Praca biurowa i zagrożenia w pracy biurowej

Praca biurowa kojarzona jest z pracą łatwą, nie wymagającą większego wysiłku fizycznego, wykonywaną w określonych godzinach, na wygodnym stanowisku pracy. Tymczasem praca biurowa to pojęcie na tyle szerokie, że można w nim znaleźć zarówno prace „łatwe, lekkie i przyjemne”, niewymagające większego wysiłku psychicznego czy fizycznego, jak i prace bardzo obciążające, szczególnie psychicznie, które wykonywane przez kilka lat potrafią wywołać depresję, wypalenie zawodowe itp.

Praca biurowa potrafi być bardzo wymagająca. Nie ma tu znaczenia, czy polega ona na wykonywaniu obowiązków pracownika biurowego pod presją czasu, w kontaktach z nerwowym klientem, w źle zorganizowanym i zaplanowanym biurze. Końcowy efekt takiej pracy jest jeden – wypalenie zawodowe, znużenie, chroniczne zmęczenie i niechęć. Tymczasem tego typu negatywnych efektów można uniknąć, a przynajmniej mocno je ograniczyć. Wszystko tu zależy od organizacji pracy, odpowiedniego podziału obowiązków biurowych, w zależności od kompetencji i kwalifikacji pracowników biurowych.

Samo pojęcie „pracownik biurowy” jest bardzo szerokie. W konsekwencji również obowiązki pracownika biurowego są bardzo zróżnicowane. Inne będą obowiązki sekretarki – asystentki, inne archiwisty, jeszcze inne osoby zajmującej się obsługą klienta czy interesanta w biurze. A ponieważ praca biurowa jest bardzo zróżnicowana, to zróżnicowane są również warunki jej wykonywania.

Praca biurowa – najważniejsze zagrożenia dla pracownika

Zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków BHP jest jednym z najważniejszych zadań pracodawcy. Pracownik może odmówić wykonywania pracy, która mogłaby go narazić na uszczerbek na zdrowiu czy życiu, a za takie uchylenie się od pracy w warunkach zagrażających zdrowiu czy życiu nie mogą go spotkać żadne negatywne konsekwencje.

Odpowiednie warunki BHP w pracy biurowej to minimalizowanie ryzyka powstania chorób zawodowych, wypadków przy pracy itp. Skupmy się zatem póki co na omówieniu zagadnienia, jakim są zagrożenia w pracy biurowej z punktu widzenia BHP.

Przede wszystkim w pracy biurowej, jak w większości pracy, istnieją czynniki fizyczne, mogące powodować wypadki przy pracy. Należą do nich konieczność przenoszenia ciężarów (np. ryz papieru do drukarki), śliskie posadzki, śliskie schody, pozostawione pootwierane drzwi i szuflady, powodujące możliwość wystąpienia urazu), ostrze przyrządy biurowe i narzędzia, możliwość porażenia prądem elektrycznym przy nieodpowiedniej obsłudze urządzeń albo z powodu uszkodzenia tych urządzeń.

Kolejne zagrożenia w pracy biurowej związane są z występowaniem czynników fizycznych. Dużą liczbę stanowisk biurowych charakteryzuje ekspozycja na hałas. Przykładem może być np. sekretariat w firmie, urzędzie czy organizacji, gdzie obsługuje się klientów/petentów. Kilka osób, obsługiwanych przez kilku pracowników biurowych, masa dialogów, nerwów, przekrzykiwania się – tak to może czasem w pracy biurowej wyglądać i z pewnością jest to czynnik negatywny.

Dodatkowo źródłem hałasu są oczywiście urządzenia biurowe, szczególnie, jeśli w pomieszczeniu biurowym jest ich kilka czy nawet kilkanaście. Oprócz samego hałasu źródłem zagrożenia w pracy biurowej może być niewłaściwe oświetlenie, niewłaściwe wentylowanie czy ogrzewanie pomieszczenia, w którym pracują pracownicy biurowi i w którym obsługują klientów/petentów.

Oświetlenie w pracy biurowej jest bardzo ważne i nierzadko niestety pomija się jego znaczący wpływ na zagrożenia w pracy biurowej. Źle dobrane oświetlenie męczy nie tylko wzrok, powoduje ogólne uczucie zmęczenia, spadek uwagi itp. Obowiązkiem pracodawcy jest tutaj zapewnienie pracownikom odpowiedniego oświetlenia, przy czym nie dotyczy to jedynie oświetlenia głównego, ale także możliwości korzystania z oświetlenia słonecznego. Odpowiednio zaprojektowane i urządzone biuro pozwoli na maksymalne wykorzystanie światła dziennego. Oświetlenie miejsca pracy powinno łączyć naturalne światło z tym sztucznym. Dobór oświetlenia to nie tylko dobranie natężenia światła, ale uzyskanie odpowiedniej jakości światła przy zastosowaniu rozwiązań energooszczędnych.

Jednym z najważniejszych parametrów biurowego oświetlenia jest współczynnik oddawania barw Ra, który określa jakość światła białego (realistyczne postrzeganie naturalnej barwy przedmiotów oświetlonych za pomocą określonego źródła światła); wyrażany za pomocą skali od 0 do 100 – im wyższy wskaźnik tym dane źródło światła bardziej precyzyjnie oddaje barwę oświetlanego obiektu.

Na szczęście coraz powszechniej stosuje się w biurach oświetlenie ledowe, które wypiera tradycyjne żarówki (nie mówiąc już o oświetleniu neonowym). W polskim prawie oświetlenie biura musi być zgodne z przepisami zawartymi w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz z Polskimi Normami:

PN-EN 12665:2008 Światło i oświetlenie – Podstawowe terminy oraz kryteria określania wymagań dotyczących oświetlenia.

PN-EN 12464-1:2011 Światło i oświetlenie – Oświetlenie miejsc pracy. Część 1: Miejsca pracy we wnętrzach.

Zagrożenia w pracy biurowej

Kolejne czynniki, mogące być źródłem potencjalnego zagrożenia w pracy biurowej, to czynniki chemiczne i pyły. W biurach używa się szeregu narzędzi i urządzeń, zużywających płyny, atramenty, tonery, kredy, do tego dochodzi kwestia sprzątania biur z wykorzystaniem środków chemicznych itp. Wszystko to, w odpowiednio wysokim stężeniu, może prowadzić do powstania zagrożeń dla skóry, dróg oddechowych, zatrucia itp.

Oprócz czynników typowo chemicznych zagrożeniem dla zdrowia pracownika biurowego może być wszechobecny kurz. I nie chodzi tu o to, że biuro jest źle sprzątane, ale o to, że w pracy biurowej używa się masy papieru i innych podobnych produktów, które zwyczajnie się ścierają, niszczą i kurzą. Jeśli do tego biuro ma źle funkcjonującą wentylację, to taka kumulacja – kurz plus zła wentylacja – mogą powodować poważne choroby układu oddechowego. To jedno z niewidocznych gołym okiem, ale bardzo poważnych zagrożeń w pracy biurowej.

Tytułem uzupełnienia jeszcze należy dodać, że sporo zanieczyszczeń, które pracownik biurowy wdycha, emitowanych jest przez drukarki, kopiarki, plotery itp. – uwalniają one ozon czy tlenki azotu i przedostają się do płuc. Praca biurowa niestety również z tego typu zagrożeniem się wiąże.

Następna rzecz – praca biurowa wykonywana jest z reguły w pomieszczeniach. A jak to w pomieszczeniach, szczególnie źle wentylowanych, może pojawić się wilgoć, będąca przyczyną powstawania pleśni i grzybów. Są to zagrożenia w pracy biurowej – czynniki biologiczne. Grzyby i pleśnie mogą występować na starych, nieodpowiednio przechowywanych dokumentach, mogą być skutkiem psucia się źle przechowywanej żywności.

Do powyższego dochodzą mikroorganizmy żywe – charakterystycznym elementem pracy biurowej jest kontakt z innymi ludźmi. Pracownik biurowy o większości z nich nic nie wie – są to klienci, petenci, ale również współpracownicy. W pomieszczeniach, w których znajduje się dużo osób możliwość przenoszenia się chorób zakaźnych jest bardzo duża. Idealnym przykładem jest rozprzestrzenianie się koronawirusa. Wystarczy brak zachowania odpowiedniej odległości, a skutki w postaci zakażeń są bardzo poważne. Praca biurowa niestety rzadko pozwala na unikanie tego typu zagrożeń, a też nie każda praca biurowa może być wykonywana zdalnie – z domu, bez kontaktu z klientami/petentami.

Praca biurowa i zagrożenia w pracy biurowej – stres i wypalenie

Praca biurowa, wykonywana w źle zaprojektowanym i niefunkcjonalnym biurze, częsty kontakt z nerwowymi klientami/petentami to czynniki ergonomiczne i psychospołeczne, które mają bardzo negatywny wpływ na zdrowie pracownika biurowego. Częsty kontakt z różnymi osobami, praca pod presją czasu, niska wydajność pracy związana z brakiem odpowiednich narzędzi itp. powodują duży stres, który nierozładowany kumuluje się i prowadzi do depresji czy innych chorób.

Stres w pracy biurowej jest wbrew pozorom bardzo duży. Powodem stresu jest zła organizacja pracy biurowej, kontakt ze „specyficznymi” nierzadko klientami/petentami, ale również kwestia relacji interpersonalnych ze współpracownikami, a nawet dyskryminacja czy mobbing ze strony pracodawcy czy przełożonych.

Co ważne, na stres w pracy biurowej duży wpływ mają czynniki szkodliwe przede wszystkim dla zdrowia fizycznego. Długotrwałe przebywanie w pozycji siedzącej, praca monotonna i powtarzająca się powodują przeciążenia układu mięśniowo-szkieletowego, mogą powodować problemy z krążeniem czy oddychaniem, a to również przekłada się bezpośrednio na stres.

Aby minimalizować czynniki negatywne w pracy biurowej pracodawca powinien pracownikom biurowym zapewnić odpowiednie warunki lokalowe oraz odpowiedni sprzęt do pracy biurowej. Praca biurowa wymaga pewnej organizacji i kosztów, ale dzięki właściwemu zaplanowaniu pomieszczeń biurowych i odpowiedniej organizacji samej pracy biurowej ryzyko wystąpienia negatywnych konsekwencji pracy biurowej będzie odpowiednio niższe. Na pracy biurowej nie warto oszczędzać.

Organizując biuro należy w miarę możliwości zapewnić dźwiękoszczelne sufity i ściany, ograniczające hałas z zewnątrz, zapewnić odpowiednie obudowy czy lokalizacje urządzeń biurowych, będących również źródłem hałasu. Oczywistością jest zapewnienie ograniczających poślizg podłóg, instalacja odpowiedniej wentylacji biura, odpowiedniego oświetlenia biurowego itp.

Bardzo ważnym obowiązkiem pracodawcy, zatrudniającego pracowników do prac biurowych jest dbanie o odpowiedni stan techniczny wyposażenia – urządzeń, narzędzi itp. Należy tu minimalizować ryzyko porażenia prądem czy możliwości wystąpienia wypadku przy pracy. Dodatkowo jeszcze każde stanowisko pracy biurowej powinno spełniać wymogi, przewidziane dla pracy przy monitorze ekranowym, być wyposażone w odpowiedni fotel.

Praca biurowa jest bardzo zróżnicowana. Istnieją oczywiście prace biurowe o spokojnym charakterze, wykonywane w komfortowych warunkach, w ciszy, przy odpowiednim oświetleniu, na odpowiednio wyposażonym stanowisku. Niestety nie jest to regułą. Znacznie częściej praca biurowa wykonywana jest w wymuszonym pośpiechu, nerwach i stresie, do tego w nieodpowiednich warunkach lokalowych.

Do powyższego dochodzą czynniki szkodliwe typowe dla prac biurowych – złe oświetlenie, zła wentylacja pomieszczeń, wszechobecny kurz, długa i monotonna praca w pozycji siedzącej. Praca biurowa w większości to praca statyczna, gdzie możliwości ruchu są ograniczone. Odbija się to negatywnie na zdrowiu fizycznym i kondycji psychicznej pracownika biurowego.

O ile praca biurowa jest pracą dodatkową, niejako usługową wobec podstawowego przedmiotu działalności firmy (np. firma zajmuje się produkcją, a praca biurowa to sekretariat, kontakt z klientami itp.), to w sporej części firm praca biurowa – szeroko pojmowana – jest głównym elementem działalności. Należy zatem zadbać, aby była wykonywana w odpowiednich warunkach, aby czynniki szkodliwe w pracy biurowej odpowiednio minimalizować.

Praca biurowa jest jedną z najbardziej pożądanych przez młode osoby, które dopiero wchodzą na rynek pracy. Z jednej strony praca biurowa pozwala na zdobycie doświadczenia – nie tylko w konkretnym rodzaju pracy, ale również doświadczenia w kontaktach z innymi pracownikami, umiejętności działania pod presją czasu, umiejętności działania w warunkach stresu, umiejętności i zdolności interpersonalnych itp. Jest ona znakomitym wstępem do kariery zawodowej.

W czasie swojej pracy biurowej pracownik biurowy zajmuje się różnymi obowiązkami – przygotowuje pisma, opracowuje i prowadzi dokumentację, organizuje spotkania, prowadzi sekretariat i korespondencję, to często praca sekretarki – asystentki. Pracą biurową jest również fakturowanie, obsługa klientów itp.

Jakakolwiek praca biurowa by jednak nie była, nie można o niej powiedzieć, że jest łatwa niewymagająca i wygodna. W tej pracy również są czynniki szkodliwe, które należy umiejętnie minimalizować.

Zarobki pracownika biurowego nie należą może do najwyższych, ale dla osób początkujących nie one są najważniejsze, a sama praca biurowa pozwala im na zdobycie doświadczenia, bez którego nie mogą marzyć o „poważniejszych” pracach.

Jeśli interesuje Cię ta tematyka, zapraszamy do udziału w naszym szkoleniu: Szkolenie pracownik biurowy online. To krótkie i intensywne wideoszkolenie pozwoli Ci na zdobycie niezbędnej wiedzy o pracy biurowej, obowiązkach, kwalifikacjach pracownika biurowego, warunkach wykonywania pracy biurowej itp. Jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z pracą zawodową, to szkolenie będzie idealnym początkiem.

Zobacz również pozostałe nasze szkolenia: kurs kadry płace online, PŁATNIK krok po kroku, Fakturowanie szkolenie online.