Urlop na żądanie – kiedy najpóźniej i w jakiej formie pracownik musi złożyć wniosek o jego udzielenie, aby mógł z niego skorzystać?

Celem określonego w art. 167(2) kodeksu pracy urlopu na żądanie jest umożliwienie pracownikowi usprawiedliwionego niestawiennictwa w pracy z nagłego powodu, którego nie dało się wcześniej przewidzieć. O ile „zwykłego” urlopu wypoczynkowego udziela się pracownikowi zgodne z planami urlopowymi, czy też w terminie uzgodnionym między pracodawcą a pracownikiem, to z urlopu na żądanie pracownik może skorzystać niemal natychmiast, po poinformowaniu pracodawcy o takim zamiarze i uzyskaniu akceptacji pracodawcy (zgody na urlop na żądanie).

O ile z powołanego powyżej przepisu wynika obowiązek pracodawcy udzielenia urlopu na żądanie (pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym), to nie oznacza to automatycznie, że do skorzystania z tego urlopu na żądanie pracownikowi nie jest niezbędna akceptacja pracodawcy, a przynajmniej odpowiednio wczesne poinformowanie pracodawcy o zamiarze skorzystania z urlopu na żądanie. Od razu należy wyraźnie zaznaczyć – jeśli pracownik samowolnie rozpoczyna korzystanie z urlopu na żądanie, nie mając ku temu akceptacji pracodawcy, to może to w ekstremalnym przypadku skończyć się nawet dyscyplinarką.

Urlop na żądanie – kiedy najpóźniej zgłosić?

Przepis art. 167(2) kodeksu pracy wskazuje, że pracownik ma zgłosić wniosek o udzielenie urlopu na żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Zwróć uwagę, co mówi przepis – najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, a nie przed rozpoczęciem pracy danego dnia. W praktyce na tym tle dochodzi nierzadko do poważnych sporów na linii pracodawca – pracownik. Skoro bowiem przepis wyraźnie mówi, iż zgłoszenia urlopu na żądanie dokonuje się najpóźniej w dniu, w którym ten urlop się rozpoczyna, to nietrudno wyobrazić sobie sytuację, w której pracownik przychodzi do pracy, pracuje przez kilka godzin, a następnie zgłasza chęć skorzystania w tym dniu z urlopu na żądanie (choćby po to, aby w legalny sposób uchylić się przed wręczonym tego dnia wypowiedzeniem umowy o pracę – skoro pracownik zgłosić chęć skorzystania z urlopu na żądanie, a urlop ten obowiązuje na cały dzień, a nie jedynie od chwili jego zgłoszenia, to wypowiedzenie to musi zostać uznane za wręczone w czasie urlopu, a więc niezgodne z przepisem art. 41 kodeksu pracy, który zabrania pracodawcy wręczenia pracownikowi wypowiedzenia umowy o pracę w czasie urlopu pracownika czy innej usprawiedliwionej nieobecności).

W praktyce, o urlop na żądanie pracownik wnosi z reguły najpóźniej przed rozpoczęciem pracy danego dnia. O ile pracownik nie musi uzasadniać swojego żądania i informować pracodawcy o powodzie, dla którego chciałby z urlopu na żądanie skorzystać, tak z reguły urlop ten niezbędny jest pracownikowi w razie zaistnienia zdarzenia, które uniemożliwia mu wykonywanie pracy danego dnia – nagła choroba dziecka, awaria samochodu itp. Oczywiście spora grupa pracowników korzysta z urlopów na żądanie w dniu następującym po suto zakrapianej imprezie. Jest to ich święte prawo, z urlopu na żądanie mogą wówczas skorzystać, przy czym w każdym wypadku muszą mieć świadomość, iż urlop na żądanie może skutecznie zdezorganizować pracę w zakładzie pracy, czy wręcz naruszyć w sposób istotny interes pracodawcy. Sąd Najwyższy w swych orzeczeniach (m.in. w wyroku z dnia 15 listopada 2006 roku sygn. I PK 128/06) wskazywał, iż konieczne jest złożenie żądania o udzielenie urlopu na żądanie jeszcze przed rozpoczęciem pracy, nie natomiast reguły, z jakim wyprzedzeniem przed rozpoczęciem pracy pracownik miałby to zrobić. W praktyce przyjmuje się, że pracownik powinien szefa o urlopie na żądanie poinformować na tyle wcześnie, aby pracodawca mógł zorganizować zastępstwo, ewentualnie pilne obowiązki pracownika rozdzielić pomiędzy pozostałe zatrudnione osoby.

Nie ma znaczenia, w jakiej formie pracownik zgłosi konieczność skorzystania z urlopu na żądanie. Może to zrobić telefonicznie, wiadomością SMS, za pośrednictwem komunikatorów, pocztą email itp. Ważne jedynie, aby wiadomość ta dotarła do pracodawcy. Należy wyraźnie podkreślić, iż nie ma tu mowy o tzw. milczącej akceptacji pracodawcy – jeśli pracodawca na taki SMS nie odpowiedział, to znaczy, że wniosku pracownika o urlop na żądanie nie zaakceptował (co nie oznacza, że niebawem go nie zaakceptuje, w każdym razie, dopóki wiadomość ta nie dotrze do pracodawcy, a pracodawca nie zapozna się z nią, pracownikowi nie wolno rozpocząć samowolnie korzystania z urlopu na żądanie.

To bardzo ważne – co prawda na żądanie pracownika pracodawca ma co do zasady obowiązek udzielenia mu urlopu na żądanie, ale to wciąż nadal pracodawca udziela tego urlopu. A skoro milczy, to znaczy, że urlopu (jeszcze) nie udzielił. A skoro tak, nie można go rozpocząć. Postawienie pracodawcy przed faktem dokonanym i samowolne rozpoczęcie urlopu na żądanie może oznaczać nieobecność nieusprawiedliwioną i w konsekwencji na przykład rozwiązanie stosunku pracy przez pracodawcę bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Nieco inaczej będzie w przypadku, gdy pracownik zgłasza chęć skorzystania z urlopu na żądanie z takim wyprzedzeniem (np. kilka dni wcześniej), że ma całkowitą pewność, że jego wniosek do pracodawcy dotarł. Wówczas milczenie pracodawcy nie może być uważane za odmowę udzielenia urlopu na żądanie, a rozpoczęcie przez pracownika niejako samowolnie korzystania z tego urlopu nie powinno być podstawą do wyciągania wobec niego negatywnych konsekwencji. Wówczas brak odpowiedzi na wniosek złożony ze znacznym (jak na urlop na żądanie) wyprzedzeniem może być uważany za milczącą akceptację i udzielenie tego urlopu – pracodawca skorzystaniu z tego urlopu na żądanie się nie sprzeciwił, choć miał taką możliwość.

O ile odmowa udzielenia urlopu na żądanie jest możliwa w wyjątkowych przypadkach (gdyby miało to naruszyć ważny interes pracodawcy, a pracownika realnie nie miałby kto w danym dniu zastąpić i jego obecność w pracy jest konieczna), to nieudzielanie urlopu na żądanie z przyczyn nieobiektywnych może być uznane za złośliwe naruszanie podstawowych obowiązków pracodawcy wobec pracownika i skutkować grzywną nawet do 30 tysięcy złotych. Z jednej zatem strony pracownik ma prawo do urlopu na żądanie, ale nie zawsze sam decyduje, czy z niego skorzysta, a z drugiej co do zasady pracodawca ma jednak obowiązek udzielenia tego urlopu na żądanie i nieudzielanie go bez uzasadnionej przyczyny jest naruszeniem podstawowych praw pracowniczych i obowiązków pracodawcy.