Przesunięcie i zmiana terminu urlopu wypoczynkowego

Stosownie do art. 163 §1 kodeksu pracy, urlopów wypoczynkowych udziela się co do zasady zgodnie z planami urlopów. Nie w każdym jednak zakładzie pracy plany urlopowe funkcjonują, a jeśli w danym zakładzie planów urlopowych nie ma, urlopów wypoczynkowych udziela się pracownikom w terminach, uzgodnionych z pracodawcą. Oznacza to, że nie zawsze pracownik otrzyma urlop wypoczynkowy w terminie, w jakim chciałby z niego skorzystać. Należy bowiem pamiętać, że samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego nie uprawnia jeszcze pracownika do rozpoczęcia korzystania z tego urlopu. Jeśli pracownik złoży wniosek o urlop wypoczynkowy i na tej podstawie uzna, że pracodawca mu tego urlopu udzielił, a następnie rozpocznie ten urlop, to jest to podstawa do uznania nieobecności pracownika w pracy za nieusprawiedliwionej i – jeśli pracodawca o tym zdecyduje – nawet do zwolnienia pracownika w trybie dyscyplinarnym.

Plan urlopów w zakładzie pracy

Jeśli pracodawca prowadzi w swoim zakładzie plany urlopowe, to z reguły uwzględnia w nich dominującą część urlopu wypoczynkowego pracownika. Trudno bowiem zaplanować wszystkie 20 czy 26 dni urlopu „co do dnia”. Należy jednak pamiętać, iż co do zasady urlop wypoczynkowy, należny za dany rok kalendarzowy, pracownik powinien wykorzystać jednorazowo, a jego podział na części jest dopuszczalny jedynie na wniosek.

W praktyce zatem wygląda to tak, że plan urlopów uwzględnia cały urlop pracownika, pracownik korzysta z niego w określonym w planie urlopów terminie, nawet nie składając w tym celu wniosku o udzielenie urlopu (bo termin tego urlopu został już z pracodawcą uzgodniony w planie urlopów), a jedynie w razie potrzeby należny mu urlop wypoczynkowy dzieli na części (z których przynajmniej jedna zgodnie z art. 162 kodeksu pracy, powinna trwać co najmniej 14 dni kalendarzowych). Jeśli natomiast planu urlopowe nie funkcjonują w danym zakładzie albo uwzględniają jedynie część należnego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, pozostałe urlopy pracownik wykorzystuje z reguły na wniosek, za zgodą pracodawcy.

Zmiana terminu urlopu wypoczynkowego

Może się okazać w praktyce, że zaplanowany przez pracownika termin urlopu wypoczynkowego musi ulec przesunięciu. Zgodnie z art. 164 §1 kodeksu pracy przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego odbywa się na wniosek pracownika, który to wniosek pracownik powinien odpowiednio umotywować. Z drugiej strony może się jednak okazać, iż zmiana terminu urlopu podyktowana jest szczególnymi potrzebami pracodawcy. Przykładowo – na urlop w lipcu wybiera się kadrowa. Jednocześnie na lipiec zapowiedziała się kontrola Państwowej Inspekcji Pracy. Pracodawca chciałby, aby na czas tej kontroli kadrowa jednak w zakładzie pracy była, a więc w porozumieniu z nią powinien ustalić inny termin skorzystania przez nią z urlopu wypoczynkowego. Wówczas dochodzi do przesunięcia terminu urlopu.

Podobnie – pracownik ustalił z pracodawcą w planie urlopowym, że na urlop wypoczynkowy wybiera się w sierpniu. Okazało się jednak, że na sierpień w swoim zakładzie pracy urlopu nie dostała małżonka pracownika, a planowali oni wspólny wyjazd. W związku z tym również, w uzgodnieniu z pracodawcą, pracownik może przesunąć termin korzystania z należnego mu urlopu wypoczynkowego.

Art. 164 §1 i §2 wskazują jasno – przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego jest dopuszczalne zarówno z przyczyn, leżących po stronie pracownika, jak i po stronie pracodawcy. Należy jednak pamiętać o powyższym – nawet, gdy termin urlopu ulega przesunięciu z inicjatywy pracownika, to pracownik nie może go wykorzystać w terminie, na który zgody nie wyraził pracodawca (ze wszelkimi tego konsekwencjami, aż do dyscyplinarki włącznie).

Przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego może zostać spowodowane czynnikami niezależnymi ani od pracownika, ani od pracodawcy. Jeśli np. pracownik miał zaplanowany urlop wypoczynkowy na lipiec, ale pod koniec czerwca rozchorował się i przebywa na zwolnieniu lekarskim, termin urlopu wypoczynkowego również ulegnie przesunięciu. Nie może być bowiem takiej sytuacji, że urlop wypoczynkowy rozpocznie się w czasie, gdy pracownik jest niezdolny do pracy, na co posiada stosowny dokument lekarski. Przepis art. 165 kodeksu pracy stanowi wprost, iż Jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, powołania na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy czy urlopu macierzyńskiego, to pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.

Może się też okazać, iż pracownik rozpocznie już korzystanie z urlopu wypoczynkowego, po czym stanie się niezdolny do pracy z powodu choroby. Wówczas pozostała do wykorzystania część urlopu wypoczynkowego ulega przesunięciu na inny termin, uzgodniony wspólnie przez pracownika i pracodawcę.

Dla porządku na zakończenie należy jeszcze dodać, iż jeśli pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia a także jeśli posiada urlop zaległy z poprzedniego roku kalendarzowego, to pracodawca może go niejako zmusić do wykorzystania tego urlopu. W takim wypadku pracodawca sam określa termin, w którym pracownik ma ten urlop wypoczynkowy wykorzystać, przy czym termin ten może ulec zmianie, np. z powodu niezdolności pracownika do pracy z powodu choroby, szczególnych potrzeb pracodawcy itp.

Podobnie, jeśli pracownik rozpocznie korzystanie z urlopu wypoczynkowego, a pracodawca na podstawie art. 167 §1 kodeksu pracy odwoła go z tego urlopu wypoczynkowego, to tę niewykorzystaną część urlopu również pracownik wykorzystuje w innym terminie, który uzgodni z pracodawcą.