Dane osobowe kandydata do zatrudnienia – krótkie omówienie

Kwestię gromadzenia danych osobowych kandydatów do zatrudnienia reguluje m.in. art. 22(1) §1 kodeksu pracy. Stosownie do powołanego przepisu od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca żąda (nie może żądać, ale żąda) następujących danych: imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez tę osobę, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Dla formalności należy dodać, że danych o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca może żądać, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju czy na określonym stanowisku.

Teoretycznie sprawa jest prosta. Mamy zamknięty katalog danych osobowych, których żądamy od kandydata do zatrudnienia. Pierwsze, co rzuca się w oczy to fakt, że wśród powołanych powyżej danych nie ma numeru PESEL.

A więc czy można go od kandydata do zatrudnienia żądać? Może się przecież zdarzyć sytuacja, w której przyszły pracodawca będzie chciał wysłać kandydata na wstępne badania lekarskie, aby w ogóle mieć pewność, że ma on zdolność do pracy na danym stanowisku. A co do zasady numer PESEL we wzorze skierowania na badania się znajduje.

Dane osobowe kandydata do zatrudnienia – można, czy nie można żądać numeru PESEL?

Można. O ile art. 22(1) kodeksu pracy nie wskazuje na to, tak numeru tego można żądać na innej podstawie – wprost z rozporządzenia RODO. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO:

Przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:
c)      przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;

A pracodawca jako administrator ma obowiązek prawny skierowania pracownika na badania. Przepisy nie precyzują, czy takie badanie wstępne medycyny pracy ma się odbyć przed, czy po zatrudnieniu pracownika. Ważne, aby zrobić to przed dopuszczeniem pracownika do pracy.

W wyroku z dnia 18 grudnia 2002 roku sygn. I PK 44/02 Sąd Najwyższy stwierdził, iż aktualnym orzeczeniem lekarskim w rozumieniu art. 229 § 4 k.p. jest orzeczenie stwierdzające stan zdrowia pracownika w dacie, w której pracownik ma być dopuszczony do pracy.

Takie orzeczenie zachowuje aktualność w okresie w nim wymienionym, jednak staje się nieaktualne w przypadku wystąpienia w tym okresie zdarzeń które mogą wskazywać na zmianę stanu zdrowia pracownika”.

Można więc skierować kandydata na badania wstępne, a ponieważ w skierowaniu na badania musimy wpisać numer PESEL (albo datę urodzenia) oraz adres zamieszkania, to danych tych można od kandydata do zatrudnienia żądać (art. 22(1) wskazuje jedynie na dane kontaktowe).

Mamy tu zresztą również inną podstawę – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne w celu wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

Jakie dane musimy mieć od kandydata do zatrudnienia?

Jeszcze tytułem dygresji: pracodawca ma prawo wylegitymować kandydata do zatrudnienia – np. sprawdzenia jego tożsamości poprzez okazanie dowodu osobistego, ale nie daje to podstawy do sporządzania kserokopii dowodu czy przetwarzania danych w nich zawartych (wizerunku).

No więc mamy imię (imiona i nazwisko), datę urodzenia czy wyżej omówiony PESEL, pozostaje kolejna rzecz: dane kontaktowe, wskazane przez kandydata. Zwróćmy uwagę na brzmienie przepisu w tym zakresie: dane kontaktowe wskazane przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie. Czyli takie, jakie sama nam wskaże. Nie możemy zatem zmusić jej do podania np. numeru telefonu czy adresu email. Możemy oczywiście zasugerować kandydatowi, że najwygodniejszą formą kontaktu będzie email czy telefon, ale zmusić go do tego nie możemy.

Można natomiast w kwestionariuszu dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie wskazać kilka możliwości kontaktu do wyboru i pozostawić kandydatowi wybór najwygodniejszej dla niego opcji. Przy czym tutaj jedna ważna rzecz. Jeśli kandydat do zatrudnienia podał na swój prywatny numer telefonu czy adres email, to możemy się nimi posługiwać WYŁĄCZNIE na etapie rekrutacji.

Nie możemy tych danych przetwarzać potem, jak już kandydat zostanie zatrudniony – chyba, że już jako pracownik wyrazi na to zgodę (najlepiej na piśmie, dla celów dowodowych).

Powyższe potwierdza wprost Urząd Ochrony Danych Osobowych w swoim stanowisku z 2020 roku wskazując, iż:

pracodawca, który dysponuje danymi kontaktowymi do pracownika, pozyskanymi podczas rekrutacji, takimi jak np. adres prywatnej poczty elektronicznej czy numer telefonu, nie może ich wykorzystywać do kontaktów zawodowych z pracownikiem bez jego zgody.

Co ważne, te dane kontaktowe typu email czy numer telefonu można przekazać do instytucji PPK, po zapisaniu pracownika do niej.

Kwalifikacje, wykształcenie i przebieg zatrudnienia kandydata do pracy

Następna grupa danych, jakich można żądać od kandydata do zatrudnienia, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy czy stanowiskiem, to dane o m.in. wykształceniu czy kwalifikacjach zawodowych.

Wydawać by się mogło, że w każdym przypadku pracodawca będzie w stanie wykazać, że takie dane są mu potrzebne, aby ocenić doświadczenie czy wiedzę pracownika. Należy jednak pamiętać o zasadzie minimalizacji danych z RODO. Jeśli jakieś dane osobowe nie są nam potrzebne, nie gromadzimy ich, nawet jeśli mamy ku temu podstawę prawną.

Przykładowo – jeśli zatrudniamy osobę do pracy z klientem zagranicznym, możemy zażądać potwierdzenia znajomości języka w danym stopniu. Jeśli jednak zatrudniamy kogoś do np. prostych prac porządkowych, dane o znajomości języków obcych raczej nie są nam niezbędne. A więc po prostu nie pozyskujemy ich.

Z drugiej strony – art. 22(1) §1 pkt 6 pozwala pracodawcy na weryfikację przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. To zatrudnienie należy pojmować szeroko – nie chodzi tu tylko o zatrudnienie w stosunku pracy. W wyroku z dnia 11 stycznia 2017 roku sygn. I PK 25/16 Sąd Najwyższy stwierdził, iż przepis posługuje się terminem przebieg zatrudnienia, a nie pracy, a zatem pojęcie to należy rozumieć szeroko, nie jako jedynie zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, ale również jako zatrudnienie na podstawie umów cywilnoprawnych (umów zlecenia, o dzieło itp.).

Podsumowując: od kandydata do zatrudnienia żądamy (np. poprzez wręczenie mu kwestionariusza dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie) imienia (imion) i nazwiska, daty urodzenia czy danych kontaktowych (dowolne wskazane przez tę osobę), jak również – jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy czy stanowiskiem – danych o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych czy przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Można również żądać numeru PESEL i adresu zamieszkania (dane niezbędne do wystawienia skierowania na badania wstępne, jeśli badanie to odbywa się przed zatrudnieniem).

Wszelkie inne dane są możliwe do przetwarzania za wyraźną zgodą kandydata. Przykładowo kandydat chce przedłożyć referencje, listy z podziękowaniami itd. Możemy je oczywiście uwzględnić i od kandydata przyjąć, ale warto tu mieć tę dodatkową zgodę. Zgoda osoby, której dane dotyczą, jest jedną z „naturalnych” podstaw przetwarzania danych osobowych.

Więcej o tym w naszym szkoleniu online RODO w kadrach. Jeśli interesuje Cię ta tematyka, zapraszamy. Pisaliśmy także: Dane osobowe pacjenta oraz Dane osobowe w rekrutacji

A niebawem obszerny artykuł o danych osobowych pracownika, czyli osoby już zatrudnionej.