Jak zorganizować pracę w biurze – 7 praktycznych porad

Jak zorganizować pracę w biurze? Pozornie odpowiedź na to pytanie wydaje się łatwa. W końcu biuro to biurka, szafy na dokumenty, fotele biurowe i pracownicy biurowi czy sekretarki. Jaka więc filozofia w organizowaniu pracy biura? W praktyce jednak organizacja pracy biura to nie tylko techniczne wyposażenie, aranżacja wnętrza I dobór mebli. To przede wszystkim organizacja pracy pracowników biurowych, sposobu komunikacji i wymiana danych między biurem a innymi jednostkami w organizacji.

Na pracę biurową składać może się szereg różnego rodzaju obowiązków. Wszystko zależy nie tylko od konkretnego stanowiska ale również od wymagań pracodawcy czy specyfiki branży do której zalicza się firma. Z tego względu dobra organizacja pracy może wydawać się dużym wyzwaniem. Warto jednak podkreślić, że szczegółowe zaplanowanie działań zazwyczaj jest kluczem do osiągania dobrych wyników w stosunkowo krótkim czasie.

Mamy szkolenie dla pracowników biurowych – wygodne, efektywne, pełny opis i program szkolenia oraz darmowa lekcja tutaj: Kurs online pracownik biurowy

Jak zorganizować pracę w biurze, aby być efektywnym?

Co więcej, dobra organizacja bardzo często zapobiega pojawianiu się wielu błędów czy pomyłek, które z kolei mogą być źródłem nikomu niepotrzebnych stresów oraz problemów. Mimo tego, że różni pracownicy biurowi mogą zajmować się skrajnie różnymi obowiązkami, wszyscy powinni znać kilka prostych reguł, które stosowane w życiu zawodowym na co dzień usprawniają i jednocześnie ułatwiają większość zadań. Jak zorganizować pracę w biurze tak by stała się ona przyjemniejsza i mniej problematyczna oraz przede wszystkim wydajniejsza?

Odpowiedź na to pytanie rozbito na siedem segmentów, tak by każdy mógł wybrać te wskazówki, które szczególnie przydadzą się w jego biurowej codzienności. 

1. Poznaj swój rytm dobowy

Twoją pierwszą myślą po przeczytaniu tego punktu mogło być: „ale co mój rytm dobowy ma do tego jak zorganizować pracę w biurze!?”. Otóż okazuje się, że nasz tryb życia znacząco wpływa na to jak pracujemy. Wszyscy ludzie mają konkretne pory w trakcie doby podczas których łatwiej im się skupić a co za tym idzie, lepiej idzie im wykonywanie wtedy najtrudniejszych zadań. Niektórzy preferują rozpoczęcie tego typu pracy od samego rana, żeby później mieć „wolny umysł” i móc zająć się mniej istotnymi sprawami.

Inni z kolei nie są w stanie skupić się na sprawach istotnych przed popołudniową kawą. Warto więc obserwować samego siebie i wyciągać wnioski w jakich godzinach wykonywanie jakich czynności okazuje się być najbardziej optymalne. Dostosowywanie się do trybu pracy większości ludzi często nie ma najmniejszego sensu. Oczywiście, w wielu przypadkach praca biurowa ogranicza się do pewnych wyznaczonych godzin ale jeżeli masz możliwość dostosowania swojego planu dnia do swoich fizjologicznych potrzeb – po prostu to zrób.

Czasami przełożenie kilku czynności w czasie może przełożyć się na duże udogodnienie. Co więcej – warto być może nawet porozmawiać na ten temat z szefem i ustalić nowe reguły. Może jesteś typem osoby dla której przychodzenie do pracy skoro świt mija się z celem bo jedyne o czym myślisz o poranku to przytulanie poduszki? Albo odwrotnie – być może wolisz zaczynać pracę wcześniej niż przyjęto w danej firmie ponieważ Twoja koncentracja nie ma ochoty współpracować w godzinach popołudniowych?

W wielu przypadkach pracodawca kładzie nacisk na to by praca była wykonana rzetelnie i w ustalonym terminie, mniej istotne z kolei dla niego jest w jakich godzinach zajmiesz się tym zadaniem. Dlatego wielu szefów bardzo chętnie wprowadza w życie zmiany mające na celu poprawę organizacji pracy (pisaliśmy m.in. Czy praca biurowa jest trudna.

2. Planuj każdy dzień pracy w biurze

Podstawowym towarzyszem pracy każdej osoby, która musi na co dzień zmagać się z szeregiem zadań powinien być notes bądź cyfrowe miejsce przeznaczone do planowania poszczególnych zadań. Szczególnie poleca się wybieranie papierowych a nie wirtualnych form notatek ale jeżeli jesteś typem osoby, która wyjątkowo ceni sobie rozwiązania cyfrowe – po prostu stwórz wirtualny notatnik. Warto każdy dzień roboczy zaczynać od zajrzenia do wcześniej przygotowanej listy bądź od rozpisania planu co i kiedy należy zrobić.

Mając polecenia zwizualizowane na papierze od samego/samej siebie zdecydowanie łatwiej jest przystąpić do pracy. Co więcej, równie istotne jest to, że mając tego typu narzędzie dużo łatwiej jest wrócić do pracy przerwanej na przykład spontanicznym zebraniem bądź wezwaniem przez szefa. Zastanów się: ile czasu zmarnowałeś/aś na zastanawianie się „co by tu teraz zrobić?” mimo tego, że zadań do wykonania w danym dniu było aż nadto.

A więc jeżeli bierzesz się do organizacji pracy w biurze zacznij od stworzenia miejsca, które będzie jednocześnie Twoim osobistym centrum dowodzenia i cichym pomocnikiem, który w razie potrzeby podpowie „co dalej?”. Ponadto, warto zapisywać sobie różnego rodzaju myśli nasuwające się podczas pracy o których później łatwo zapomnieć. Przypomniało Ci się, że miałaś/eś przekazać komuś ważny dokument ale akurat nie ma tej osoby w biurze? Zapisz to na liście zadań – będziesz mieć spokojniejszą głowę. 

3. Czasochłonne i trudne zadania rozdzielaj na mniejsze etapy

Szczególnie ciężko zabrać się do zadań, o których z góry wiadomo, że zajmą dużo czasu. W takich przypadkach warto starać się rozbijać tego typu działania na kilka dni czy kilka mniejszych „podejść” rozdzielonych w czasie przerwami bądź czynnościami wymagającymi mniejszego nakładu pracy. Rozkładając duży projekt na czynniki pierwsze zobaczysz, że można go zrobić krok po kroku a to prawdopodobnie nie będzie już takie przytłaczające.

Pisaliśmy m.in. Praca w administracji biurowej

Dodatkowo, jak już wcześniej wspomniano: rozpisuj sobie mniejsze zadania składające się na to jedno trudne zlecenie i monitoruj postępy w pracy. Wizualizowanie postępów w pracy nie tylko pokazuje ile jeszcze musisz zrobić ale również motywuje bo widzisz, że nie stoisz w miejscu. Jeżeli Ci to pomoże, zastanów się nad formą nagrody za wykonanie wyjątkowo trudnego zadania. Możesz obiecać sobie ulubioną kawę na mieście po pracy bądź wykonanie telefonu do przyjaciółki zaraz po skończonym zadaniu.

Wiedząc, że po obowiązkach czeka Cię coś miłego chętniej zabierzesz się do realizowania celu. 

4. Pamiętaj o zarezerwowaniu czasu na nieprzewidziane zadania

Odpowiadając na pytanie jak zorganizować pracę w biurze nie można zapomnieć o podkreśleniu tego, że bardzo istotne jest zostawianie sobie czasu, który zostanie wypełniony przez czynności których nie uwzględniłaś/eś w swoim planie. Prawda jest taka, że praktycznie każdego dnia tego typu sytuacje się zdarzają. Dlatego w zależności od możliwości – warto codziennie zarezerwować sobie godzinę, którą bez problemu i modyfikacji innych planów będzie można poświęcić na różnego rodzaju niespodzianki.

Dzięki temu nie będziesz musiał/a przekładać niezrealizowanych obowiązków na inny dzień a więc unikniesz dezorganizacji. Jeżeli akurat skończysz wszystkie zadania zaplanowane na dany dzień i jednocześnie okaże się, że nie pojawiła się żadna nie nagląca zwłoki sprawa będziesz mógł/mogła zająć się czymś, na co nigdy nie było czasu. Większość osób ma z tyłu głowy tego typu czynności: wiecznie odkładane bo zawsze jest coś ważniejszego do zrobienia. 

5. Dbaj o porządek i nie bój się ułatwiać sobie życia

Uwaga, zła wiadomość dla bałaganiarzy: jak zorganizować pracę w biurze w chaosie? Nie da się! Niestety, duża ilość dokumentów, wiele zadań do wykonania każdego dnia oraz współpraca z innymi ludźmi wymaga od pracownika biurowego tego, by miał zawsze uporządkowane miejsce pracy. W innym przypadku nawet najlepiej skonstruowany plan może okazać się nieskuteczny. Odnajdywanie się w bałaganie zabiera bowiem dużo czasu i energii.

Dlatego nawet jeżeli to nie jest w Twojej naturze – w pracy sprzątaj regularnie. Samo odkładanie rzeczy na swoje miejsce ułatwia organizację. Ponadto, warto zwrócić uwagę czy obecność pewnych gadżetów czy przyborów mogłaby ułatwić Ci pracę. Może brakuje Ci przestrzeni na biurku i warto byłoby postarać się o większe? Może oświetlenie jest zbyt słabe a zmiana lampy czy dostawienie kolejnej znacząco ułatwiłoby pracę? Może pora ba wymianę krzesła bo stare swoje najlepsze lata ma już dawno za sobą?

A może jesteś jedną z tych osób, które lubią kolorowe karteczki i flamastry przypominające o najważniejszych informacjach? Tego typu drobne zmiany mogą przełożyć się na znaczne poprawienie koncentracji a więc i na lepszą realizację zaplanowanego celu. Więc jak zorganizować pracę w biurze? Dbaj nie tylko o porządek ale i o własny komfort. Szukaj rozwiązań, które ułatwią Ci codzienne funkcjonowanie. 

6. Zadbaj o skuteczny odpoczynek – zarówno fizyczny jak i psychiczny

Praca bez przerw w pewnym momencie przestaje mieć sens, nawet jeżeli jesteś mistrzem organizacji pracy biurowej. Niestety – my, ludzie jesteśmy tak skonstruowani, że potrzebujemy regularnego odpoczynku. Warto jednak zadbać o to by odpoczynek był dobrej jakości. Przeglądanie telefonu po oderwaniu się od pracy przy komputerze nie jest najlepszym pomysłem. Warto w takich sytuacjach przejść się na chociażby dziesięciominutowy spacer czy pogadać ze współpracownikiem o wspólnym hobby.

Pisaliśmy m.in. Stres w pracy biurowej

Nawet chwilowe oderwanie się od obowiązków pozwoli Twojemu umysłowi odetchnąć, nabrać dystansu i przygotować się do dalszej pracy. 

7. Stale się rozwijaj – poszukuj nowych rozwiązań oraz udogodnień

Nikogo nie zdziwi stwierdzenie, że w dzisiejszych czasach świat wręcz pędzi do przodu. Odpowiadając więc na pytanie jak zorganizować pracę w biurze warto podkreślić, że należy regularnie poszukiwać nowych rozwiązań. Najlepiej w wielu różnych źródłach. Jednym z nich mogą być znajomi z pracy, którzy cieszą się dobrymi wynikami. Warto podpytać jak się organizują, co ich zdaniem wydaje się być szczególnie skuteczne a które rozwiązania im się nie sprawdziły.

Co więcej, na rynku dostępnych jest również wiele książek dotyczących organizacji, dobrych nawyków oraz poznawania samego siebie. Warto czasem sięgnąć po tego typu literaturę i próbować testować na swojej codzienności niektóre z sugerowanych propozycji. Nie bez znaczenia może okazać się też uczestnictwo w różnego rodzaju warsztatach organizowanych przez firmę dla pracowników.

Pisaliśmy m.in. Ile zarabia pracownik biurowy

Na tym etapie warto podkreślić, że sama znajomość powyżej przedstawionych reguł nie wystarczy. Należy nie tylko o nich pamiętać ale aktywnie wprowadzać je w życie oraz w razie potrzeby modyfikować przedstawione schematy tak, by stały się doskonałym narzędziem ułatwiającym pracę konkretnej osobie. Co prawda wymaga to czasami czasu i nieco cierpliwości ale efekty w postaci zaoszczędzonego czasu i uniknionych nerwów bez wątpienia są warte tego wysiłku.

Kursy samodoskonalenia online

Wiesz już, że odpowiedź na pytanie jak zorganizować pracę w biurze nie jest jednoznaczna dla każdego. Konieczne jest dostosowywanie szeregu opisanych sposobów do swoich indywidualnych potrzeb.