Urlop rodzicielski 9 tygodni – zasady udzielania

Urlop rodzicielski 9 tygodni, czyli ta ekstra część do wykorzystania wyłącznie dla drugiego rodzica, rodzi w praktyce sporo pytań i problemów. Teoretycznie sprawa jest prosta.

Przepis regulujący tę część rodzicielskiego stanowi tylko tyle: każdemu z pracowników – rodziców dziecka przysługuje wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego z wymiaru urlopu określonego w § 1 i 2 (czyli łącznego wymiaru rodzicielskiego należnego obojga rodzicom). Prawa tego nie można przenieść na drugiego z pracowników – rodziców dziecka.

Tyle, że przepis obowiązuje od 26 kwietnia 2023, a sam urlop rodzicielski może zostać wykorzystany do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 lat. A przecież dziecko mogło urodzić się jeszcze przed zmianą przepisów.

Urlop rodzicielski 9 tygodni – kiedy i komu przysługuje?

Najpierw absolutne minimum informacji o samym rodzicielskim, bo tu również krążą różne, niekoniecznie zgodne z prawdą informacje. Zgodnie z art. 182(1a) §1 kodeksu pracy pracownicy – rodzice dziecka mają prawo do urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem w wymiarze do 41 albo 43 tygodni – w zależności czy urodziło się jedno dziecko, czy bliźniaki i więcej.

Do tego dochodzi kwestia wydłużenia rodzicielskiego w przypadku łączenia go z pracą, ekstra rodzicielskiego dla rodziców podlegających ustawie o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, ale to zostawiamy z boku.

Rodzice mogą się rodzicielskim podzielić – łącznie mają te 41 czy 43 tygodnie, przy czym ta część 9 tygodni przysługuje wyłącznie jednemu z nich. W praktyce oznacza to, że np. matka może wykorzystać maksymalnie 32 tygodnie rodzicielskiego, a ojciec 9, może też być np. tak, że matka wykorzysta 21 tygodni rodzicielskiego, a ojciec 20 tygodni, ale nie może być tak, że np. matka wykorzysta 36 tygodni rodzicielskiego, a ojciec 5.

Co ważne – ta ekstra część urlopu rodzicielskiego w wymiarze do 9 tygodni wprowadzona została w przepisach w kwietniu 2023, a skorzystać z niej mogą co do zasady rodzicie dzieci urodzonych od 26 kwietnia 2023, a jeśli dziecko urodziło się wcześniej, to warunkiem skorzystania z tej części 9 tygodni rodzicielskiego jest to, aby na dzień 2 sierpnia 2022 matka miała prawo chociaż do jednego dnia urlopu rodzicielskiego.

9 tygodni rodzicielskiego a data urodzenia dziecka

Jak to działa w praktyce? Rozpatrzmy różne przypadki i od razu będziesz wiedzieć, kiedy ten urlop rodzicielski 9 tygodni się należy, a kiedy nie.

1 przypadek. Dziecko urodziło się 12 marca 2024. Oboje z rodziców pracuje na etatach. Czyli rodzice dziecka mają prawo do urlopu rodzicielskiego na nowych zasadach, a więc mają do wykorzystania 41 tygodni rodzicielskiego, czyli np. matka 32 tygodnie, ojciec 9 tygodni.

2 przypadek: dziecko urodziło się 12 marca 2024. Matka dziecka od kilku lat jest osobą bezrobotną i w dniu porodu również była bezrobotna. Nie ma to znaczenia, obecnie rodzicielski dla ojca nie jest uzależniony od tego, czy matka miała status pracownika w chwili porodu, czy nie.

Pracownik – ojciec wychowujący dziecko ma prawo do urlopu rodzicielskiego w wymiarze do 32 tygodni, gdy matka dziecka w dniu porodu była zarejestrowana w urzędzie pracy jako osoba bezrobotna.

Matka nie ma prawa do tych 9 tygodni rodzicielskiego, bo ona nie pracuje, nie ma statusu pracownika. Niemniej ojciec te swoje max 32 tygodnie ma.

3 przypadek: dziecko urodziło się 12 maja 2022. Matka dziecka od tego dnia przebywała na urlopie macierzyńskim przez 20 tygodni. Czyli na dzień 2 sierpnia 2022 ona miała prawo do chociaż jednego dnia urlopu rodzicielskiego, a więc zgodnie z art. 34 ustawy nowelizującej ojciec dziecka ma prawo do 9 tygodni rodzicielskiego ekstra.

4 przypadek. Dziecko urodziło się 12 maja 2022. Matka w chwili porodu była bezrobotna i nadal jest bezrobotna. A więc na dzień 2 sierpnia 2022 ona nie miała prawa do urlopu rodzicielskiego, bo nie miała statusu pracownika. A zatem ojcu obecnie nie przysługuje ta ekstra część urlopu rodzicielskiego 9 tygodni.

Czyli w praktyce z wydłużonego urlopu rodzicielskiego mogą skorzystać również pracownicy, którzy w dniu 26 kwietnia 2023 roku korzystali z urlopu rodzicielskiego bądź mieli do niego prawo, przed 26 kwietnia 2023 roku złożyli wniosek o urlop rodzicielski, ale 26 kwietnia 2023 r. jeszcze z niego nie korzystali, a także w okresie od 2 sierpnia 2022 r. do 25 kwietnia 2023 r. (włącznie) mieli prawo do urlopu rodzicielskiego albo jego części lub korzystali z urlopu rodzicielskiego albo jego części udzielonego na podstawie przepisów Kodeksu pracy w brzmieniu sprzed zmiany.

Co ważne – dziecko mogło urodzić się nawet np. w 2020 roku – jeśli matka do 2 sierpnia 2022 nie wykorzystała w całości rodzicielskiego, zostawiła sobie tzw. luźną część na starych przepisach i okazuje się, że na dzień 2 sierpnia 2022 mogła z niej skorzystać, to ojciec dziecka ma teraz prawo do urlopu rodzicielskiego 9 tygodni i może z nich skorzystać do końca roku, w którym dziecko kończy 6 lat.

Matka na urlopie macierzyńskim a ojciec na urlopie rodzicielskim

Pamiętaj – obecnie urlop rodzicielski dla ojca nie jest już powiązany z tym, czy matka pracuje, czy nie. Matka może być osobą bezrobotną, jeśli urodzi dziecko, to nie ma prawa do urlopu macierzyńskiego, ale ojciec normalnie ma prawo do max 32 tygodni urlopu rodzicielskiego, już bez tej ekstra części 9 tygodni, bo ona jest wyłącznie dla drugiego rodzica.

Pracownicy – rodzice dziecka mogą korzystać z urlopu rodzicielskiego jednocześnie – w takim przypadku łączny wymiar urlopu rodzicielskiego nie może przekraczać ogólnego wymiaru. Co ważne – może być tak, że np. matka dziecka jest pracownikiem (pracuje na etacie), a ojciec prowadzi własną działalność gospodarczą.

Wówczas ojciec nie ma prawa do urlopu rodzicielskiego, bo nie ma statusu pracownika, ale jeśli z tytułu działalności gospodarczej podlega dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu, to ma prawo do zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego.

Sprawdź także: Umowa zlecenia na urlopie wychowawczym

Czyli np. matka dziecka z dniem 10 sierpnia rozpoczyna korzystanie z urlopu rodzicielskiego w wymiarze 30 tygodni, a jednocześnie od tego samego dnia ojciec prowadzący działalność gospodarczą i podlegający dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu pobiera zasiłek macierzyński za czas urlopu rodzicielskiego przypadającego na niego, czyli 11 tygodni (łącznie mają 41 tygodni, jeśli korzystają równolegle, to te okresy po prostu sumuje się).

I jeszcze jedno – ojciec może wykorzystać swoją część rodzicielskiego już w czasie, gdy matka przebywa na macierzyńskim. Nie musi czekać, aż matka ten urlop macierzyński zakończy. Może być tak, że matka urodziła i przebywa na macierzyńskim od dnia porodu, a np. już od dnia następnego ojciec korzysta ze swojej części urlopu rodzicielskiego.

Rodzicielski 9 tygodni wyłącznie dla jednego rodzica

Przypominamy – te 9 tygodni rodzicielskiego to wyłączna część dla jednego z rodziców i nie da się jej przenieść na drugiego rodzica. Czyli jeśli np. ojciec prowadzi działalność gospodarczą, ale nie opłaca dobrowolnej składki chorobowej chciałby należne mu 9 tygodni przenieść na matkę, bo wie, że i tak zasiłek macierzyński mu się nie należy, to nie może. Matka może mieć max 32 tygodnie.

Przepis art. 182(1a) §5 Kodeksu pracy wskazuje wprost:

Każdemu z pracowników – rodziców dziecka przysługuje wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego z wymiaru urlopu określonego w § 1 i 2 (czyli tych 41 albo 43 tygodni). Prawa tego nie można przenieść na drugiego z pracowników – rodziców dziecka.

O urlopie ojcowskim i rodzicielskim dla ojca dziecka mówiliśmy szczegółowo w naszym innym materiale na naszym innym blogu tutaj: Urlop ojcowski i rodzicielski dla ojca dziecka.

Jak się liczy zasiłek za 9 tygodni rodzicielskiego dla ojca?

Za czas urlopu rodzicielskiego – tej ekstra części dla jednego z rodziców, 9 tygodni – przysługuje zasiłek macierzyński w wysokości 70% podstawy. Zasiłek ten wypłaca albo pracodawca albo ZUS – zaraz powiemy, skąd różnica i jakie dokumenty są wymagane, aby pracownik taki zasiłek macierzyński za czas swojej wyłącznej części urlopu rodzicielskiego otrzymał.

Zasiłek macierzyński za ten czas wypłaca albo pracodawca albo ZUS. Jeśli wypłaca go pracodawca, pracownik nie musi składać osobnego wniosku o wypłatę tego zasiłku. Jeśli płatnikiem zasiłku jest ZUS, pracownik składa wniosek o wypłatę zasiłku w ZUS – np. przez swoje konto na PUE.

I teraz zasiłek macierzyński za czas urlopu rodzicielskiego – tych 9 tygodni. Wysokość tego zasiłku ustala art. 31 ust. 3f tzw. ustawy zasiłkowej – ustawy z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Stosownie do powołanego przepisu zasiłek macierzyński za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego w części przysługującej drugiemu rodzicowi dziecka, o której mowa w art. 182(1a) § 4 Kodeksu pracy (czyli tej nieprzenaszalnej części 9 tygodni urlopu rodzicielskiego), wynosi 70% podstawy wymiaru zasiłku.

I od razu jedna uwaga – przepis mówi wyraźnie: zasiłek macierzyński za te 9 tygodni rodzicielskiego to 70% podstawy, a nie 70% pensji pracownika.

W dużym skrócie: podstawa zasiłku macierzyńskiego to średnie wynagrodzenie należne za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik rozpoczął korzystanie ze swojej części 9 tygodni urlopu rodzicielskiego.

Przykładowo – pracownik został zatrudniony 1 marca 2024 z pensją 5500 zł brutto. Nie ma żadnych innych składników wynagrodzeń, jedynie pensję zasadniczą. Od 1 września 2024 dostał podwyżkę i zarabia 6200 zł brutto.

10 lipca 2025 rozpoczyna korzystanie ze swojej części 9 tygodni urlopu rodzicielskiego. Za lipiec otrzyma zatem wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca od do 9 lipca oraz zasiłek macierzyński za czas urlopu rodzicielskiego od 10 do 31 lipca.

Na urlopie przebywa dłużej, ten swój urlop rodzicielski kończy we wrześniu, ale i tak każdy miesiąc musimy rozliczać osobno, a więc musimy naliczyć zasiłek macierzyński za ten okres od 10 do 31 lipca.

No więc podstawą do tego zasiłku będzie wynagrodzenie należne za 12 miesięcy poprzedzających lipiec 2025, czyli za okres od czerwca 2025 wstecz do lipca 2024.

A w tym okresie pracownik otrzymał 5500 zł brutto za lipiec i sierpień 2024 plus 6200 zł brutto za każdy miesiąc od września do czerwca.

Uwaga – nie ma znaczenia, czy pensja za lipiec jest wypłacana np. 31 lipca czy 10 sierpnia. Ustalając podstawę bierzemy wynagrodzenie należne za 12 miesięcy poprzedzających, a nie wypłacone w okresie tych miesięcy.

Dla formalności – w tej naszej średniej pomija się miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązujących go godzin. Przykładowo w październiku 2024 był na zwolnieniu lekarskim 20 dni. No więc przepracował mniej niż połowę obowiązujących go godzin, a więc październik w średniej pomijamy i nie cofamy się o jeszcze miesiąc wstecz, ale liczymy średnią z 11 miesięcy.

Liczymy podstawę zasiłku:

5500 – 13,71% z 5500 = 4745,95 zł

6200 – 13,71% z 6200 = 5349,98 zł

Te 13,71% wynika wprost z przepisów, po prostu brutto pomniejszamy o tę wartość i dopiero liczymy średnią.

W naszym przykładzie ta nasza średnia wyniesie:

2 * 4745,95 (lipiec i sierpień 2024) + 10 * 5349,98 (od września 2024 do czerwca 2025) = 62991,70 zł

62991,70 zł / 12 = 5249,31 zł

No i mamy już ustaloną podstawę do zasiłku. Możemy policzyć zasiłek macierzyński za czas urlopu rodzicielskiego w lipcu:

5249,31 zł / 30 * 70% * 22 dni zasiłku (od 10 do 31 lipca) = 2694,64 zł

Do tego dochodzi jeszcze wynagrodzenie za przepracowaną część lipca, liczone już od brutto:

6200 – 6200 / 30 * 22 dni z zasiłkiem = 1653,33 zł

Podane kwoty są kwotami brutto. Tu policzymy na szybko, zakładając, że pracownik nie został zapisany do PPK, przysługują mu koszty uzyskania przychodu 250 zł oraz ulga podatkowa 300 zł

Lista płac z zasiłkiem macierzyńskim za czas urlopu rodzicielskiego

Wynagrodzenie za część miesiąca brutto: 1653,33 zł

Zasiłek macierzyński za czas urlopu rodzicielskiego w lipcu: 2694,64 zł

Podstawa składek społecznych: 1653,33 zł

Składki społeczne pracownika: 13,71% z 1653,33 zł  = 226,67 zł

Podstawa składki zdrowotnej: 1653,33 – 226,67 = 1426,66

Ubezpieczenie zdrowotne: 9% z 1426,66 = 128,40 zł

Koszt uzyskania przychodu: 250 zł

Podstawa podatku: 1653,33 – 226,67 – 250 + 2694,64 = 3871,31 = po zaokrągleniu 3871 zł

Uwaga – tu doliczamy zasiłek, jeśli wypłaca go pracodawca. Jeśli wypłaca go ZUS, nie doliczamy go tutaj oczywiście, w ogóle go nie liczymy.

Ulga podatkowa: 300 zł

Zaliczka na podatek 12% z 3871 – 300 = 164,56 = po zaokrągleniu 165

Netto: 1653,33 Zasadnicze za część miesiąca + 2694,64 zasiłek macierzyński – 226,67 ZUS pracownika – 128,40 zdrowotne – 165 podatek = 3827,91 zł

A gdyby pracownik nie korzystał z urlopu rodzicielskiego, to za cały przepracowany miesiąc od 6200 zł brutto dostałby na rękę 4556,48 zł. Jak widzisz, trochę jednak przez ten zasiłek macierzyński 70% podstawy traci.

W sierpniu już sprawa prosta – cały miesiąc na rodzicielskim, więc kwota zasiłku brutto wyniesie:

5249,31 zł / 30 * 70% * 31 = 3797 zł brutto.

Dzielimy zawsze przez 30, niezależnie od tego, ile miesiąc ma dni.

Te wyliczenia dotyczą przypadku najprostszego, kiedy pracownik ma jedynie pensję zasadniczą, nie ma jakiś składników zmiennych typu prowizje, premie, nadgodziny itd., do tego pomniejszanych nieproporcjonalnie. W każdym razie wiesz już mniej więcej, jak taki zasiłek macierzyński się nalicza, jeśli ojciec korzysta ze swoich 9 tygodni urlopu rodzicielskiego.

Wniosek o urlop rodzicielski 9 tygodni dla ojca dziecka

I jeszcze wniosek o udzielenie tego urlopu rodzicielskiego. Urlop rodzicielski udzielany jest na wniosek. Wniosek pracownik może złożyć papierowo lub elektronicznie, w terminie nie krótszym niż na 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu rodzicielskiego.

Do wniosku pracownik – ojciec dziecka powinien dołączyć:

• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka lub zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka, wydany przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju, albo kopie tych dokumentów,
• oświadczenie o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego albo z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego przez matkę dziecka przez okres wskazany we wniosku.

O tym i innych uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem mówimy w naszych kursach kadrowo-płacowych. Znajdziesz je tutaj: Kursy kadrowo płacowe online.