Pracownicy naruszają czasem przepisy RODO nie dlatego, że ich nie znają, ale dlatego, że nie wiedzą, jak je stosować w praktyce. W firmie niby RODO wdrożone, procedury na papierze są, dokumenty są, ale brakuje pewnego systemu – czegoś, co pozwala pracownikom działać „na automacie”.

RODO – czy na pewno zostało wdrożone?

RODO weszło w życie 25 maja 2018 roku. Od tego momentu firmy, zarówno małe, jak i duże przedsiębiorstwa, musiały wprowadzić procedury, zapewniające bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych. Ale nie tylko.

Jednym z elementów stosowania RODO w praktyce są szkolenia z RODO dla pracowników. Celem takich szkoleń jest nie tylko przygotować pracowników do zgodnego z przepisami przetwarzania danych, ale również uczulenia ich na to, jak ważną kwestią jest rzetelne przetwarzanie.

Dziś wiele firm uważa, że ma wdrożone RODO. Czy tak jest faktycznie? Niestety to, że odbyły się szkolenia, zostały stworzone jakieś procedury, polityka prywatności, nie oznacza, że wszystko odbywa się tak, jak powinno.

RODO nie może istnieć tylko na papierze, bo to kwestia czasu, aż pojawią się problemy i pierwsze naruszenia. A nieprzestrzeganie RODO niesie za sobą kary finansowe i nawet utratę wizerunku, na który firma pracuje nierzadko całymi latami.

Trzeba pamiętać, że RODO musi być stosowane w codziennej pracy. Dotyczy wszystkich – nie tylko osób zarządzających, ale również pracowników niższego szczebla, którzy na co dzień pracują z danym osobowymi.

RODO w firmie – przekonanie a rzeczywistość

Mimo że firmy mają udokumentowane szkolenia, przygotowane dokumenty z RODO, istnieją jakieś procedury, to wszystko odbywa się chaotycznie, brakuje dobrej organizacji. Aby się o tym przekonać, wystarczy porozmawiać z pracownikami, zadać im kilka pytań np.

co zrobić w danej sytuacji, jeśli dochodzi do naruszenia danych osobowych?
jak postępować, aby ograniczyć ryzyko kar i błędów za wadliwe przetwarzanie danych osobowych?
jak zachować się, gdy usłyszymy nietypowe żądania osób, których dane są przetwarzane?
gdzie znajdują się procedury RODO i gdzie można w każdej chwili się z nimi zapoznać?

Większość osób nie będzie w stanie udzielić prawidłowej odpowiedzi. A to tylko krok od kłopotów i szukania winnych.

RODO musi być używane – tylko wtedy działa!

RODO, aby działało, musi być stosowane w codziennej praktyce, a nie tylko na papierze. Każdy, kto ma dostęp do danych osobowych musi wiedzieć, dlaczego ochrona danych osobowych jest tak ważna, co robić, gdy istnieje ryzyko, że dane są przechowywane w niewłaściwy sposób, komu zgłaszać problemy.

Nie można opierać się na starych zasadach i liczyć na to, że skoro do tej pory nie działo się nic złego, to w przyszłości również się nie stanie. Osoby zarządzające lub powołane do wdrażania i obsługi RODO muszą stworzyć jasne procedury i zapoznać z nimi pracowników, a ci muszą umieć stosować je w praktyce. Tylko takie działania przyniosą zamierzony efekt.

Pisaliśmy także: Dane osobowe kandydata do zatrudnienia – jak je przetwarzać?

Czy samo szkolenie z RODO dla pracowników wystarczy?

Szkolenia RODO są bardzo potrzebne, ale niestety nie działają jak magiczna różdżka i nie powodują, że przepisy dotyczące ochrony danych osobowych zostaną wdrożone w firmie. Po ukończonym szkoleniu pracownik wie:

że dane osobowe trzeba chronić,
że nie wolno ich udostępniać bez podstawy,
że trzeba uważać, bo nieprzestrzeganie przepisów oznacza kary finansowe czy odpowiedzialność dyscyplinarną.

Niestety taka wiedza to za mało. Mało kto wie, jak postąpić w konkretnej sytuacji, jakie dokumenty zastosować. Większość szkoleń nie mówi, kto ponosi odpowiedzialność za różne kwestie, nie wskazuje dokumentów, ułatwiających prace z danymi.

A bez gotowych wzorów i jasnych procedur szkolenie niewiele wniesie. Pozostanie tylko nic nieznaczący papierek czy certyfikat załączony do akt osobowych pracownika.

Jakie są najczęstsze problemy z RODO?

W praktyce naruszenia RODO rzadko wynikają ze złej woli. Najczęściej są wynikiem niewiedzy, chaosu, braku uporządkowania, niewyznaczenia osób, które pomagają i kontrolują przestrzeganie procedur.

Znajomość RODO jest niezbędna w codziennej pracy, wszędzie tam, gdzie są przetwarzane dane osobowe. Bardzo często w pracy pojawiają się sytuacje, wymagające podjęcia szybkich decyzji. A to powoduje lęk i przerażenie. Pracownik często nie wiem, co może zrobić, czy ma do danej czynności uprawnienia.

Rozwiązaniem są odpowiednie procedury, które pomagają uporać się z przepisami. To dzięki nim RODO może być wdrożone nie tylko teoretycznie, ale również praktycznie.

Jak się stosuje RODO w codziennej pracy?

RODO w praktyce nie polega jedynie na znajomości przepisów i suchych faktów. Oczywiście przepisy są ważne, ale podstawą jest wiedza, co robić w konkretnej sytuacji, jaki dokument zastosować, kto podejmuje decyzje.

Tylko połączenie trzech ważnych elementów tzn. wiedzy teoretycznej, procedur, gotowych wzorów dokumentów jest kluczem do sukcesu. Bez tego trudno mówić o prawidłowym wdrożeniu RODO.

Odpowiednie przygotowanie i wdrożenie przepisów jest bardzo ważne. Nie tylko pozwala uniknąć wysokich kar, ale także zapewnia spokój, buduje zaufanie. Każdy pracownik wie, co ma robić, nie musi improwizować i działać chaotycznie. RODO jest elementem normalnej pracy, czymś, co musi być przestrzegane,

RODO to nie tylko system

Przepisy regulujące zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych są niezwykle obszerne, składają się z wielu artykułów, wyjaśnień, a także procedur. To powoduje, że nie da się wdrożyć RODO w jeden dzień, tworząc jeden dokument.

To złożony proces, który musi być uporządkowany, pełen spójnych zasad, a także narzędzi do codziennego stosowania. Bez tego nie da się prawidłowo chronić i przetwarzać danych osobowych.

Dla kogo kurs „RODO w praktyce” ma sens?

Kurs RODO w praktyce to doskonały wstęp, który pozwoli wprowadzić przepisy w życie. Dla kogo będzie dobrym wyborem? Dla tych, którzy:

nie chcą mieć RODO tylko „na papierze”,
potrzebują gotowych dokumentów do realnych sytuacji,
chcą, żeby pracownicy wiedzieli, jak się zachować, a nie tylko znali same przepisy,
muszą wykazać się szkoleniem i zaświadczeniem, ale zależy im na praktycznym efekcie.

Nasz praktyczny Kurs „RODO w praktyce” nie składa się z definicji, które szybko ulatują z pamięci. To narzędzie, które pozwala uporządkować i zrozumieć przepisy, stosować je w codziennej pracy.

Kończąc szkolenie, będziesz mieć nie tylko certyfikat (ważny, bo potwierdzający, że pracodawca Cię przeszkolił), ale przede wszystkim niezbędne umiejętności.

Nauczysz się chronić dane osobowe w praktyce, zdobędziesz gotowe pakiety dokumentów, będziesz wiedzieć, jak szkolić innym, przekazywać to, co najważniejsze.

Kurs pomoże Ci wykazać się realnym przygotowaniem, a także skutecznie wdrożyć RODO w Twojej organizacji.

Przyda się, jeżeli zatrudniasz pracowników, prowadzisz sklep intranetowy, masz dostęp do danych klientów, obsługujesz kontrahentów. Zdobędziesz zaświadczenie i to, co najważniejsze – PRAKTYCZNĄ WIEDZĘ.

Będziesz mieć RODO pod kontrolą, a to przecież chodzi.

26 lutego 2026