Kiedy wystawić świadectwo pracy, jeśli nie da się go wystawić ostatniego dnia trwania umowy o pracę

Kiedy wystawić świadectwo pracy? Stosownie do przepisu art. 29 §1 kodeksu pracy W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. W praktyce zatem co do zasady świadectwo pracy należy wystawić i wydać pracownikowi w ostatnim dniu trwania zatrudnienia.

Kiedy wystawić świadectwo pracy, jeśli okazuje się, że ostatni dzień zatrudnienia przypada na dzień wolny od pracy? Przykładowo, przy dwutygodniowym okresie wypowiedzenia (a więc w przypadku umowy o pracę na czas określony i czas nieokreślony, gdy staż pracy pracownika u danego pracodawcy jest krótszy niż 6 miesięcy), zgodnie z art. 30 §2(1) kodeksu pracy okres wypowiedzenia upłynie w sobotę, która może być dla pracownika dniem wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Podobnie, jeśli okres wypowiedzenia jest miesięczny albo trzymiesięczny, to umowa o pracę rozwiązuje się w ostatnim dniu miesiąca, a ten również może przypadać na dzień wolny od pracy (np. na niedzielę, czyli dzień ustawowo wolny od pracy). Co w takiej sytuacji ma zrobić pracodawca? Czy wystawić świadectwo pracy jeszcze, póki umowa trwa czy dopiero po jej zakończeniu, w pierwszym dniu roboczym po dniu rozwiązania się umowy, przypadającym na dzień wolny?

Powołany przepis art. 97 §1 kodeksu pracy wskazuje również, że jeśli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe (czyli niemożliwe jest wydanie świadectwa pracy ostatniego dnia trwania stosunku pracy), pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe. Czy zatem w takiej sytuacji nie można już wystawić świadectwa pracy w pierwszym dniu roboczym po zakończeniu stosunku pracy i umówić się z pracownikiem, że on osobiście to świadectwo pracy odbierze?

Można. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby – jeśli umowa o pracę rozwiązuje się w dniu wolnym od pracy – wystawić świadectwo pracy w pierwszym dniu roboczym po tym dniu wolnym, w którym umowa o pracę rozwiązała się i wręczyć je osobiście pracownikowi. Nie ma konieczności obowiązkowego doręczania go np. za pośrednictwem poczty polskiej.

Kiedy wystawić świadectwo pracy? Wysłanie świadectwa pracy pocztą w ciągu 7 dni

Załóżmy, że umowa o pracę rozwiązała się z dniem 29 lutego 2020 (w tym dniu upłynął okres wypowiedzenia albo rozwiązano ją za porozumieniem stron). Jest to sobota, która w zakładzie pracy jest dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Kolejny dzień – niedziela – również jest wolny. A zatem samo świadectwo pracy zostanie wystawione dopiero w dniu 2 marca 2020 (poniedziałek). Na ten dzień kadrowa czy pracodawca mogą umówić się z pracownikiem na osobisty odbiór świadectwa pracy, a jeśli pracownik nie zamierza już w zakładzie pracy się stawić (nie musi, w końcu do rozwiązania umowy o pracę już doszło), to świadectwo to wysyła się pocztą. Te 7 dni na wystawienie i wysłanie świadectwa pracy liczy się wówczas od poniedziałku – pierwszego dnia roboczego, a nie od soboty, w której stosunek pracy rozwiązał się.

A kiedy można wystawić świadectwo pracy i czy można świadectwo pracy wystawić i wręczyć pracownikowi w dniu poprzedzającym dzień rozwiązania umowy o pracę, jeśli ten dzień przypada na dzień wolny? Przykładowo – skoro umowa o pracę rozwiązuje się w sobotę, a pracownik ostatni dzień w pracy stawia się w piątek, to czy w ten piątek można mu wystawić i wręczyć świadectwo pracy?

Nie można. Dopóki stosunek pracy nie zakończy się, świadectwa pracy nie powinno się wystawiać. W dniu poprzedzającym dzień rozwiązania stosunku pracy ten stosunek pracy jeszcze trwa. Samo świadectwo pracy jest natomiast dokumentem, potwierdzającym to, co miało miejsce w czasie trwania stosunku pracy. Nie można w praktyce zaświadczyć o tym, co jeszcze nie nastąpiło – nie można z góry przewidzieć, co się wydarzy w tę sobotę czy w dniu wolnym od pracy, w którym rozwiązuje się umowa o pracę.

A wydarzyć się mogą różne rzeczy. Może się okazać, że ostatniego dnia zatrudnienia pracownik pójdzie na zwolnienie lekarskie, chcąc mieć prawo do zasiłku chorobowego po rozwiązaniu umowy o pracę (ma do tego prawo – umowa o pracę rozwiązuje się, ale pracownik pobiera zasiłek chorobowy). Informacja o tym zwolnieniu lekarskim musi się w świadectwie pracy znaleźć – w zakresie w jakim to zwolnienie przypada jeszcze na czas trwania stosunku pracy. A skoro tak, to wystawione w dniu poprzedzającym świadectwo pracy będzie błędne w tym sensie, że to zwolnienie lekarskie, obejmujące ostatni dzień zatrudnienia, nie znajdzie się w nim (np. w zakresie informacji o ilości dni wynagrodzenia chorobowego czy w tzw. okresach nieskładkowych).

Przepisy kodeksu pracy nie przewidują odpowiedzialności pracodawcy za wadliwie wystawione świadectwo pracy. Grzywna grozi jedynie za niewydanie świadectwa pracy, a nie za wydanie go wadliwie. Natomiast takie błędnie wystawione świadectwo pracy będzie musiało zostać sprostowane, nie warto zatem się spieszyć, chcąc pozornie ułatwić sobie życie, wystawiając świadectwo pracy w przedostatnim dniu trwania stosunku pracy tylko dlatego, że ostatni dzień przypada na dzień wolny od pracy.

Podsumowując – kiedy wystawić świadectwo pracy? Ostatniego dnia trwania stosunku pracy, a jeśli tego dnia nie da się świadectwa pracy wystawić, bo jest to np. dzień wolny od pracy, to należy wystawić je i wysłać (czy doręczyć pracownikowi) w ciągu 7 dni od dnia zakończenia stosunku pracy.

Więcej informacji na temat dokumentacji pracowniczej znajdziesz w naszych szkoleniach online – kurs kadr online z zaświadczeniem MEN oraz kurs kadry i płace online z zaświadczeniem MEN. Jeśli interesuje Cię ta tematyka, być może nasze szkolenia będą dla Ciebie przydatne.