Wypowiedzenie umowy o pracę – jak je prawidłowo wręczyć pracownikowi?

Zgodnie z art. 32 §1 kodeksu pracy każda ze stron stosunku pracy – pracownik i pracodawca – może rozwiązać umowę o pracę za wypowiedzeniem, a do rozwiązania umowy o pracę dochodzi z upływem okresu wypowiedzenia (okresy wypowiedzenia liczone w tygodniach upływają w soboty, z kolei okresy wypowiedzenia liczone w miesiącach upływają ostatniego dnia miesiąca). Umowę o pracę może wypowiedzieć zarówno pracownik, jak i pracodawca, przy czym w tym drugim przypadku wypowiedzenie obarczone jest pewnymi wymogami formalnymi.

Przede wszystkim, jeśli pracodawca wypowiada pracownikowi umowę o pracę, zawartą na czas nieokreślony, to musi w swoim oświadczeniu o wypowiedzeniu umowy o pracę wskazać przyczynę jej wypowiedzenia (pracownik takiego obowiązku nie ma). Wypowiedzenie umowy o pracę powinno mieć formę pisemną (art. 30 §3 kodeksu pracy), choć jednocześnie przepisy kodeksu pracy nie przewidują nieważności wypowiedzenia ustnego – ono jest skuteczne, czyli po ustnym wypowiedzeniu swój bieg rozpocznie okres wypowiedzenia, a umowa o pracę rozwiąże się z jego upływem (choć oczywiście ustne wypowiedzenie umowy o pracę, jakkolwiek skuteczne, to jest jednak wadliwe co do formy).

Wypowiedzenie umowy o pracę – forma i doręczenie

Załóżmy jednak, że pracodawca przygotował pisemne wypowiedzenie umowy o pracę i zamierza je wręczyć pracownikowi. Samo wypowiedzenie umowy o pracę najczęściej dokonywane jest w zakładzie pracy – pracodawca czy osoba przez niego upoważniona po prostu wzywa pracownika i wręcza mu oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem. Samo wypowiedzenie umowy o pracę uważa się za dokonane z chwilą, gdy pracownik, który je otrzymał, miał możliwość zapoznania się z jego treścią.

To bardzo ważne – niektóre osoby wychodzą z założenia, że aby wypowiedzenie umowy o pracę mogło zostać uznane za skutecznie doręczone, to pracownik musi potwierdzić, że je otrzymał (np. pokwitować odbiór). To nieprawda. Zgodnie z art. 61 §1 kodeksu cywilnego oświadczenie woli uważa się za doręczone z chwilą, w której strona, której się to oświadczenie składa, mogła zapoznać się z jego treścią. W praktyce może się zdarzyć sytuacja, w której wezwany do gabinetu szefa pracownik odmówi przyjęcia wypowiedzenia. Nie ma to znaczenia – jeśli miał możliwość zapoznania się z jego treścią, to wypowiedzenie umowy o pracę będzie w tym wypadku skuteczne.

Oczywiście może się zdarzyć, że pracownik będzie potem kwestionował fakt, że wypowiedzenie w ogóle miało zostać mu wręczone. Warto zatem na okoliczność wręczania wypowiedzenia pracownikowi zapewnić sobie obecność świadków, którzy w razie odmowy przyjęcia wypowiedzenia przez pracownika potwierdzą, iż ten odmówił jego przyjęcia. Świadkiem nie może być dowolny pracownik, kadrowa, księgowa itp – naruszyłoby to przepisy o ochronie danych osobowych. Najlepiej, aby świadkiem została osoba, posiadająca od pracodawcy specjalne upoważnienie. Warto również na tę okoliczność sporządzić notatkę urzędową, w której opisuje się okoliczności wręczenia wypowiedzenia i zaznacza, że pracownik odmówił przyjęcia wypowiedzenia umowy o pracę. Notatka ta wraz z kopią wypowiedzenia zostaje następnie załączona do części C akt osobowych pracownika.

Może się okazać, że wypowiedzenia nie da się pracownikowi wręczyć osobiście, do rąk własnych, choćby ze względu na nieobecność pracownika w zakładzie pracy. O ile nie jest to nieobecność, która chroni pracownika przed wypowiedzeniem umowy o pracę (np. zwolnienie lekarskie), to można wysłać mu wypowiedzenie na adres do korespondencji. Wypowiedzenie umowy o pracę należy wysłać listem poleconym, za potwierdzeniem odbioru. Decydujące znaczenie ma tu bowiem nie dzień sporządzenia czy wysłania wypowiedzenia umowy o pracę, ale dzień jego odbioru przez pracownika – dopiero wówczas można uznać, iż pracownik miał możliwość zapoznania się z jego treścią.

A co w przypadku, gdy wypowiedzenie umowy o pracę zostaje wysłane pocztą, ale przesyłka nie zostanie odebrana przez pracownika? Tu z kolei wszystko zależy od adnotacji listonosza na przesyłce. Jeśli adres do korespondencji jest prawidłowy, a przesyłka nie zostanie odebrana pomimo dwukrotnego jej awizowania, to za dzień doręczenia wypowiedzenia uznaje się dzień, w którym upływa drugie awizo. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w swym wyroku z dnia 5 października 2005 roku sygn. I PK 37/05 dwukrotne awizowanie przesyłki poleconej zawierającej oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu stosunku pracy stwarza domniemanie faktyczne możliwości zapoznania się przez pracownika z jego treścią, co oznacza przerzucenie na niego ciężaru dowodu braku możliwości zapoznania się z treścią oświadczenia pracodawcy.

W takim wypadku, gdy wypowiedzenie umowy o pracę zostaje wysłane listem poleconym, pracownik nie odbierze go, a przesyłka wróci do zakładu pracy, nie ma konieczności wysyłania jej ponownie. Po prostu załącza się ją, wraz z kopertą, do akt osobowych pracownika. Wypowiedzenie uważane jest za skutecznie doręczone, a więc swój bieg rozpoczyna okres wypowiedzenia, a z jego upływem umowa o pracę rozwiąże się.

Należy pamiętać, że bieg okresu wypowiedzenia liczonego w miesiącach kończy się z upływem miesiąca. Załóżmy, że pracownik pracuje na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, ma staż pracy 5 lat, co oznacza, że obowiązuje go trzymiesięczny okres wypowiedzenia. Pracodawca wysłał wypowiedzenie umowy o pracę pocztą i pracownik odebrał je 27 marca 2020. Umowa o pracę rozwiąże się z dniem 30 czerwca 2020. Gdyby natomiast pracownik wypowiedzenie odebrał 2 kwietnia, to umowa o pracę rozwiąże się dopiero 31 lipca 2020.

Interesuje Cię ta tematyka? Jeśli tak, to koniecznie zapoznaj się z naszą ofertą szkoleniową: kurs kadr online z zaświadczeniem MEN, kurs płace online z zaświadczeniem MEN i innymi.