Kopia dowodu osobistego w aktach osobowych pracownika – czy jest to dopuszczalne?

Dla każdego zatrudnionego w stosunku pracy pracownika pracodawca zakłada i prowadzi akta osobowe. Akta prowadzone są indywidualnie dla każdego pracownika, nie można prowadzić ich zbiorczo dla wszystkich zatrudnionych. W aktach osobowych pracownika pracodawca gromadzi dokumenty, mające znaczenie dla stosunku pracy – od jego nawiązania (część A akt osobowych), poprzez jego trwanie (część B akt osobowych) aż do jego ustania (część C akt osobowych). W aktach osobowych pracowników znajdują się różne dokumenty, potwierdzające staż pracy pracownika, jego kwalifikacje, zawierające szereg danych identyfikacyjnych pracownika (niezbędnych pracodawcy chociażby do zgłoszenia pracownika do ZUS). Powstaje w związku z tym pytanie, czy pracodawca może w aktach osobowych pracownika zbierać wszystko „jak leci”, w szczególności czy w aktach osobowych przechowuje się kopię dowodu osobistego. To istotne, nie tylko z punktu widzenia przepisów prawa pracy, ale również tych, dotyczących ochrony danych osobowych (od 25 maja 2018 obowiązuje unijne rozporządzenie ogólne o ochronie danych osobowych, zwane potocznie rozporządzeniem RODO, które polscy pracodawcy mają obowiązek stosować wprost).

Kopia dowodu osobistego w aktach osobowych pracownika

Odpowiednie prowadzenie akt osobowych pracowników jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy (art. 94 ust. 9a i 9b kodeksu pracy). Jednocześnie zakres i sposób prowadzenia akt osobowych pracowników określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Przepis §1 powołanego rozporządzenia wskazuje, jakich dokumentów pracodawca może żądać od osoby, ubiegającej się o zatrudnienie, natomiast §6 powołanego rozporządzenia określa, jakie dokumenty mogą znajdować się w aktach osobowych pracownika. Już pobieżna analiza powołanego przepisu pozwala na stwierdzenie, że katalog dokumentów, o których mowa w tym przepisie, nie zawiera kserokopii dowodu osobistego pracownika. Co do zasady zatem kopia dowodu osobistego w aktach osobowych pracownika nie powinna się znaleźć – jej przechowywanie przez pracodawcę jest niedopuszczalne.

Ponieważ jednak pracodawca musi od pracownika uzyskać pewne informacje, jak chociażby jego numer PESEL, zamiast kserować dowód osobisty pracownika (czy inny dokument tożsamości), pracodawca może pracownika zobowiązać do wypełnienia tzw. kwestionariusza osobowego. Taki kwestionariusz może przybrać dwie formy – kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz kwestionariusz osobowy dla pracownika (a więc osoby już zatrudnionej). Ten dokument zawiera informacje, o jakich mowa w art. 22(1) kodeksu pracy, a więc wszystkie, jakie są pracodawcy niezbędne do np. zgłoszenia pracownika do właściwych ubezpieczeń w ZUS czy przygotowania dla niego formularzy PIT.

Dla wielu pracodawców problemem może być przechowywanie kopii dowodów osobistych w aktach osobowych, założonych już wiele lat temu. W ówczesnym czasie przechowywanie kopii dowodu osobistego w aktach osobowych było dopuszczalne, a więc pracodawcy te kopie przechowywali. Obecnie, szczególnie w kontekście przepisów o ochronie danych osobowych RODO, kopie te należy jednak usunąć. Sam dowód osobisty zawiera bowiem więcej informacji (danych osobowych) niż pracodawca może od pracownika żądać, a ewentualne gromadzenie i przetwarzanie tych pozostałych danych wykracza poza cel przetwarzania, jakim jest zgodne z prawem zatrudnienie pracownika i dopełnienie ciążącego na pracodawcy obowiązku wobec ZUS, US czy innych urzędów.

Mając na względzie powyższe okoliczności, przechowywane w aktach osobowych kopie dowodów osobistych należy usunąć. Wiąże się to oczywiście z przenumerowaniem akt osobowych, niemniej aby uniknąć konsekwencji przetwarzania danych, do których pracodawca nie powinien mieć dostępu, warto akta osobowe pracowników przejrzeć i pousuwać z nich te kopie dowodów osobistych czy innych dokumentów tożsamości.