Czy można pracownikowi odmówić udzielenia urlopu na żądanie?

Stosownie do treści art. 167(2) kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Jest to tzw. urlop na żądanie. Urlopu tego udziela się z puli dni urlopu wypoczynkowego, to nie jest dodatkowy urlop dla pracownika. Urlop ten nie przechodzi na rok następny, co oznacza, że jeśli w danym roku pracownik z tych 4 dni nie skorzystał, nie przechodzą one na rok następny i w kolejnym roku kalendarzowym nadal przysługują mu 4 dni tego urlopu na żądanie.

Zgłoszenie chęci udzielenia urlopu na żądanie pracownik ma zgłosić najpóźniej w dniu, w którym chce z tego urlopu na żądanie skorzystać. Przepis kodeksu pracy nie wskazuje, czy ma to się odbyć przed rozpoczęciem dniówki pracowniczej, czy też np. w jej trakcie. W praktyce jednak zgłoszenie chęci wzięcia urlopu na żądanie pracownik powinien zgłosić jeszcze przed godziną, o której normalnie rozpoczynałby swoją dniówkę roboczą.

Pracownik może skorzystać z urlopu na żądanie składając stosowny wniosek. Przepisy kodeksu pracy nie wskazują, w jakiej formie ten wniosek powinien zostać złożony (forma pisemna, email, telefonicznie). Należy nadmienić, iż pracownik nie musi swojego wniosku o udzielenie urlopu na żądanie uzasadniać.

Zdarzają się jednak przypadki, w których pracownik o wyznaczonej godzinie nie pojawia się w pracy, a następnie w ciągu dnia dzwoni do zakładu pracy i informuje, iż „bierze urlop na żądanie”. Takie zachowanie pracownika potrafi skutecznie zdezorganizować pracę w zakładzie pracy i wielu pracodawców zastanawia się, czy takie postępowanie pracowników można jakoś ukrócić, w szczególności czy można pracownikowi odmówić udzielenia urlopu na żądanie. Tym bardziej, że następnego dnia sytuacja może się powtórzyć – pracownik znów nie pojawi się w pracy, informują po raz kolejny o tym, że korzysta z urlopu na żądanie.

Odmowa udzielenia urlopu na żądanie

Aby precyzyjnie odpowiedzieć na pytanie, czy można pracownikowi odmówić udzielenia urlopu na żądanie, w pierwszej kolejności należy wskazać, iż pracownik nie może skorzystać z urlopu wypoczynkowego, jeśli na ten urlop nie uzyskał akceptacji pracodawcy. Co do zasady pracodawca musi wniosek o udzielenie urlopu na żądanie zaakceptować. Należy jednak nadmienić, iż samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu na żądanie (np. telefonicznie) nie uprawnia jeszcze pracownika do skorzystania z tego urlopu – aby mógł rozpocząć korzystanie z niego, musi mieć na to akceptację pracodawcy. Dopiero w sytuacji, gdy pracownik składa wniosek o udzielenie urlopu na żądanie w danym dniu jeszcze przed rozpoczęciem dniówki pracowniczej, a pracodawca do chwili rozpoczęcia tej dniówki nie ustosunkuje się do wniosku pracownika, to do rozpoczęcia korzystania z urlopu na żądanie wystarczające będzie dopełnienie przez pracownika obowiązku złożenia wniosku.

Jeśli dochodzi do sytuacji, w której pracownik poprawnie złożył wniosek o udzielenie urlopu na żądanie, pracodawca do chwili rozpoczęcia dniówki pracowniczej nie ustosunkował się do wniosku, a następnie pracownik rozpoczął korzystanie z tego urlopu na żądanie i nie pojawił się w pracy, to stosownie do wyroku Sądu Najwyższego z dnia 26 stycznia 2005 roku sygn. II PK 197/04 nieobecność w pracy po zgłoszeniu przez pracownika żądania udzielenia urlopu w trybie art. 167(2), na które pracodawca nie udzielił odpowiedzi, nie uzasadnia rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia w trybie dyscyplinarnym. Oznacza to, że w omawianym przypadku pracodawca nie może zwolnić pracownika dyscyplinarnie tylko dlatego, że po złożeniu wniosku (np. telefonicznie) o udzielenie urlopu na żądanie i nieuzyskaniu odpowiedzi pracodawcy na ten wniosek pracownik nie pojawił się w pracy.

Istnieją jednak w praktyce przypadki, w których pracodawca może odmówić pracownikowi udzielenia mu urlopu na żądanie. Taka sytuacja może mieć miejsce, jeśli wystąpią szczególne okoliczności, które powodują, że zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymagałby obecności pracownika w pracy w czasie, który został wskazany we wniosku pracownika jako dzień udzielenia urlopu na żądanie. Taki pogląd potwierdził m.in. Sąd Najwyższy w swym wyroku z dnia 7 listopada 2013 roku sygn. SNO 29/13. W praktyce zatem odmowa udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie jest dopuszczalna, ale wyłącznie przy wystąpieniu tych szczególnych okoliczności, uzasadniających ważny interes pracodawcy.

Pracodawca nie może odmówić pracownikowi udzielenia urlopu na żądanie, jeśli obecność pracownika w pracy nie jest szczególnie wymagana, a ewentualna nieobecność nie narazi na szkodę interesu pracownika. Odmowa udzielenia urlopu na żądanie w takim przypadku byłaby nieuzasadniona i stanowiłaby naruszenie jednej z podstawowych zasad prawa pracy – zasady prawa pracownika do wypoczynku.

Jeśli pracodawca z ważnych względów odmawia pracownikowi udzielenia urlopu na żądanie, a pracownik i tak rozpocznie korzystanie z tego urlopu, to pracodawca może nieobecność pracownika uznać za nieusprawiedliwioną, ze wszelkimi tego konsekwencjami, w szczególności może z pracownikiem rozwiązać stosunek pracy w trybie dyscyplinarnym, bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Reasumując – pracodawca ma prawo odmówić pracownikowi udzielenia urlopu na żądanie, jeśli po jego stronie pojawiają się szczególne okoliczności. W każdym innym przypadku wniosek o udzielenie urlopu na żądanie, złożony przez pracownika przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu, jest co do zasady dla pracodawcy wiążący.