polski. W dniu 1 czerwca 2026 podejmuje pracę po raz pierwszy w Polsce. Rok 2026 jest więc rokiem debiutu zawodowego, a więc w 2026 roku prawo do urlopu wypoczynkowego pracownik nabywa w wysokości 1/12 z tego, co mu przysługuje po przepracowaniu roku.

Zobacz pierwszą część serii: Urlopy wypoczynkowe a Kodeks pracy

No i sprawdzamy o co chodzi z tym przepracowanym rokiem. W dniu 1 czerwca 2026 zatrudnienie pracownika. Patrzymy rok w przód, a więc na dzień 31 maja 2027. Na ten dzień pracownik ma zaliczone do stażu urlopowego 8 lat za studia oraz 5 lat udokumentowanej pracy za granicą, czyli łącznie 13 lat.

Oznacza to, że ma prawo do 26 dni urlopu za rok, a więc w 2026 roku z upływem każdego miesiąca pracy ma prawo do 1/12 z 26 dni urlopu = 2,16 dnia. Jednocześnie urlopu tego co do zasady nie zaokrągla się w górę do pełnego dnia – nie ma do tego podstawy prawnej. Natomiast oczywiście można iść na rękę pracownikowi i ten urlop zaokrąglić.

A co, jeśli przebieg zatrudnienia pracownika wygląda trochę inaczej? Zobaczmy.

Co by było, gdyby pracownik nie wyjechał po studiach do pracy za granicę, tylko od razu podjął zatrudnienie w Polsce? Zatrudniony 1 czerwca 2026. Patrzymy rok w przód i na dzień 31 maja 2027 ma staż urlopowy 8 lat za studia plus rok przepracowany u nas. Czyli łącznie 9 lat.

A więc w 2026 roku nabywa prawo do urlopu 1/12 z 20 dni = 1,67 dnia za miesiąc, bo nie ma jeszcze stażu urlopowego, aby mieć prawo do 26 dni urlopu za rok.

Ten rok w przód w praktyce kadrowej określa się często jako tzw. rok dopisany. Czyli zatrudniasz pracownika, który nie dostarczył żadnych świadectw pracy – a więc patrzysz rok wprzód od dnia zatrudnienia, ustalasz, jaki urlop pracownik by miał ten rok wprzód i jeśli 20 dni – w pierwszym roku pracy udzielasz urlopu z puli 20 dni.

Jeśli 26 dni, bo np. zaliczona zostaje praca za granicą czy okres prowadzenia własnej działalności – udzielasz z puli 26 dni. Zaraz pokażemy, jak udzielasz.

Urlopy wypoczynkowe – jak liczyć terminy?

W praktyce, Kodeks pracy nie wskazuje sposobu, w jaki oblicza się terminy na potrzeby ustalania stażu urlopowego. Należy zatem przyjąć, że okres pracy dla powyższego celu powinien być ustalany przy uwzględnieniu potocznego liczenia terminów.

W takim przypadku termin miesięczny, który rozpoczyna się np. 1 marca upływa 31 marca, a termin roczny, rozpoczynający się np. 14 września upływa 13 września następnego roku kalendarzowego.

Teraz ważna zasada, która często jest pomijana przy kilku krótkich umowach. Jeśli pracownik podejmuje kolejno więcej niż jedno zatrudnienie, a okresy zatrudnienia nie obejmują pełnych miesięcy kalendarzowych, za miesiąc pracy należy przyjąć 30 dni.

Przykładowo pracownik pozostawał w zatrudnieniu od 1 do 15 października i od 17 do 31 grudnia. W sumie pozostawał w zatrudnieniu u dwóch różnych pracodawców łącznie przez 30 dni. Pracownik nabył zatem prawo do urlopu za wskazany miesiąc u drugiego pracodawcy, który w tym przypadku liczony jest jako 30 dni.

Jedna uwaga – przy obliczaniu pełnych miesięcy pracy na potrzeby ustalenia prawa pracownika do pierwszego urlopu wypoczynkowego w życiu istotne jest pozostawanie przez pracownika w zatrudnieniu przez okres pełnych miesięcy i nie ma znaczenia, ile miesiąc ma dni.

Jako miesiąc będzie liczony okres zarówno od 11 lutego do 10 marca, jak i od 19 lipca do 18 sierpnia, chociaż ilość dni kalendarzowych w tych miesiącach jest różna.

Przykładowo – pracownik został zatrudniony w dniu 10 grudnia 2025 roku. Jest to jego pierwsza praca w życiu. W 2025 roku pracownik ten nie nabędzie zatem prawa do urlopu wypoczynkowego, gdyż miesiąc jego pracy upływa dopiero 9 stycznia 2026 roku.

Z kolei od 1 stycznia 2026 ma prawo do tzw. urlopu kolejnego, czyli pełnego wymiaru za rok, z góry, bez miesiąca karencji.

Inny przykład: dwóch pracowników zostało zatrudnionych odpowiednio 1 i 10 grudnia 2025 roku. Oboje pracują na analogicznych warunkach, mają taki sam staż urlopowy. Dla obydwu jest to pierwsza praca w życiu.

Pierwszy z pracowników, zatrudniony w dniu 1 grudnia 2025 roku, nabędzie prawo do urlopu w dniu 31 grudnia 2025 roku, gdyż w tym dniu upływa miesiąc jego pracy. Z kolei drugi pracownik nie nabędzie prawa do urlopu wypoczynkowego w grudniu 2025 roku, gdyż miesiąc jego pracy upłynął dopiero w styczniu 2026 roku.

Omawiane zasady mają zastosowanie jedynie w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik podjął zatrudnienie po raz pierwszy. Jeśli pracownik pozostaje w zatrudnieniu od pierwszego dnia miesiąca, nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego ostatniego dnia miesiąca, niezależnie od tego, ile ten miesiąc ma dni.

Urlop cząstkowy a Kodeks pracy

W praktyce pierwszy urlop pracownika nazywany bywa też potocznie urlopem cząstkowym. Wymiar tego urlopu nie podlega zaokrągleniu do pełnego dnia w górę, jak to bywa przy kolejnych urlopach. Z upływem każdego miesiąca pracy pracownik nabywa prawo do 1/12 urlopu z przysługującej mu na dany rok puli, stosownie do stażu pracy pracownika powiększonego o jeden rok.

Urlopu tego udziela się „z dołu”, dopiero po przepracowanym miesiącu. Dopiero w kolejnych latach zatrudnienia pracownik nabywa prawo do pełnej puli urlopu wypoczynkowego już z góry.

Pamiętaj, że nie ma żadnej podstawy prawnej, która zobowiązywałaby pracodawcę do zaokrąglania niepełnego dnia urlopu w górę dla pracownika, dla którego zatrudnienie to to pierwsza praca w życiu. Oznacza to, że pracownik po przepracowanym miesiącu ma prawo do np. 1/12 z 20 dni urlopu, czyli do 1,67 dnia urlopu. Zakładając, że dzień urlopu przeliczeniowo to 8 godzin, to pracownik taki po przepracowaniu miesiąca ma prawo do 13 godzin i 17 minut urlopu, czyli 1 dzień, 5 godzin i 17 minut.

Oznacza to, że pracodawca udzieli mu 1 dnia urlopu, a pozostałe 0,67 dnia przechodzi na kolejne miesiące.

PRZYKŁAD: pracownik został zatrudniony z dniem 10 września. Jest to jego pierwsze zatrudnienie w życiu. W dniu 22 września złożył wniosek o udzielenie mu urlopu wypoczynkowego. Pracodawca odmówił.

Słusznie, gdyż pracownik nie nabył jeszcze prawa do urlopu – prawo to nabędzie dopiero z dniem 9 października.

PRZYKŁAD: pracownik został zatrudniony z dniem 1 lipca. Jest to jego pierwsze zatrudnienie w życiu, a umowa została zawarta na okres próbny 3 miesięcy do 30 września. Prawo do urlopu pracownik nabywa z upływem każdego miesiąca pracy, w wysokości 1/12 z 20 dni, czyli 1,67 dnia. Ponieważ urlopów udziela się w takim wymiarze, jaki pracownik ma zaplanowany do przepracowania, a pracownik pracuje po 8 godzin, pracodawca udziela mu dnia urlopu, a pozostałe 0,67 przechodzi dalej.

No i okazuje się, że prawo do urlopu za wrzesień pracownik nabędzie z upływem września, czyli 30 września. A zatem z urlopu tego nie będzie mógł już skorzystać, gdyż 30 września umowa o pracę rozwiązuje się, a pracownik musiał być w pracy.

Jeśli opisana sytuacja ma miejsce, pracodawca ma obowiązek naliczyć i wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop – mówiliśmy o tym szczegółowo w naszym innym materiale, możesz go obejrzeć tutaj:

Jeśli natomiast pracownik zostaje zatrudniony od 1 października na podstawie kolejnej umowy o pracę, w oparciu o przepis art. 171 §3 kodeksu pracy strony mogą umówić się, że niewykorzystany urlop z poprzedniej umowy zostanie „przeniesiony” na nową umowę.

W takim wypadku ekwiwalentu za urlop nie trzeba wypłacać.

W praktyce pracodawca może (ale nie musi) zaokrąglić pracownikowi urlop do pełnego dnia w opisanej sytuacji. Takie działanie jest dla pracownika korzystne, jest zatem dozwolone. Warto takie kwestie uregulować np. w regulaminie pracy lub innym dokumencie, określającym zasady udzielania urlopów wypoczynkowych.

Zobacz także: Czy pracodawca może mnie zmusić do urlopu?

Ile urlopu przysługuje w pierwszym roku pracy? W tym na niepełnym etacie?

Jeśli pracownik został zatrudniony na niepełnym etacie, to urlop nalicza mu się z puli nie 20, ale np. 10 dni. Wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do wymiaru etatu. W takiej sytuacji pracownik zatrudniony na 1/2 etatu nabywa prawo do urlopu w wymiarze 1/12 z 10 dni, czyli 0,83 dnia. No i teraz udzielenie tego urlopu zależy od tego, ile godzin pracownik ma zaplanowane do przepracowania danego dnia.

Pracownik zatrudniony na pół etatu nie musi pracować tak: 4 4 4 4 4 Sb Nd, ale może pracować również tak: 8 8 4 0 0 Sb Nd albo jeszcze inaczej. Może się zatem okazać, że te 0,83 dnia nie wystarczy na pokrycie całego dnia nieobecności – jeśli pracownik chce skorzystać z urlopu w dniu, w którym ma zaplanowane 8 godzin pracy, to albo pracodawca pójdzie mu na rękę i udzieli dnia urlopu, a nie 0,83 dnia, albo urlop zostanie udzielony jedynie na część dnia.

A teraz ważna zasada o zaokrąglaniu — bo tu również często pojawiają się nieporozumienia.

Przepisy prawa pracy wyraźnie wskazują okoliczności, w których dokonuje się zaokrąglenia niepełnego dnia urlopu do pełnego dnia w górę. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się do pełnego dnia w górę:

• urlopu pracownika, zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, ustalanego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika
• ustalania wymiaru urlopu w roku kalendarzowym, w którym ustaje lub zostaje nawiązany stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu (u dotychczasowego i kolejnego pracodawcy), albo po powrocie pracownika do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie niewykonywania pracy z przyczyn, wskazanych w treści art. 155(2) Kodeksu pracy.

To tyle, jeśli chodzi o zasady nabywania prawa do urlopu w pierwszym roku pracy. Jak widzisz, choć przepis wydaje się prosty, to w praktyce pojawia się tu wiele niuansów — od sposobu liczenia miesięcy, przez różne scenariusze zatrudnienia, aż po sytuacje, w których pracownik nabywa prawo do ułamkowego dnia urlopu.

A w kolejnym odcinku już za kilka dni przechodzimy do etapu, który dotyczy już wszystkich pracowników: omówimy zasady nabywania kolejnych urlopów wypoczynkowych.

O urlopach wypoczynkowych mówimy również w naszym wygodnym i praktycznym kursie online z dostępem 24/7 – sprawdź tutaj: https://spd2.pl/course/specjalista-do-spraw-kadr-i-plac-szkolenie-online-z-certyfikatem-men/

A tutaj również Kurs kadr online z zaświadczeniem