PPK na liście płac – jak rozliczać?

Wpłaty pracownika na PPK potrąca się z wynagrodzenia netto, z kolei wpłaty pracodawcy na PPK dolicza do podstawy podatku. PPK na liście płac to sprawa matematycznie nieskomplikowana, ale w praktyce może sprawiać pewne problemy – np. w sytuacji przekroczenia rocznego ograniczenia składki emerytalnej i rentowej czy nieobecności zasiłkowych w trakcie miesiąca.

Policzmy zatem kilka list płac dla pracowników zapisanych do PPK, za kilkanaście minut wszystko będziesz wiedzieć i umieć rozliczać wpłaty na PPK na liście płac w różnych konfiguracjach.

Najpierw absolutne minimum na temat samego PPK – co musisz wiedzieć. Pomijamy kwestie biurokratyczne, skupiamy się jedynie na aspektach płacowych.

PPK na liście płac – co musisz wiedzieć na temat Pracowniczych Planów Kapitałowych?

Pracownika czy zleceniobiorcę – jeśli zleceniobiorca podlega składkom społecznym, a nie tylko zdrowotnej – zapisuje się do PPK nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, o ile nie złożył on deklaracji o rezygnacji z PPK.

W praktyce wygląda to tak, że zapis do PPK jest domyślny niejako, a pracownik czy zleceniobiorca może zrezygnować, składając stosowną deklarację. Inaczej będzie natomiast w przypadku osoby, która ukończyła 55 lat – tą zapisać można tylko na jej wniosek. Dodatkowo nie można zapisać do PPK osoby, która ukończyła 70 lat.

Wpłata podstawowa pracownika na PPK to 2% podstawy, wpłata podstawowa pracodawcy na PPK to 1,5% podstawy. Uczestnik PPK może zadeklarować wpłatę dodatkową maksymalnie do 2% podstawy, z kolei podmiot zatrudniający może w umowie o zarządzanie PPK zadeklarować wpłatę dodatkową 2,5% podstawy.

Pamiętaj – pracownik co miesiąc przekazuje niejako do PPK 2% swojego wynagrodzenia brutto. Może też zadeklarować wpłatę dodatkową – maksymalnie do 2% wynagrodzenia. Pracodawca z kolei finansuje wpłatę podstawową w wysokości 1,5% wynagrodzenia brutto. Również może dokonać wpłaty dodatkowej – maksymalnie do 2,5%.

Oczywiście wpłaty do instytucji finansowej przekazuje zatrudniający, a te wpłaty trzeba odpowiednio pokazać na liście płac czy rachunku do umowy zlecenia.

Podstawą naliczania wpłat na PPK jest wynagrodzenie będące podstawą do naliczania składki emerytalnej i rentowej. Wpłatę do PPK podmiot zatrudniający musi przekazać do instytucji finansowej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została pobrana z wynagrodzenia pracownika.

Do kiedy przekazuje się wpłaty na PPK do instytucji finansowej?

Przykładowo jeśli wypłacasz wynagrodzenie za czerwiec w dniu 30 czerwca, to masz czas do 15 lipca, by przekazać wpłatę do PPK. Termin dotyczy zarówno wpłaty finansowanej przez pracodawcę, jak i potrąconej z wynagrodzenia pracownika – to bardzo ważne, a wpłaty są przekazywane razem, w jednej transzy.

Dla formalności jeszcze – wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK może wynosić mniej niż 2% wynagrodzenia, ale nie mniej niż 0,5% wynagrodzenia, jeżeli wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia.

A jak to wygląda w praktyce? Pokażmy już na konkretnych przykładach. Zrobimy symulację kilku miesięcy naliczania list płac w różnych przypadkach. Zaczynamy od pierwszego miesiąca.

Mamy pracownika zatrudnionego od 1 marca. Pracuje z pensją 6000 zł brutto i nie ma żadnych innych składników wynagrodzeń typu premie, prowizje itd. Wynagrodzenia w zakładzie pracy wypłaca się ostatniego dnia miesiąca, czyli pensja za marzec 31 marca, pensja za kwiecień 30 kwietnia itd.

Pracownik został zapisany do PPK jeszcze w marcu. No więc naliczając jego pensję za marzec już dokonamy potrącenia wpłaty pracownika na PPK.

I tu bardzo ważna rzecz. Wpłatę pracownika na PPK potrąca się z wynagrodzenia netto, z kolei wpłatę pracodawcy dolicza jedynie do podstawy podatku. Wynika to z faktu, że przelewu na konto w PPK dokonuje pracodawca i swoją wpłatę przekazuje również bezpośrednio do instytucji finansowej, a nie pracownikowi do ręki, a ten dopiero do instytucji.

A ponieważ wpłata pracodawcy na PPK jest dla pracownika przychodem opodatkowanym, to musimy ją doliczyć do podstawy podatku. I uwaga – doliczamy ją do podstawy podatku w tym miesiącu, w którym ta wpłata pracodawcy na PPK została przekazana do instytucji finansowej, bo dopiero wtedy powstaje dla pracownika przychód opodatkowany. Zaraz zobaczysz cały mechanizm na konkretnych listach płac.

Wracamy do naszego pracownika. 31 marca pracodawca nalicza dla niego listę płac od kwoty 6000 zł brutto, bo tyle wynosi jego pensja. Pokażmy najpierw pełną listę płac, pełne rozliczenie, a potem skrótowo pozostałe przypadki. Zakładamy, że ani pracownik ani pracodawca nie zadeklarowali wpłat dodatkowych na PPK.

Wypłata 31 marca za marzec:

Przychód brutto: 6000 zł

Podstawa składek społecznych: 6000 zł

Wpłata podstawowa pracownika na PPK: 2% z 6000 = 120 zł

Wpłata podstawowa pracodawcy na PPK: 1,5% z 6000 = 90 zł

ZUS pracownika: 13,71% z 6000 = 822,60 zł

Podstawa składki zdrowotnej: 6000 – 822,60 = 5177,40

Ubezpieczenie zdrowotne: 9% z 5177,40 = 465,97

Koszty uzyskania przychodu: 250 zł (zakładamy podstawowe)

Podstawa podatku: 6000 – 822,60 – 250 = po zaokrągleniu 4927 zł

Ulga podatkowa (zakładamy, że złożył PIT-2 i zaznaczył 1/12 kwoty zmniejszającej podatek) 300 zł

Podatek do skarbowego: 12% z 4927 – ulga 300 zł = po zaokrągleniu 291 zł

Netto do wypłaty: 6000 brutto – 822,60 ZUS pracownika – 465,97 zdrowotne – 291 zaliczka na podatek – 120 wpłata pracownika na PPK = 4300,43 zł

I teraz kolejny miesiąc zatrudnienia – tu już dochodzi nam wpłata pracodawcy na PPK, bo pracodawca musi przekazać wpłatę za marzec do 15 kwietnia, a więc w kwietniu już powstaje dla pracownika przychód z tego tytułu. Zwróć uwagę na drobne różnice.

Początek taki sam:

Wypłata 30 kwietnia za kwiecień:

Przychód brutto: 6000 zł

Podstawa składek społecznych: 6000 zł

Wpłata podstawowa pracownika na PPK: 2% z 6000 = 120 zł

Wpłata podstawowa pracodawcy na PPK: 1,5% z 6000 = 90 zł

ZUS pracownika: 13,71% z 6000 = 822,60 zł

Podstawa składki zdrowotnej: 6000 – 822,60 = 5177,40

Ubezpieczenie zdrowotne: 9% z 5177,40 = 465,97

Koszty uzyskania przychodu: 250 zł (zakładamy podstawowe)

Podstawa podatku: 6000 – 822,60 – 250 + 90 zł wpłata pracodawcy na PPK = po zaokrągleniu 5017 zł

Ulga podatkowa (zakładamy, że złożył PIT-2 i zaznaczył 1/12 kwoty zmniejszającej podatek) 300 zł

Podatek do skarbowego: 12% z 5017 – ulga 300 zł = po zaokrągleniu 302 zł

Netto do wypłaty: 6000 brutto – 822,60 ZUS pracownika – 465,97 zdrowotne – 302 zaliczka na podatek – 120 wpłata pracownika na PPK = 4289,43 zł

Widzisz, gdzie różnica? Zwiększyła nam się podstawa podatku, bo doliczyliśmy do niej wpłatę pracodawcy na PPK. Już od netto jej nie potrącamy oczywiście – od netto potrącamy jedynie wpłatę pracownika na PPK. Wpłatę pracodawcy pracodawca przekazuje od razu do instytucji, my ją uwzględniamy na liście płac jedynie w celu jej opodatkowania, jako że wpłata pracodawcy na PPK jest dla pracownika przychodem opodatkowanym.

Gdyby w maju pracownik znów dostał 6000 brutto, to lista jest taka sama, jak dla kwietnia. Załóżmy, że z kolei w czerwcu pracownik był na zwolnieniu lekarskim 8 dni, za które dostał wynagrodzenie chorobowe.

Jak się liczy chorobowe i zasiłki mówiliśmy szczegółowo w naszym innym materiale na naszym innym blogu – link tutaj: https://kadrywpraktyce.pl/kiedy-wynagrodzenie-chorobowe-a-kiedy-zasilek/. Nie będziemy tu tego szczegółowo omawiać, jeśli chcesz się dowiedzieć, jak się to liczy – obejrzyj proponowany materiał. My rozliczymy chorobowe na liście płac, bo tu będzie pewna zmiana w zakresie PPK w porównaniu do poprzednich miesięcy.

W czerwcu pracownik był 8 dni na zwolnieniu lekarskim z prawem do wynagrodzenia chorobowego. Od wynagrodzenia chorobowego nie liczy się składek społecznych, a jedynie zdrowotną. Z kolei wpłaty pracownika i pracodawcy na PPK liczy się już nie od 6000, ale od wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, będącego podstawą do składek społecznych. Liczymy.

Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca:

6000 – 6000 / 30 * 8 dni zwolnienia lekarskiego = 4400 zł

Wynagrodzenie chorobowe:

6000 – 13,71% z 6000 = 5177,40

5177,40 / 30 * 80% * 8 = 1104,51

Podstawa składek społecznych: 4400 zł

Wpłata pracownika na PPK: 2% z 4400 = 88 zł

Wpłata pracodawcy na PPK: 1,5% z 4400 = 66 zł

Postawa składek społecznych: 4400 zł

ZUS pracownika: 13,71% z 4400 = 603,24 zł

Podstawa składki zdrowotnej: 4400 – 603,24 + 1104,51 zł (tu doliczamy wynagrodzenie chorobowe, bo od niego jest składka chorobowa naliczana. Gdyby to był zasiłek chorobowy, nie doliczamy go tutaj) = 4901,27 zł

Ubezpieczenie zdrowotne: 9% z 4901,27 = 441,11

Koszty uzyskania przychodu: 250 zł

Podstawa podatku: 4400 (wynagrodzenie za część miesiąca) – 603,24 (ZUS pracownika) – 250 zł (KUP) + 1104,51 (wynagrodzenie chorobowe) + 66 (wpłata pracodawcy na PPK) = 4717,27 = po zaokrągleniu 4717 zł

Ulga podatkowa: 300 zł

Zaliczka na podatek: 12% z 4717 – 300 = 266,04 = po zaokrągleniu 266

Zwróć uwagę, że składka zdrowotna jest wyższa niż naliczona zaliczka. W takim wypadku musimy sprawdzić, czy będzie ona również wyższa niż zaliczka, liczona wg przepisów obowiązujących na dzień 31 grudnia 2021. A wtedy stawka podatku wynosiła 17%, a ulga podatkowa 43,76. Liczymy „starą” zaliczkę:

17% z 4717 – 43,76 = 758,13 zł

Stara zaliczka wychodzi wyższa niż składka zdrowotna, a więc zdrowotnej nie musimy obniżać. Ostatecznie netto wyniesie:

4400 (wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca) + 1104,51 (wynagrodzenie chorobowe) – 603,24 (ZUS pracownika) – 441,11 (ubezpieczenie zdrowotne) – 266 (zaliczka na podatek) – 88 (wpłata pracownika na PPK) = 4106,16 zł

Jak widzisz – jeśli pracownik idzie na zwolnienie lekarskie, opiekę nad chorym dzieckiem czy członkiem rodziny, macierzyński itd. – wpłaty na PPK nalicza się od kwoty niższej, bo od wynagrodzenia za część miesiąca. PPK się nie liczy od wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku.

Wpłata na PPK a roczne ograniczenie podstawy składki emerytalnej i rentowej

Pamiętaj – wpłaty na PPK nalicza się od tej kwoty, która stanowi podstawę składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. I co bardzo ważne – nie ma tu ograniczenia do tzw. 30-krotności. Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie może w roku kalendarzowym przekroczyć trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy.

Przykładowo – na rok 2025 to roczne ograniczenie podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynosi 260.190 zł.

Czyli jeśli pracownik zarabia dużo i licząc narastająco od początku roku w pewnym momencie jego przychód będący podstawą do składki emerytalnej i rentowej wynosi więcej niż 260.190 zł (w 2025 roku, na kolejne lata ta kwota się zmieni, ale łatwo ją znaleźć za pomocą wyszukiwarek internetowych), to zaprzestaje się naliczania składki emerytalnej i rentowej (po stronie pracownika liczy się jedynie chorobową), ale nadal nalicza PPK.

Pokażmy to na konkretnym przykładzie. Pracownik ma pensję 24.000 zł brutto miesięcznie. Od stycznia do października osiągnie przychód 240.000 zł, a więc w listopadzie wpada w to roczne ograniczenie podstawy składki emerytalnej i rentowej.

Jego pensja za listopad wynosi 24.000 zł brutto, ale składki emerytalne i rentowe liczymy jedynie do kwoty ograniczenia – ograniczenie wynosi w 2025 roku 260.190 zł. No więc przychód od stycznia do listopada wynosi 11 * 24.000 zł = 264.000 zł. Czyli o 264.000 – 260.190 zł = 3810 zł przekroczył to roczne ograniczenie.

Czyli składka emerytalna i rentowa będzie liczona jedynie od kwoty 24.000 – 3810 = 20.190 zł. Chorobowa i wypadkowa normalnie od kwoty 24.000 zł. I tak samo PPK – od 24.000 zł.

Liczymy:

Wynagrodzenie brutto: 24.000 zł

Podstawa składek społecznych: 20.190 zł

Wpłata pracownika na PPK: 2% z 24.000 zł = 480 zł

Wpłata pracodawcy na PPK: 360 zł

Ubezpieczenie emerytalne: 9,76% z 20.190 = 1970,54 zł

Ubezpieczenie rentowe: 1,5% z 20.190 =302,85

Ubezpieczenie chorobowe: 2,45% z 24000 = 588

Łącznie ZUS pracownika: 2861,39

Podstawa składki zdrowotnej: 24000 – 2861,39 = 21138,61 zł

Ubezpieczenie zdrowotne: 9% z 21138,61 = 1902,47 zł

Koszt uzyskania przychodu: 250 zł

Podstawa podatku: 24000 – 2861,39 – 250 + 360 = 21248,61 = po zaokrągleniu 21249

Ulga podatkowa: 300 zł

Zaliczka na podatek (już w drugim progu): 32% z 21249 – 300 = 6499,68 = po zaokrągleniu 6500

Netto do wypłaty: 24000 brutto – 2861,39 ZUS pracownika – 1902,47 ubezpieczenie zdrowotne – 6500 zaliczka na podatek – 480 wpłata pracownika na PPK = 12256,13 zł

Jak widzisz, nic skomplikowanego. Jeśli pracownik zadeklarował wpłaty dodatkowe na PPK, czy też pracodawca zadeklarował takie wpłaty, to te wpłaty na PPK na liście płac są również albo potrącane od netto – w przypadku wpłat pracownika na PPK albo doliczane do podstawy podatku – w przypadku wpłat pracodawcy na PPK.

Rozliczenie PPK na umowie zlecenia

I jeszcze dla formalności wpłaty na PPK w przypadku umowy zlecenia. Od razu na przykładzie. Załóżmy, że mamy zleceniobiorcę, podlega obowiązkowo składce emerytalnej i rentowej, na swój wniosek został objęty składką chorobową. Złożył PIT-2 i ma prawo do ulgi podatkowej 300 zł.

Jeśli z tytułu umowy zlecenia podlegałby jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu, to tu nie ma wpłat na PPK, bo nie może do niego przystąpić.

Załóżmy, że ma stawkę godzinową 35 zł brutto za godzinę, w miesiącu przepracował 150 godzin, czyli zarobił 5250 zł brutto. Liczymy

Wynagrodzenie brutto: 5250 zł

Wpłata zleceniobiorcy na PPK: 2% z 5250 zł = 105 zł

Wpłata zleceniodawcy na PP: 1,5% z 5250 = 78,75 zł

Ubezpieczenie emerytalne: 7,76% z 5250 = 512,40 zł

Ubezpieczenie rentowe: 1,5% z 5250 = 78,75 zł

Ubezpieczenie chorobowe: 2,45% z 5250 = 128,63 zł

Łącznie ZUS zleceniobiorcy: 512,40 + 78,75 + 128,63 = 719,78

Podstawa składki zdrowotnej: 5250 – 719,78 = 4530,23

Ubezpieczenie zdrowotne: 9% z 4530,23 = 407,72 zł

Koszt uzyskania przychodu: 20% z (5250 – 719,78) = 906,05

Podstawa podatku: 5250 – 719,78 – 906,05 + 78,75 (wpłata zleceniodawcy na PPK) = po zaokrągleniu 3703 zł

Zaliczka na podatek: 12% z 3703 – 300 zł ulga = po zaokrągleniu 144 zł

Netto do wypłaty: 5250 brutto – 719,78 ZUS zleceniobiorcy – 407,72 zdrowotne – 144 zaliczka na podatek – 105 wpłata zleceniobiorcy na PPK = 3873,50 zł

Wpłaty do PPK nalicza się również od wynagrodzenia wypłaconego po ustaniu zatrudnienia. Jeżeli po ustaniu zatrudnienia wypłacone wynagrodzenie, to podmiot zatrudniający ma obowiązek naliczyć i pobrać od tego wynagrodzenia wpłat do PPK, a następnie przekazać je do instytucji finansowej (chyba że przed wypłatą tego wynagrodzenia uczestnik złożył deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK).

Jeśli chcesz wiedzieć więcej o listach płac, zapraszamy do udziału w naszym praktycznym i wygodnym kursie online Specjalista do spraw kadr i płac, z dostępem 24/7, prostą obsługą i pomocą trenera.