Jawność wynagrodzeń – co musisz wiedzieć?

Jawność wynagrodzeń nie oznacza, że pracodawca musi podawać konkretną wysokość wynagrodzenia już w ogłoszeniu o pracę. To mit, który dość szybko pojawił się, jak tylko rozpoczęły się prace nad nowelizacją kodeksu pracy. Ostatecznie przyjęte przepisy, które będą obowiązywać od 24 grudnia 2025 roku nie nakładają na pracodawcę obowiązku informowania o wysokości wynagrodzenia w ogłoszeniu o pracę.

Na czym ma polegać jawność wynagrodzeń w praktyce i jakie pracodawca będzie miał obowiązki?

Na czym więc ma polegać ta jawność wynagrodzenia? Otóż pracodawca będzie musiał ujawnić konkretną kwotę albo widełki, ale niekoniecznie w ogłoszeniu o pracę. Omówmy nieco bliżej ten temat. Tym bardziej, że Dyrektywa unijna będzie nakładać na pracodawców sporo dodatkowych obowiązków w zakresie wynagrodzeń, w tym m.in. obowiązek raportowania o lukach płacowych oraz podejmowania działań naprawczych.

Oczywiście żeby sprawa była jasna – wprowadzenie jawności wynagrodzeń nie oznacza publikowania imiennych list płac. Wysokość wynagrodzenia konkretnego pracownika to nadal jego dana osobowa, podlegająca ochronie w rozumieniu RODO.

Od 24 grudnia 2025 roku zaczynają obowiązywać w Polsce nowe przepisy Kodeksu pracy, nakładające na pracodawców konkretne obowiązki informacyjne względem kandydatów do pracy. Dodatkowo do 7 czerwca 2026 nastąpi pełna implementacja Dyrektywy 2023/970, która w sposób kompleksowy reguluje zagadnienia przejrzystości wynagrodzeń i egzekwowania zasady równości płac.

Ważna rzecz – przepisy dotyczą wynagrodzeń pracowników, a więc osób zatrudnionych w stosunku pracy, a nie np. na zleceniu czy B2B. O różnicach i o tym, co korzystniejsze mówiliśmy w naszym innym materiale na naszym innym blogu tutaj: Umowa zlecenia i umowa o pracę różnice.

Jawność wynagrodzeń w praktyce

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza obowiązek przekazania osobie ubiegającej się o zatrudnienie informacji o wysokości wynagrodzenia, które jest przewidziane na danym stanowisku. Pracodawca ma do wyboru kilka form przekazania tej informacji – może wskazać konkretną kwotę, początkową stawkę lub przedział płacowy, tzw. widełki.

Istotne jest jednak, że dane te muszą być oparte na obiektywnych i neutralnych kryteriach, w szczególności z zachowaniem zasady równości płci. Jeżeli u pracodawcy obowiązuje regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy, przekazywana informacja powinna być z nimi zgodna.

Moment przekazania informacji o wynagrodzeniu

W praktyce oznacza to, że pracodawca może, ale nie musi, zawrzeć informację o wynagrodzeniu już w ogłoszeniu o pracę. Może również poczekać do momentu rozmowy kwalifikacyjnej, a nawet przekazać taką informację dopiero tuż przed podpisaniem umowy o pracę.

Kluczowe jest to, aby kandydat poznał wysokość wynagrodzenia zanim podejmie decyzję o zatrudnieniu – czyli przed nawiązaniem stosunku pracy. Informacja nie może być zatajona do chwili podpisania umowy – byłoby to niezgodne z przepisami i mogłoby naruszać prawa kandydata.

Obowiązek neutralności płciowej w ogłoszeniach

Nie bez znaczenia jest również sposób sformułowania ogłoszeń o pracę. Nowelizacja nakłada na pracodawców obowiązek stosowania neutralnych płciowo określeń w nazwach stanowisk oraz formułowania treści ogłoszeń w sposób niedyskryminujący. Czyli w praktyce będzie tak, że np. nazwy stanowisk trzeba będzie podawać w dwóch formach: Kierownik/Kierownicza, sekretarka/sekretarz itd.

Pracodawcy powinni unikać zwrotów wskazujących na preferencje względem płci, wieku czy innych cech chronionych prawnie. W praktyce oznacza to konieczność uważnego przeglądu dotychczasowych szablonów ogłoszeń rekrutacyjnych i ich dostosowania do nowych standardów.

Zakaz pytania o poprzednie wynagrodzenie

Jedną z najważniejszych zmian wprowadzonych przez nowe przepisy jest wyraźny zakaz żądania od kandydatów informacji na temat ich wcześniejszych wynagrodzeń. Pracodawca nie może domagać się ujawnienia zarobków otrzymywanych w poprzednich miejscach pracy. To wprost wynika ze znowelizowanego art. 22(1) §1 pkt 6 Kodeksu pracy:

Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących przebieg dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy.

Ma to na celu przeciwdziałanie utrwalaniu się nierówności płacowych – zwłaszcza w kontekście niższych historycznie wynagrodzeń kobiet. Kandydat może z własnej inicjatywy podać informacje o dotychczasowej pensji, ale nie może być do tego w żaden sposób zmuszany ani oceniany na tej podstawie.

Wynagrodzenie jako dana osobowa – a RODO

Wysokość wynagrodzenia pracownika stanowi daną osobową, co oznacza, że podlega ochronie wynikającej z przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności RODO. Niemniej jednak pracodawca nie ma prawa wprowadzać zapisów w regulaminie pracy czy innych dokumentach wewnętrznych, które zakazywałyby pracownikowi ujawniania jego własnego wynagrodzenia.

Takie zakazy są sprzeczne z ideą przejrzystości i mogłyby skutecznie uniemożliwić wykrycie ewentualnych przypadków dyskryminacji płacowej. Czyli w praktyce – jeśli pracownik „pochwali się” kolegom, ile zarabia, pracodawca nie może wobec niego wyciągać konsekwencji.

Jeśli interesuje Cię ten temat, mamy szkolenie tutaj: Szkolenie online RODO w kadrach i rekrutacji

Dyrektywa UE 2023/970 – nowe obowiązki i prawa

Równolegle z krajową nowelizacją obowiązują przepisy unijne, które wprowadza Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. Dokument ten stanowi odpowiedź na wciąż utrzymującą się lukę płacową między kobietami i mężczyznami w państwach członkowskich.

Dyrektywa przewiduje szereg mechanizmów mających na celu poprawę sytuacji, a jednym z podstawowych jest prawo pracowników do otrzymywania informacji dotyczących poziomów wynagrodzeń w organizacji.

Prawo do informacji o wynagrodzeniach

Zgodnie z Dyrektywą, każdy pracownik będzie miał prawo do uzyskania na piśmie informacji o własnym poziomie wynagrodzenia, jak również średnich wynagrodzeniach w ramach tej samej kategorii stanowisk – z podziałem na płeć.

Pracodawcy będą musieli zapewnić przejrzyste zasady ustalania wysokości wynagrodzeń, poziomów awansu oraz ścieżek rozwoju zawodowego. Zasady te muszą być dostępne dla wszystkich pracowników i jasno określać kryteria przyznawania płac.

Obowiązek raportowania luki płacowej

W celu monitorowania realizacji tych zasad, Dyrektywa wprowadza obowiązek raportowania danych dotyczących luki płacowej. Pracodawcy zatrudniający 250 i więcej pracowników będą zobowiązani do składania raportów rocznych, a ci zatrudniający od 150 do 249 pracowników – co trzy lata.

W przypadku firm zatrudniających od 100 do 149 osób, pierwszy raport zostanie złożony do 7 czerwca 2031 r. Raporty te będą musiały zawierać szczegółowe dane dotyczące różnic w wynagrodzeniach podstawowych i zmiennych, w tym premii, dodatków i świadczeń pozapłacowych.

Działania naprawcze przy luce powyżej 5%

Szczególnie ważne będzie to, że jeżeli raporty wykażą lukę płacową przekraczającą 5%, której nie da się obiektywnie uzasadnić neutralnymi kryteriami, pracodawca będzie zobowiązany do wspólnego z przedstawicielami pracowników przeprowadzenia tzw. oceny wynagrodzeń oraz wdrożenia działań naprawczych. Celem tych działań będzie przywrócenie równowagi i zapewnienie zgodności polityki wynagrodzeń z zasadą równego traktowania.

Odpowiedzialność pracodawcy i roszczenia pracowników

W przypadku naruszenia przepisów wynikających z Dyrektywy lub nowelizacji Kodeksu pracy, pracownik może dochodzić swoich praw na drodze sądowej. Może domagać się nie tylko wyrównania wynagrodzenia, ale także odszkodowania za poniesione szkody, w tym utracone korzyści czy zadośćuczynienia za krzywdę.

Pracodawcy powinni pamiętać, że ciężar dowodu w takich sprawach może zostać przerzucony na nich, a ewentualne sankcje obejmują nie tylko grzywny, ale również konsekwencje wizerunkowe i organizacyjne.

Jak przygotować organizację do zmian w zakresie jawności wynagrodzeń?

Wszystkie te zmiany oznaczają konieczność głębokiej rewizji systemów wynagrodzeń w firmach. Konieczne będzie uporządkowanie struktury stanowisk, opracowanie matryc wynagrodzeń, stworzenie jasnych kryteriów oceny pracy oraz wdrożenie procedur umożliwiających rzetelne i przejrzyste przekazywanie informacji kandydatom oraz pracownikom.

Działy HR będą musiały nie tylko dopasować treści ogłoszeń i procedur rekrutacyjnych do nowych przepisów, ale także przygotować się do obsługi zapytań ze strony pracowników oraz do obowiązków raportowych.

Korzyści z wdrożenia przejrzystości wynagrodzeń

W dłuższej perspektywie wdrożenie zasad jawności wynagrodzeń przynosi pewne korzyści – poprawia zaufanie w organizacji, wzmacnia markę pracodawcy, zwiększa satysfakcję i zaangażowanie pracowników, a także zmniejsza ryzyko wystąpienia konfliktów i roszczeń.

Jawność wynagrodzeń jako element nowoczesnego zarządzania

Podsumowując od strony praktycznej najważniejsze założenia nowych przepisów.

Kiedy trzeba przekazać informacje o wynagrodzeniu? Pracodawca będzie musiał ujawnić dane o wynagrodzeniu:

1. W ogłoszeniu o pracę
2. Przed rozmową kwalifikacyjną,  jeśli ogłoszenie nie zawierało informacji o wynagrodzeniu.
3. Przed podpisaniem umowy o pracę, jeśli wcześniej nie przekazano tych informacji

Nowe przepisy przyznają pracownikom prawo do informacji o wynagrodzeniu. Pracownicy będą mogli sprawdzić, czy ich pensja jest równa wynagrodzeniu innych osób na podobnych stanowiskach. W małych firmach może to prowadzić do ujawnienia zarobków współpracowników, które do tej pory obejmowała klauzula poufności.

Unijna dyrektywa zobowiązuje firmy zatrudniające określoną liczbę pracowników do śledzenia tzw. luki płacowej. Luka płacowa to różnica w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn wykonujących taką samą pracę. Firmy zatrudniające powyżej 100 pracowników będą musiały raportować lukę płacową:

• w firmach, które zatrudniają 250 pracowników – od 2027 roku, co roku
• w firmach, które zatrudniają 150–249 pracowników – od 2027 roku, co 3 lata
• w firmach, które zatrudniają 100–149 pracowników – od 2031 roku, co 3 lata

Firmy zatrudniające poniżej 100 osób nie będą musiały raportować luki płacowej.  Jeśli raport wykaże dyskryminację płacową, firmy będą musiały wdrażać działania naprawcze.

Dyrektywa przewiduje sankcje finansowe za brak działań naprawczych w, gdy firma stwierdzi lukę płacową. Firmy, które nie podejmą działań w przypadku wykrycia dyskryminacji płacowej, mogą zostać ukarane finansowo, wykluczone z zamówień publicznych lub wpisane do rejestrów naruszeń. Pracownicy będą mogli żądać wyjaśnień dotyczących różnic w wynagrodzeniach.

Jeśli pracodawca nie udowodni, że różnice w płacy wynikają z obiektywnych przesłanek takich jak staż pracy, kompetencje, inne aspekty leżące po stronie zatrudnionych. Pracownik będzie mógł też wystąpić na drogę sądową i domagać się odszkodowania za dyskryminację płacową.