Zmiany w prawie pracy 2026 – co czeka pracodawców i pracowników?

Rok 2026 zapowiada się jako czas sporych zmian w polskim prawie pracy. Przygotowano pakiet nowelizacji, które mają poprawić sytuację pracowników, uprościć biurokrację i dostosować przepisy do współczesnych realiów rynku pracy.

Wśród najważniejszych nowości znajdziemy między innymi:

• zmianę zasad wliczania okresów zatrudnienia i innej aktywności do stażu pracy,
• likwidację papierowych kopii zgłoszeń do ZUS,
• nowe zasady wypłaty ekwiwalentu za urlop,
• a także wzrost minimalnego wynagrodzenia i wprowadzenie zasad jawności płac.

Zobaczmy, co konkretnie się zmieni — i co to oznacza w praktyce, zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców. Zostań z nami kilkanaście minut i wszystko będziesz wiedzieć.

Kodeks pracy 2026 – staż pracy po nowemu

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzi w życie nowelizacja Kodeksu pracy, która całkowicie zmienia sposób ustalania stażu pracy. To prawdziwa rewolucja, bo dotychczas do stażu wliczano tylko okresy zatrudnienia na umowie o pracę.

W efekcie osoby pracujące latami na zleceniu, prowadzące działalność gospodarczą czy wykonujące zlecenia za granicą — nie mogły tych okresów zaliczyć do stażu zawodowego.

A to przekładało się na krótszy urlop, brak dodatków stażowych i mniejsze uprawnienia. Od 2026 roku ten problem znika. Nowe przepisy znacząco rozszerzają katalog okresów, które będą wliczane do stażu pracy.

Do stażu zaliczone zostaną między innymi:

• okres prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,
• współpraca z osobą prowadzącą działalność,
• czas zawieszenia działalności w związku z opieką nad dzieckiem,
• okres wykonywania umów zlecenia,
• umów o świadczenie usług,
• umów agencyjnych,
• praca w charakterze osoby współpracującej,
• członkostwo w spółdzielniach rolniczych,
• oraz udokumentowana praca zarobkowa za granicą – nawet jeśli nie była to praca etatowa.

To ogromna zmiana, bo wreszcie uznano, że aktywność zawodowa, niezależnie od formy, powinna mieć wpływ na nasze uprawnienia pracownicze.

Żeby jednak z tych nowych zasad skorzystać, trzeba będzie udokumentować wszystkie takie okresy. Pracownik ma na to 24 miesiące od rozpoczęcia obowiązywania przepisów. Dla sektora publicznego termin liczony jest od 1 stycznia 2026 roku, a dla pozostałych – od pierwszego dnia miesiąca po upływie pół roku od ogłoszenia ustawy, czyli w zasadzie od kwietnia 2026.

Podstawą będzie zaświadczenie z ZUS potwierdzające okresy opłacania składek. Wniosek o wydanie zaświadczenia pracownik złoży przez konto na PUE.

Zmiany w prawie pracy 2026 – staż pracy liczony na nowych zasadach

Przykład. Pani Anna przez 4 lata prowadziła działalność gospodarczą, przez 6 lat pracowała na zleceniu, a od 2022 roku ma etat. Dotychczas jej staż urlopowy wynosił tylko 3 lata, nie licząc wykształcenia, więc przysługiwało jej 20 dni urlopu rocznie (jeśli nie miała ukończonych studiów).

Po wejściu nowych przepisów – do stażu doliczone zostanie 10 lat wcześniejszej aktywności. Czyli jej łączny staż wyniesie 13 lat, a ona sama zyska prawo do 26 dni urlopu i dodatku stażowego.

To zmiana, na którą wielu czekało i będzie mieć spore znaczenie – nie tylko dla urlopów, ale również np. długości okresów wypowiedzenia.

Przykładowo – Anna Nowak pracuje w firmie X od 1 października 2025 na podstawie umowy na czas określony. Kilka lat wcześniej w firmie X przepracowała łącznie 4 lata na zleceniu. 10 czerwca 2026 Anna Nowak wręcza pracodawcy wypowiedzenie.

Normalnie ze względu na staż obowiązywałby ją miesięczny okres wypowiedzenia, ale po zaliczeniu umowy zlecenia u tego pracodawcy jej staż pracy wyniesie ponad 4 lata, a więc obowiązuje ją już trzymiesięczny okres wypowiedzenia.

Zmiany w przepisach prawa pracy w 2026 roku – likwidacja papierowych zgłoszeń do ZUS

Kolejna zmiana dotyczy dokumentów i biurokracji. Do tej pory, mimo że pracodawcy zgłaszali pracowników do ZUS elektronicznie, musieli też przechowywać papierowe kopie tych zgłoszeń podpisane przez pracownika. Ten obowiązek wynikał z przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych.

W praktyce oznaczało to podwójną pracę – elektroniczne zgłoszenie i papierowy dokument w segregatorze. Dla firm zatrudniających setki osób było to spore obciążenie. Nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, przyjęta w październiku 2025 roku, całkowicie ten obowiązek znosi.

Jeśli zgłoszenie zostało dokonane elektronicznie, pracodawca nie musi już przechowywać papierowych kopii. Cała dokumentacja będzie dostępna w systemie ZUS w formie cyfrowej.

Dla przedsiębiorców to realne ułatwienie – mniej papierów, mniej kosztów i mniejsze ryzyko błędów.
Oczywiście firmy będą musiały zadbać o bezpieczeństwo danych i tworzenie kopii zapasowych, ale ogólnie zmiana znacząco upraszcza procedury.

Dla pracowników ta zmiana nie będzie bezpośrednio odczuwalna, ale w praktyce przyspieszy obieg dokumentów i ułatwi załatwianie spraw w ZUS.

Nowe minimalne wynagrodzenie 2026

Kolejna istotna zmiana to oczywiście wzrost płacy minimalnej. Od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wzrośnie do 4806 zł brutto miesięcznie, a minimalna stawka godzinowa wyniesie 31,40 zł brutto.

Ta sama kwota brutto może dawać różne wyniki netto, a różnice w zarobkach na rękę mogą być spore. Dlaczego? Mówiliśmy o tym szerzej w naszym innym materiale, link tutaj: Minimalne wynagrodzenie 2026 brutto i netto

Dla firm ta zmiana to konieczność weryfikacji wynagrodzeń i przeliczenia kosztów zatrudnienia. Wzrost płacy minimalnej pociąga bowiem za sobą wzrost składek ZUS, świadczeń chorobowych, odpraw i dodatków uzależnionych od wynagrodzenia.

Nowy termin wypłaty ekwiwalentu za urlop od 2026 roku

Od 2026 roku zmieniają się również zasady wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Dotychczas należało go wypłacić najpóźniej w dniu rozwiązania umowy o pracę. To często oznaczało konieczność szybkich, szacunkowych wyliczeń — i ryzyko błędów.

Nowe przepisy pozwolą na większą elastyczność. Pracodawca będzie mógł wypłacić ekwiwalent razem z ostatnim wynagrodzeniem, czyli w terminie wypłaty pensji za ostatni miesiąc pracy.

W praktyce oznacza to, że jeśli firma wypłaca pensje do 10. dnia następnego miesiąca, to ekwiwalent również trafi do pracownika w tym terminie.

Pan Marek zakończył pracę 15 marca 2026 roku. Jego wynagrodzenie wypłacane jest do 10. dnia następnego miesiąca — czyli do 10 kwietnia. Zgodnie z nowymi zasadami, właśnie wtedy otrzyma również ekwiwalent za urlop.

Jawność wynagrodzeń od 24 grudnia 2025

Ostatnia duża zmiana dotyczy jawności wynagrodzeń. To temat, który budzi sporo emocji — i nic dziwnego, bo dotyczy każdego z nas. Od 24 grudnia 2025 obowiązuje przepis art. 18(3ca) Kodeksu pracy, zgodnie z którym kandydat do pracy otrzymuje od pracodawcy informację o wynagrodzeniu, jego początkowej wysokości lub jego przedziale – opartym na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci itd.

Te informacje, pracodawca przekazuje z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z tymi informacjami, w postaci papierowej lub elektronicznej  w ogłoszeniu o pracę,  przed rozmową kwalifikacyjną albo przed nawiązaniem stosunku pracy – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu o naborze albo przed rozmową kwalifikacyjną.

Wprowadzenie zasad jawności płac ma zwiększyć przejrzystość i sprawiedliwość w miejscu pracy.
Pracownicy mają prawo wiedzieć, jakie są widełki płacowe na ich stanowiskach i jakie kryteria wpływają na wysokość wynagrodzenia. Same przepisy, dotyczące m.in. raportowania luk płacowych mają pojawić się do czerwca 2026.

O jawności wynagrodzeń mówiliśmy też w naszym innym materiale – link tutaj: Jawność wynagrodzeń – czy trzeba dawać informację o wynagrodzeniach w ogłoszeniu o pracę?

W każdym razie jeśli pracownik podejrzewa nierówne traktowanie, może wystąpić do pracodawcy o udzielenie informacji o zasadach wynagradzania oraz o poziomie płac na podobnych stanowiskach.

Pracodawca ma obowiązek takiej informacji udzielić – oczywiście z zachowaniem ochrony danych osobowych innych pracowników.

Celem tych przepisów jest ograniczenie dyskryminacji płacowej, zwłaszcza ze względu na płeć, wiek czy pochodzenie, i budowanie bardziej otwartego środowiska pracy.

Przykład: Pan Marek, programista, zauważa różnice w wynagrodzeniach w swoim zespole. Zwraca się do działu kadr o przedstawienie widełek płacowych i zasad wynagradzania. Otrzymuje informacje i dowiaduje się, że różnice wynikają z doświadczenia i zakresu obowiązków.

Z kolei Pani Kasia, specjalistka ds. marketingu, też prosi o dane dotyczące płac na jej stanowisku.
Po analizie okazuje się, że jej kolega zarabia więcej ze względu na dłuższy staż pracy i dodatkowe projekty. Pracodawca ma obowiązek to jasno wyjaśnić. Dzięki takim regulacjom rośnie zaufanie i przejrzystość w firmach.

Jak widzisz, rok 2026 przynosi duży pakiet zmian w prawie pracy – od sposobu liczenia stażu pracy, przez uproszczenia w dokumentach ZUS, po nowe zasady wypłaty ekwiwalentu i jawność wynagrodzeń – wszystkie te modyfikacje mają na celu dostosowanie przepisów do realiów współczesnego rynku.

Dla pracowników oznaczają one więcej praw, większą przejrzystość i lepsze zabezpieczenia. Dla pracodawców – uproszczenie procedur, ale też konieczność dostosowania regulaminów i systemów kadrowych.

To rok, który z pewnością przyniesie sporo zmian w działach HR, kadrach i płacach. Jeśli chcesz być na bieżąco – zapraszamy do udziału w naszym kursie kadry i płace online od podstaw, aktualizowanym zawsze wraz z kolejnymi zmianami przepisów dotyczących prawa pracy i wynagrodzeń.