Zaległy urlop wypoczynkowy – do kiedy należy go udzielić?

Zgodnie z art. 152 §1 kodeksu pracy, pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Oznacza to, że z każdym kolejnym rokiem pracownik nabywa prawo do nowego urlopu wypoczynkowego, którego wymiar (dla pełnego etatu) wynosi 20 albo 26 dni. Te 26 dni urlopu przysługują pracownikowi, który posiada – wraz z tzw. okresami zaliczalnymi – staż pracy co najmniej 10 lat. Te 20 albo 26 dni urlopu wypoczynkowego pracownik powinien wykorzystać w tym roku kalendarzowym, w którym nabył prawo do tego urlopu wypoczynkowego.

Może się jednak zdarzyć, że pracownik w danym roku kalendarzowym nie wykorzysta całej puli należnego mu urlopu wypoczynkowego. Przykładowo pracownikowi przysługuje 20 dni urlopu, a w roku kalendarzowym wykorzystał tylko 14. Te pozostałe 6 dni urlopu wypoczynkowego pracownikowi nie przepada, a przechodzi na kolejny rok jako tzw. urlop zaległy. Co prawda zgodnie z art. 161 kodeksu pracy pracodawca powinien pracownikowi udzielić urlopu wypoczynkowego w tym roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, niemniej na skutek różnych okoliczności (np. choroba pracownika, urlop macierzyński czy wychowawczy) pracownik może nie mieć możliwości wykorzystania w całości należnego mu urlopu wypoczynkowego.

Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy?

Przepisy kodeksu pracy wyróżniają w praktyce kilka typów urlopów wypoczynkowych – urlop wypoczynkowy w pierwszym roku pracy, urlop kolejny, urlop zaległy oraz urlop uzupełniający (dodatkowe 6 dni urlopu dla pracownika, który w trakcie roku kalendarzowego uzyskuje wraz z okresami zaliczalnymi staż pracy 10 lat i przysługuje mu już nie 20, a 26 dni urlopu wypoczynkowego za rok). Zgodnie z art. 153§1 kodeksu pracy pracownik, podejmujący w roku kalendarzowym zatrudnienie po raz pierwszy, w tym roku nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego z upływem miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 przysługującej mu za cały rok puli. Natomiast prawo do urlopu kolejnego pracownik nabywa już z dniem 1 stycznia następnego roku kalendarzowego i aby skorzystać z tego urlopu wypoczynkowego nie musi on już przepracować miesiąca – ten miesiąc „karencji” obowiązuje jedynie w pierwszym roku pracy.

Jeśli zatem pracownik nabył z dniem 1 stycznia 2018 roku prawo do 20 dni urlopu kolejnego, z których wykorzystał jedynie 14, to te pozostałe 6 dni przechodzą pracownikowi na rok 2019. Zgodnie z art. 168 kodeksu pracy tego niewykorzystanego w roku poprzednim urlopu wypoczynkowego pracodawca udziela pracownikowi do dnia 30 września roku bieżącego. Ten zaległy urlop z 2018 roku pracownik powinien zatem wykorzystać do dnia 30 września 2019 roku. Nie oznacza to jednak, że do 30 września 2019 roku musi on wykorzystać wszystkie 6 dni zaległego urlopu. Wszystko tu zależy bowiem od tego, czy pracownik w danym roku korzystał z urlopu na żądanie, czy nie.

Zgodnie z art. 167(2) kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek udzielić, na żądanie pracownika, nie więcej niż 4 dni urlopu wypoczynkowego w każdym roku kalendarzowym – jest to tzw. urlop na żądanie. Pracownik może, ale nie musi z niego korzystać. Jeśli pracownik wykorzysta 4 dni urlopu na żądanie, to te 4 dni udzielane są z puli urlopu wypoczynkowego, jaka przysługuje pracownikowi. Urlop na żądanie nie jest urlopem dodatkowym, o czym należy bezwzględnie pamiętać.

Zwróćmy jeszcze uwagę na dosłowne brzmienie przepisu, regulującego kwestię udzielania pracownikowi urlopu zaległego do dnia 30 września danego roku kalendarzowego:

O co tu chodzi? O to, że obowiązek udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego do dnia 30 września nie dotyczy tej części urlopu, która mogła być udzielona w trybie tzw. urlopu na żądanie. Aby to bardziej zobrazować, pokażmy to na konkretnym przykładzie.

Przykład udzielania urlopu zaległego z uwzględnieniem urlopu na żądanie:

Pracownik z dniem 1 stycznia 2018 roku nabył prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego. W tym 2018 roku wykorzystał on w sumie 11 dni urlopu wypoczynkowego, W TYM 3 dni urlopu na żądanie. Oznacza to, że na rok 2019 pracownikowi przechodzi 9 dni zaległego urlopu wypoczynkowego, a w tych 9 dniach jest jeden dzień, który w 2018 roku MÓGŁ BYĆ urlopem na żądanie. Zgodnie z powołanym powyżej art. 168 kodeksu pracy, udzielając pracownikowi urlopu zaległego pracodawca musi zatem do dnia 30 września 2019 udzielić pracownikowi 8 dni urlopu zaległego, a ten jeden dzień, który w 2018 roku MÓGŁ BYĆ urlopem na żądanie, pracownik musi wykorzystać do 31 grudnia 2019 roku.

Urlop zaległy a choroba pracownika, urlop macierzyński czy wychowawczy

Może się w praktyce okazać, że pracownik nie będzie mógł do dnia 30 września danego roku kalendarzowego wykorzystać urlopu zaległego z poprzedniego roku z powodu choroby, urlopu macierzyńskiego czy wychowawczego (a także każdej innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy). W takim przypadku pracodawca udziela pracownikowi urlopu zaległego nie do 30 września, ale w najszybszym możliwym terminie, np. po zakończeniu przez pracownika urlopu macierzyńskiego czy wychowawczego.

Udzielenie urlopu zaległego to jedna z dwóch sytuacji, w których pracodawca może niejako zmusić pracownika do skorzystania z urlopu wypoczynkowego. Jeśli pracownik nie chce korzystać z urlopu, to udzielenie urlopu zaległego do dnia 30 września może odbyć się na pisemne polecenie pracodawcy. Pracownik nie może wówczas odmówić wypełnienia polecenia służbowego i skorzystania z urlopu wypoczynkowego – zaległego.

Poczytaj również: ekwiwalent za urlop 2018 jak się liczy.