Urlop okolicznościowy – czym jest i na co przysługuje?

Urlop okolicznościowy to szczególny rodzaj zwolnienia od pracy, przysługujący pracownikowi w związku z istotnymi wydarzeniami w jego życiu osobistym lub rodzinnym. Jego celem jest umożliwienie pracownikowi uczestnictwa w ważnych momentach rodzinnych oraz załatwienia niezbędnych formalności z nimi związanych. Ile dni urlopu okolicznościowego można wziąć i komu przysługują takie dni wolne?

Z tego artykułu dowiesz się:

• Podstawa prawna i zasady udzielania urlopu okolicznościowego
• Zasady udzielania urlopu okolicznościowego
• Komu przysługuje urlop okolicznościowy?
• Termin wykorzystania urlopu okolicznościowego

Podstawa prawna i zasady udzielania urlopu okolicznościowego

Urlop okolicznościowy to szczególny rodzaj zwolnienia od pracy, przysługujący pracownikowi w związku z ważnymi wydarzeniami w jego życiu osobistym i rodzinnym. Jego zasady zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.

Kiedy przysługuje urlop okolicznościowy? Zgodnie z § 15 tego rozporządzenia, pracodawca jest zobowiązany zwolnić pracownika od pracy na czas niezbędny do uczestniczenia w określonym wydarzeniu oraz dopełnienia związanych z nim formalności. Wymiar urlopu okolicznościowego uzależniony jest od rodzaju zdarzenia:

• 2 dni urlopu okolicznościowego przysługują w przypadku: ślubu pracownika, narodzin dziecka, zgonu i pogrzebu małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy.
• 1 dzień urlopu okolicznościowego przysługuje w przypadku: ślubu dziecka, zgonu i pogrzebu rodzeństwa, teściowej, teścia, babci, dziadka oraz osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Urlop okolicznościowy jest w pełni płatny – pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia obliczanego na takich samych zasadach, jak za czas urlopu wypoczynkowego.

Zasady udzielania urlopu okolicznościowego

Urlop okolicznościowy przysługuje pracownikowi w związku z określonymi wydarzeniami rodzinnymi, które mają istotne znaczenie dla jego życia osobistego. Jego celem jest umożliwienie pracownikowi uczestnictwa w tych wydarzeniach oraz dopełnienie niezbędnych formalności.

1. Prawo do urlopu okolicznościowego przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę, bez względu na staż pracy, wymiar etatu czy rodzaj umowy.
2. Urlop należy się w związku z konkretnym wydarzeniem – może być wykorzystany w dniu wydarzenia, w jego przeddzień lub w dniach następujących po nim, jeśli jest to uzasadnione koniecznością załatwienia formalności.
3. Wniosek o urlop okolicznościowy należy złożyć u pracodawcy przed planowaną nieobecnością lub niezwłocznie po zaistnieniu zdarzenia.
4. Pracodawca nie może odmówić przyznania urlopu okolicznościowego, jeśli pracownik spełnia warunki do jego uzyskania.
5. Po powrocie do pracy należy dostarczyć dokumenty potwierdzające zaistnienie okoliczności, np. akt urodzenia dziecka, akt małżeństwa, akt zgonu.

Warto pamiętać, że urlop okolicznościowy nie jest wliczany do puli urlopu wypoczynkowego, co oznacza, że pracownik nie traci dni przysługujących mu na odpoczynek.

Komu przysługuje urlop okolicznościowy?

Zastanawiasz się, komu przysługuje urlop okolicznościowy? Prawo do urlopu okolicznościowego mają wszyscy pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, niezależnie od jej rodzaju (na czas określony, nieokreślony, okres próbny) i wymiaru etatu. Nie przysługuje on natomiast osobom zatrudnionym na umowę zlecenie, umowę o dzieło ani samozatrudnionym.

Czy urlop okolicznościowy można podzielić na części?

Nie, urlop okolicznościowy musi być wykorzystany w całości. Pracownik nie może podzielić go na kilka dni i korzystać z niego w różnych terminach.

Czy niewykorzystany urlop okolicznościowy przepada?

Tak, jeśli pracownik nie skorzysta z urlopu okolicznościowego w odpowiednim czasie, traci do niego prawo. Urlop ten nie przechodzi na kolejne lata ani nie podlega wymianie na ekwiwalent pieniężny.

Jakie dokumenty są wymagane do urlopu okolicznościowego?

Pracownik musi przedstawić dokument potwierdzający zaistnienie okoliczności będącej podstawą do urlopu. Mogą to być:

• akt małżeństwa – w przypadku ślubu,
• akt urodzenia dziecka,
• akt zgonu – w przypadku śmierci bliskiej osoby.

Termin wykorzystania urlopu okolicznościowego

Przepisy prawa pracy nie określają dokładnego terminu, w jakim pracownik musi wykorzystać urlop okolicznościowy. Jednak zgodnie z przyjętą praktyką, urlop okolicznościowy powinien być bezpośrednio związany czasowo z wydarzeniem, które stanowi podstawę jego przyznania.

Czy urlop okolicznościowy trzeba wziąć dokładnie w dniu wydarzenia?

Nie, urlop nie musi być wykorzystany dokładnie w dniu zdarzenia. Pracownik ma prawo ubiegać się o dzień wolny w terminie, który umożliwi mu dopełnienie formalności lub udział w wydarzeniu.

Oznacza to, że może on skorzystać z urlopu okolicznościowego w dniu zdarzenia, przed nim lub bezpośrednio po nim, jeśli wynika to z jego potrzeb, np.:

• organizacji uroczystości rodzinnej,
• konieczności załatwienia formalności,
• podróży na miejsce wydarzenia,
• udziału w pogrzebie w innym mieście lub kraju.

Przykładowo:

• Dzień wolny na ślub dziecka – można go wykorzystać w dniu ceremonii lub na dzień przed ślubem, jeśli pracownik chce pomóc w organizacji uroczystości.
• Dni wolne na pogrzeb – urlop okolicznościowy można wykorzystać zarówno w dniu pogrzebu, jak i w dniu poprzedzającym, jeśli pracownik musi załatwić formalności związane z pochówkiem.

Czy można odroczyć wykorzystanie urlopu okolicznościowego?

Co do zasady, urlop okolicznościowy powinien zostać wykorzystany w czasie ściśle powiązanym z wydarzeniem, jednak w wyjątkowych sytuacjach istnieje możliwość jego wykorzystania w późniejszym terminie.

Przykłady sytuacji, w których pracownik może złożyć wniosek o urlop w późniejszym terminie:

• opóźnienie formalności związanych z pogrzebem (np. konieczność transportu zwłok z zagranicy),
• ślub cywilny i kościelny w różnych terminach – pracownik może wnioskować o urlop na jedno z tych wydarzeń,
• nagła sytuacja uniemożliwiająca wykorzystanie urlopu w danym momencie (np. pobyt w szpitalu).

Podsumowanie

Urlop okolicznościowy to istotne uprawnienie pracownicze, które pozwala na uczestnictwo w ważnych wydarzeniach rodzinnych oraz dopełnienie związanych z nimi formalności. Komu przysługuje urlop okolicznościowy? Przysługuje on każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę i jest w pełni płatny. Ile dni urlopu okolicznościowego można wziąć? Jego wymiar zależy od rodzaju zdarzenia – 2 dni przysługują m.in. w przypadku ślubu pracownika czy zgonu rodzica, a 1 dzień na ślub dziecka lub pogrzeb teścia.

Urlop ten nie jest wliczany do urlopu wypoczynkowego i powinien być wykorzystany w terminie ściśle związanym z wydarzeniem. Pracownik musi złożyć wniosek o urlop okolicznościowy i dostarczyć stosowne dokumenty do urlopu okolicznościowego, takie jak akt małżeństwa, akt urodzenia czy akt zgonu.

Chcesz poszerzyć swoją wiedzę z zakresu kadr i płac lub administracji? Sprawdź kurs kadr i płac oraz kurs administracji. Skorzystaj także z szerokiej oferty certyfikowanych kursów online, które pomogą Ci zdobyć cenne kompetencje zawodowe!