Czy można pracownika przymusowo wysłać na zaległy urlop wypoczynkowy czy bezpłatny?

Pracownik ma sporo zaległego urlopu. Pracodawca wie, że musi go udzielić najpóźniej do 30 września, ale pracownik nie kwapi się ze złożeniem wniosku o ten urlop zaległy. Czy można w takiej sytuacji wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy przymusowo?

Czy pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania zaległego urlopu?

Co do zasady może, ale w praktyce że nie jest to takie proste, chociaż pozornie przepis kodeksu pracy regulujący tę kwestię jest jasny.

Omówmy ten temat od strony praktycznej, bo przepisy niby proste i krótkie, ale w praktyce mocno zagmatwane. Okazuje się bowiem, że pracownika można zmusić do wykorzystania urlopu zaległego, ale „trochę naokoło” i nie wystarczy zwykłe polecenie służbowe wykorzystania zaległego urlopu w okresie „od do”.

Zaległy urlop wypoczynkowy – jak zmusić pracownika, aby go wykorzystał?

A problem może być poważny – wyobraź sobie pracownicę, która ze względu na staż pracy ma prawo do 26 dni urlopu na rok. Pracownica ta zachodzi w ciążę, idzie na długotrwałe zwolnienie lekarskie przed porodem, następnie rodzi dziecko i korzysta z urlopu macierzyńskiego (20 tygodni), potem rodzicielskiego (32 tygodnie).

Nie ma jej w pracy ponad rok. Nabywa 26 dni, potem z kolejnym 1 stycznia kolejne 26 dni, a może mieć przecież jeszcze urlop zaległy z poprzedniego roku. Tych dni zaległego urlopu uzbierało się kilkadziesiąt. Co w praktyce daje jej 2 – 3 miesiące wolnego urlopowego. Dla pracodawcy to niekorzystne, ale czy może ją zmusić do wykorzystania zaległego urlopu – w całości czy chociaż w części, aby „z niego trochę zejść”?

Pokażmy pewien przykład, aby unaocznić Ci skalę problemu: z dniem 1 stycznia 2025 pracownica nabywa 26 dni urlopu. W ogóle z niego nie korzysta. W listopadzie 2025 idzie na zwolnienie lekarskie będąc już w ciąży i na tym zwolnieniu przebywa do kwietnia. W kwietniu 2026 rodzi dziecko i idzie na urlop macierzyński 20 tygodni, następnie rodzicielski 32 tygodnie.

Zwolnienie lekarskie to okres, za jaki pracownik normalnie nabywa prawo do urlopu, czas L4 nie pomniejsza należnej puli urlopu wypoczynkowego. Ten jej rodzicielski kończy się w kwietniu 2027. A więc ona ma zaległy urlop 26 dni z 2025 roku, kolejne 26 dni urlopu zaległego z 2026 roku i od 1 stycznia 2027 nabyła kolejne 26 dni urlopu. Łącznie ma 78 dni urlopu do wykorzystania.

A co więcej – jeśli to pracownica np. z umiarkowanym czy znacznym stopniem niepełnosprawności, to ona ma prawo do urlopu dodatkowego 10 dni za rok. No więc mamy już 108 dni urlopu. Czyli ponad 5 miesięcy wolnego od pracy. Oczywiście płatnego przez pracodawcę.

Czy zaległy urlop przedawnia się i po jakim czasie?

Tak, Urlop zaległy przedawnia się po 3 latach licząc od dnia, w którym stał się wymagalny. Czyli jeśli pracownik nabył prawo do urlopu w 2025 roku, ten urlop przechodzi na 2026 jako urlop zaległy, to pracodawca powinien go udzielić najpóźniej do 30 września.

Licząc 3 lata od października, jeśli ten urlop zaległy nie zostanie wykorzystany, to się przedawni.

Przymusowy urlop zaległy – co mówią przepisy kodeksu pracy?

Kwestię udzielania zaległego urlopu wypoczynkowego reguluje przepis art. 168 kodeksu pracy. Stosownie do tego przepisu

urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 (czyli co do zasady zgodnie z planem urlopów) należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167(2) – czyli urlopu na żądanie.

Zwróć uwagę – przepis nie mówi, że pracodawca może wysłać pracownika przymusowo na urlop zaległy, ale że ma go udzielić najpóźniej do 30 września. Oznacza to, że ten urlop zaległy musi rozpocząć się najpóźniej 30 września.

A tu pisaliśmy: Urlop na żądanie – kiedy najpóźniej złożyć wniosek

Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop według Kodeksu pracy?

Rozprawmy się od razu z pewnym mitem, że pracownik musi wykorzystać urlop zaległy do 30 września. Nie – ten urlop wypoczynkowy zaległy ma być udzielony najpóźniej 30 września. Czyli jeśli pracownik ma np. 11 dni zaległego urlopu, to on musi rozpocząć korzystanie z tych 11 dni zaległego urlopu najpóźniej 30 września. Czyli pierwszy dzień tego urlopu może przypadać 30 września i następnie jest on kontynuowany w październiku.

Tu jedna ważna rzecz – przepis mówi, że nie dotyczy to części urlopu zaległego udzielanej zgodnie z art. 167(2) kodeksu pracy, czyli na żądanie. O co tu chodzi w praktyce?

Wyobraź sobie, że pracownik ma 26 dni urlopu za 2025 rok. W tym ma 4 dni urlopu na żądanie. Wykorzystał w 2025 roku 17 dni urlopu, w tym 1 dzień na żądanie.

No i na 2026 rok przechodzi mu jako zaległy 9 dni urlopu. A w tych 9 dniach są 3 dni, które mogły być w 2025 roku urlopem na żądanie. Urlopu na żądanie udziela się z puli urlopu wypoczynkowego, to nie jest dodatkowy urlop wypoczynkowy.

No więc jeśli pracownik w 2025 roku wykorzystał 17 dni urlopu, w tym 1 na żądanie, to miał w tym roku jeszcze do wykorzystania 9 dni, w tym 3 na żądanie. No i te 9 dni urlopu przechodzi na 2026 rok jako urlop zaległy, przy czym zgodnie z przepisem art. 168 z tych 9 dni pracodawca musi do 30 września udzielić 6 dni, a te 3, które w 2025 roku mogły być urlopem na żądanie, pracodawca udziela do końca grudnia.

I teraz kwestia, czy można pracownika przymusowo wysłać na zaległy urlop wypoczynkowy. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 24 stycznia 2006 roku sygn. I PK 124/05 stwierdził, iż pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody.

W praktyce jednak to się nie może odbyć w ten sposób. W praktyce, zgodnie z art. 161. pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Czyli pracownik co do zasady powinien w danym roku wykorzystać cały urlop.

Jedynie jeśli nie był w stanie go wykorzystać np. z powodu zwolnień lekarskich, nieobecności itd. urlop ten przechodzi na rok następny jako urlop zaległy. Pracodawca może zobowiązać pracownika, aby ten wskazał, w jakim okresie wykorzysta zaległy urlop.

Nie można co do zasady narzucić konkretnego terminu. Przykładowo nie można pracownikowi wydać polecenia służbowego w stylu: Zobowiązuję Panią do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego z 2025 roku w okresie od 13 do 17 lipca 2026 roku.

Można zrobić inaczej – zobowiązać pracownika poleceniem służbowym, aby ten wskazał, w jakim okresie zaległy urlop wykorzysta. Jeśli pracownik tego polecenia nie wykona, można nałożyć na niego karę upomnienia czy nagany.

Taki sposób postępowania potwierdza Główny Inspektorat Pracy:

Czyli w praktyce nie zmuszamy pracownika do wykorzystania urlopu zaległego w okresie, jaki chcemy mu narzucić, ale niejako zmuszamy pracownika do wskazania terminu, w jakim ten zaległy urlop wykorzysta. A to możemy zrobić, bo to element pewnej organizacji i porządku pracy.

A przepis art. 100 §2 pkt 2 Kodeksu pracy wskazuje wprost: Pracownik jest obowiązany w szczególności przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku.

W ostateczności, jeśli pracownik i tak odmawia wskazania terminu, w jakim wykorzysta urlop zaległy, pracodawca może go na ten przymusowy urlop zaległy wysłać poleceniem służbowym i zasłonić się tym, że niespełnienie obowiązku udzielenia urlopu wypoczynkowego zaległego do dnia 30 września naraża go na sankcje, np. grzywnę nałożoną przez PIP.

No i trzeba pamiętać o tym, że nie cały urlop zaległy musi zostać udzielony do 30 września – ta część z tego zaległego urlopu, która w roku poprzednim mogła być urlopem na żądanie, może zostać wykorzystana później.

Sprawdź także: Urlop okolicznościowy – kiedy i komu przysługuje?

Czy można wykorzystać zaległy urlop w częściach?

Można, pod warunkiem, że ostatnia część tego urlopu zaległego zostanie udzielona najpóźniej do 30 września (z wyłączeniem tej części urlopu, która w roku poprzednim mogła być urlopem na żądanie).

Oczywiście, jeśli z urlopu zaległego korzysta pracownica, która „przeplata” go z urlopem rodzicielskim, to może się zdarzyć, że ten zaległy urlop nie zostanie udzielony w całości do 30 września. Natomiast jeśli nie jest to obiektywnie możliwe, aby urlopu zaległego udzielić w kodeksowym terminie, udziela się go po prostu w najbliższym możliwym czasie.

Czy można pracownika wysłać przymusowo na urlop bezpłatny?

Nie można. Tu sprawa jest jasna. Zgodnie z art. 174 §1 kodeksu pracy urlopu bezpłatnego udziela się na pisemny wniosek pracownika. Druga możliwość, czyli udzielenie urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy na rzecz innego pracodawcy wymaga z kolei zgody pracownika.

To bardzo ważne. Pracodawca nie może jednostronnie wysłać pracownika na przymusowy urlop bezpłatny. Nawet, jeśli np. ma trudną sytuację finansową, spadek zamówień itd., wymuszenie na pracowniku skorzystania z urlopu bezpłatnego jest niezgodne z przepisami.

Jeżeli pracodawca jednostronnie odsuwa pracownika od pracy i nie wypłaca mu wynagrodzenia, może to być traktowane jako naruszenie podstawowych obowiązków pracodawcy i prowadzić do roszczeń ze strony pracownika (np. o wynagrodzenie za czas gotowości do pracy) – o przestoju mówiliśmy w naszym materiale o okresach zaliczanych do czasu pracy – link w opisie.

To ważne, bo w czasie urlopu bezpłatnego zawieszeniu ulega obowiązek świadczenia pracy i wypłaty wynagrodzenia. Okres urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

Zgoda pracownika na urlop bezpłatny musi być wyraźna i świadoma, najlepiej wyrażona na piśmie.

Sprawdź nasze Kursy online dla kadrowych od podstaw – z dostępem 24/7 i wygodną formą nauki.