Kierowanie zespołem – jak zarządzać pracownikami?

Style kierowania i nie tylko

Kierowanie zespołem – jak zarządzać pracownikami?

Michael Jordan, amerykańska legenda koszykówki i sześciokrotny mistrz NBA, zawsze podkreślał, jak ważne jest odpowiednie kierowanie zespołem: „dzięki talentowi możesz wygrywać mecze, inteligencja i praca zespołowa pozwalają wygrywać mistrzostwa”. Podobnie sytuacja wygląda w biznesie. Próba działania w pojedynkę zamiast wykorzystywania wszystkich talentów grupy ludzi, rzadko kiedy skutkuje sukcesem.

Z tego artykułu dowiesz się, dlaczego odpowiednie zarządzanie zespołem jest tak ważne, jak wygląda dobrze zbudowany zespół oraz poznasz sposoby dzięki którym nauczysz się efektywnie zarządzać grupą.

Na czym polega zarządzanie i kierowanie zespołem?

Kierowanie zespołem to zdolność menadżera do prowadzenia i koordynowania zespołu, tak aby był w stanie realizować wyznaczone zadania i osiągać wspólne cele. Zazwyczaj termin ten obejmuje menadżera/lidera i członków jego zespołu, aktywnych słuchaczy, umiejętności komunikacyjne, ustalanie celów i tworzenie odpowiedniej kultury pracy, a czasem również narzędzia do tego niezbędne, takie jak odpowiednie oprogramowanie. Umiejętności menadżera w zakresie zarządzania personelem są kluczowe dla realizacji przedsięwzięć i wpływają na to, że pracownicy są o wiele lepiej zorganizowani, bardziej zmotywowani i produktywni (pisaliśmy także: Pracoholizm oraz Wypalenie zawodowe i Motywacja do pracy.

kierowanie zespołem
kierowanie zespołem

Mamy takie szkolenie Zarządzanie zasobami ludzkimi – kierowane głównie do początkujących, ale nie tylko. Jeśli interesuje Cię ta tematyka, zobacz pełny program szkolenia i przykładową lekcję tutaj: Szkolenie zarządzanie zasobami ludzkimi

Co wyróżnia wybitnych menadżerów?

Aby skutecznie kierować zespołem, warto najpierw określić, co wyróżnia wybitnych menedżerów. Nie da się wyróżnić jednej pojedynczej cechy czy umiejętności, która sama w sobie definiowałaby udane zarządzanie zespołem. Można natomiast wskazać na kilka aspektów, które wskazują na silne przywództwo. Możemy o nim mówić, gdy każdy z członków zespołu ma:

  • jasną wizję celu i zrozumienie własnych obowiązków;
  • chęć osiągania celów zespołowych i organizacyjnych;
  • regularny nadzór i wsparcie ze strony menadżera.

Dobry menadżer poświęca również czas na słuchanie pracowników i poświęca dużo uwagi na to, by dawać im konstruktywną odpowiedź zwrotną. W razie potrzeby potrafi sam dawać przykład: dotyczy to również wykonywania zadań na czas i zachowania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Bardzo ważne jest również zachowanie wobec pracowników przejrzystości własnych działań i umiejętność pokazania, jak samemu podchodzi się do rozwiązywania problemów, a także popełnianych błędów.

Dlaczego umiejętności efektywnego zarządzania zespołem są tak ważne?

Omówiliśmy cechy sprawnego menadżera, jednak dlaczego właściwie jego rola i wpływ na zespół są tak istotne? Przedstawiamy trzy powody.

1. Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu zespołem pracownicy mogą być bardziej zadowoleni z pracy

Zapewnienie dobrego samopoczucia pracownikom w miejscu pracy jest jednym z podstawowych zadań dobrego lidera. Może ono mieć fundamentalny wpływ na sukces firmy. Gdy firmy skutecznie zarządzają zespołami, pracownicy czują się szczęśliwi i cenieni, firma ma lepszą renomę, może poprawić się jakość obsługi klienta, a to prowadzić do poprawy wyników finansowych i wyższej wartości rynkowej.

kierowanie zespołem
kierowanie zespołem

Aby poprawić zadowolenie wśród pracowników, menadżerowie mogą:

  • słuchać informacji zwrotnej dawanej przez pracowników i zachęcać ich do jej wyrażania – rzeczywiste słuchanie tego, co mają do powiedzenia pracownicy i pochylenie się nad ich uwagami może sprawić, że będą mieli poczucie, że ich głos naprawdę coś w organizacji znaczy;
  • promować równowagę w pracy – przepracowani i przytłoczeni nadmiarem obowiązków pracownicy mogą szybko się wypalić. Zachęcaj pracowników do tego, by opuszczali miejsce pracy o czasie i postaraj się nie obarczać ich wieloma dodatkowymi nadgodzinami. Jeżeli to możliwe, dobrym rozwiązaniem może być praca w elastycznych godzinach lub umożliwienie wykonywania części pracy zdalnie, z domu.
  • być transparentni w swoich działaniach – otwarcie komunikuj o zdobytej wiedzy i doświadczeniach, sukcesach, ale i porażkach czy popełnianych błędach. Choć niekiedy może wydawać się to trudne i nieprzyjemne, szczerość to najlepszy sposób na to, by zdobyć zaufanie współpracowników. Otwarta komunikacja może na dłuższą metę sprawić, że pracownicy poczują się docenieni. Nawet odpowiednio wczesne dzielenie się z pracownikami planami firmy może zapewnić odpowiedni kontekst.

2. Wzrasta produktywność

Zdecydowana większość pracowników potwierdza, że odpowiednia kultura pracy poprawia efektywność ich wysiłków (pisaliśmy m.in. Szkolenia z efektywności oraz Szkolenia z zarządzania czasem). Odpowiednie zarządzanie zespołem może sprawić, że jego członkowie będą mogli rzeczywiście skupić się na swoich obowiązkach, zamiast niepotrzebnie stresować i rozpraszać czynnikami zewnętrznymi.

W jaki sposób menadżerowie mogą kształtować kulturę pracy? Na przykład…

  • uczestnicząc w życiu zespołu – biorąc udział w różnego rodzaju firmowych wyjazdach, eventach i imprezach integracyjnych; pokazując podekscytowanie widząc postępy;
  • chwalić od razu za wykonanie zadań, nie czekając na ich wyniki;
  • angażując członków zespołu we wspólne ustalanie celów – oczywiście, często praca konieczna do wykonania jest ściśle zdefiniowana i szeregowy pracownik ma niewiele do powiedzenia. Warto jednak angażować również osoby zatrudnione na stanowiskach niższego szczebla w dyskusje o strategicznych celach firmy – w ten sposób mogą oni powiedzieć o tym, co dla nich ważne, a możliwe że niektóre z ich uwag będą celne bardzo istotne dla kierownictwa (pisaliśmy m.in. Jak być dobrym kierownikiem).  Pracownicy, którzy mają poczucie, że realizują wspólnie ustalony cel, prawdopodobnie będą bardziej zaangażowani w pracę od osób, którym został on narzucony.

3. Pomagają zmniejszyć rotację pracowników

Dla wielu przedsiębiorców bardzo kosztownym problemem jest rotacja pracowników. Wśród osób, które decydują się zmienić miejsce pracy, jako przyczyna często podawane są złe relacje z przełożonym. Ten kontekst doskonale unaocznia, jak ważne dla menadżerów powinno być zatrudnianie właściwych ludzi, dobrze dopasowanych do poszczególnych stanowisk. Jak to osiągnąć?

  • Zastanów się wcześniej dobrze, czy poszczególni kandydaci rzeczywiście pasują do kultury pracy w Twojej firmie – jeszcze zanim rozpoczną się rozmowy kwalifikacyjne, pomyśl jakiej osobowości potrzebujesz w Twoim zespole, jaka osoba będzie najlepiej pasowała do kultury pracy, która panuje w nim lub którą chcesz zbudować. Podczas samej rozmowy dobrym pomysłem może być zadawanie pytań związanych z wartościami wyznawanymi przez konkretnego kandydata, patrz na jego zdolności interpersonalne (pisaliśmy także: Kursy samodoskonalenia).
  • Nie śpiesz się z zatrudnianiem nowych osób – pośpiech może spowodować, że zatrudnisz przypadkową osobę, a po czasie okaże się, że nie dysponuje ona kompetencjami niezbędnymi do wykonywania pracy na danym stanowisku. Lepiej zastanowić się dłużej i poczekać na właściwą osobę.
  • Pozwól kandydatom spotkać się z niektórymi członkami zespołu – udział jednego lub dwóch członków zespołu w rozmowie kwalifikacyjnej może pokazać, jak będą w przyszłości wyglądały interakcje w zespole i zasygnalizować ewentualne problemy.
kierowanie zespołem
kierowanie zespołem

Poznaj skuteczne sposoby na zarządzanie zespołem

1. Komunikuj się w sposób jasny i bezpośredni

Podstawą udanej współpracy w zespole zawsze jest dobra komunikacja. Pracownicy nienawidzą nieporozumień i wątpliwości dotyczących tego, jak mają oni wykonywać swoją pracę – często wywołują one stres i mogą skutkować poważnymi błędami. Zdecydowana większość osób aktywnych zawodowo może przypomnieć sobie takie sytuacje, gdy stresowała się z powodu problemów w zakresie komunikacji w firmie.

Efektywna komunikacja polega na przedstawianiu w sposób jasny i bezpośredni oczekiwań wobec pracowników dotyczących powierzonych im zadań, terminów i celów. Dzięki takiej klarowności pracownicy nie muszą domyślać się, czego oczekujesz – całą energię poświęcą na realizację zadań, będą skuteczniej współpracować w zespole i staną się efektywniejsi.

Z drugiej strony, problemy z komunikacją osłabiają morale zespołu i prowadzą do niższej produktywności. Może to również mieć bardzo negatywny wpływ na jakość oferty i zadowolenie klientów. 

2. Przedstaw konkretną wizję celu

Bardzo ważną kwestią jest również przedstawienie pracownikom jasnej i konkretnej wizji celu, który cały zespół chce osiągnąć. Aby cel rzeczywiście mógł przekładać się na efekty pracy, powinien być odpowiednio sformułowany. Nie mogą być to ogólniki i banały, lecz coś jak najbardziej konkretnego, mierzalnego i możliwego do osiągnięcia w dającym się przewidzieć czasu. (Na przykład: wzrost sprzedaży w sklepie internetowym o 20% w przeciągu 12 miesięcy).

Po wyznaczeniu głównego celu należy zaplanować drogę do jego osiągnięcia. W tym celu należy wyznaczyć krótsze zadania, które należy wykonywać, aby osiągnąć cel.

Każde z wykonanych zadań powinno przybliżać nas do osiągnięcia tego celu. Z tego powodu konieczne jest trzymanie się wyznaczonego planu. Niekiedy łatwo zginąć w natłoku codziennych obowiązków, rutynowych spraw i problemów. Dobry menadżer wie, jak do tego nie dopuścić (pisaliśmy na naszym innym blogu: Szkolenia online dla menadżerów oraz Szkolenia dla liderów).

3. Wspieraj współpracę w zespole

Pracownicy, którzy czują się częścią zespołu, są o wiele bardziej zaangażowani w wykonywanie swojej pracy.  Dobra współpraca między pracownikami jest kluczowa, jeżeli mają oni z powodzeniem wykonywać powierzone zadania, na czas i bez konfliktów.  W tym celu dobrym pomysłem będzie wspólna integracja – na przykład stworzenie możliwości do lepszego poznania się przez osoby z różnych działów podczas imprez i wyjazdów integracyjnych.

Warto tak zorganizować pracę, by systematycznie odbywały się spotkania, w czasie których przedstawiciele różnych działów mogą się spotkać, wspólnie porozmawiać o efektach swojej pracy, wymienić uwagami, przemyśleniami i doświadczeniami. Takie spotkania nie tylko będą motywować do wzmożonej pracy, ale i pozwolą Ci uzyskać całościowe spojrzenie na problemy firmy.

Pisaliśmy również niedawno: Szkolenia dla HR 

Lepszej współpracy w zespole może służyć również zorganizowanie różnego rodzaju internetowych kanałów komunikacji: na przykład przy pomocy kanałów społecznościowych (np. zamknięta grupa dla pracowników na Facebooku) lub firmowego czatu.

4. Zwróć uwagę na to, w jaki sposób delegujesz zadania

Od liderów oczekuje się przydzielania zadań pracownikom na podstawie umiejętności, doświadczenia i kompetencji. Musi on mieć zaufanie, że każdy z pracowników jest w stanie wykonać na czas powierzone mu zadania i że zostanie to zrobione starannie, z należytym skutkiem. Ważne jest by podzielić pracę w sposób sprawiedliwy, tak aby żaden z członków zespołu nie był nią za bardzo obciążony. Poważnym błędem wielu menadżerów jest to, że często nie chcą, lub nie potrafią oni delegować zadań: zbyt wiele biorą na siebie, chcąc samodzielnie zrobić lub kontrolować wszystko.

Na drugim biegunie są liderzy, którzy w niewielkim stopniu angażują się w pracę zespołu, jedynie przerzucając wszystkie obowiązki na innych. Dobry menadżer umie organizować i koordynować pracę, w taki sposób, by nie prowadziło to do konfliktów w zespole, ale również samodzielnie pokazywać zaangażowanie i wziąć odpowiedzialność za efekty.

kierowanie zespołem
kierowanie zespołem

5. Zadbaj o konstruktywną krytykę i pochwały

Konstruktywna krytyka jest niezwykle ważna zarówno z punktu widzenia przyszłego rozwoju pracownika, jak i bezpośrednich korzyści dla firmy. Jeżeli pracownik nie wie, jakie błędy popełnia, a co robi dobrze, bardzo trudno może być mu pracować nad problemami. Merytoryczne, pozbawione złośliwości i personalnych „wycieczek” uwagi mogą być bardzo cenne, pokazywać drogę, którą pracownik powinien podążać i inspirować go. Z drugiej strony bardzo ważne są również pochwały, gdy widzisz postępy w pracy.

Nawet jeżeli nie wszystko jest jeszcze idealne, ale widzisz, że członek Twojego zespołu wykonał solidną pracę i widzisz znaczny postęp, warto pokazać, że to dostrzegasz, by zasygnalizować mu, że zmierza we właściwym kierunku. Skupianie się wyłącznie na niedociągnięciach może dać efekt przeciwny do zamierzonego, wywołać zniechęcenie i frustrację.

6. Udzielaj pracownikom wsparcia podczas pracy zdalnej

Wsparcie ze strony pracodawcy może być szczególnie ważne podczas wykonywania pracy zdalnej. Czas pandemii SARS-C0v-2 był dla wielu z nich szczególnie ciężki. Oczywiście, bardzo wielu specjalistów, zwłaszcza przyzwyczajonych do wykorzystywania nowoczesnych technologii, nie miało żadnych problemów z przestawieniem się na pracę w systemie zdalnym, jednak dla niektórych osób mogło być to nie lada wyzwanie. Bardzo istotną rolą lidera jest ułatwienie pracownikom dostosowania się do nowych okoliczności.

Powinien on służyć pomocą i wsparciem, upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu dysponują odpowiednimi umiejętnościami i sprzętem, potrafią obsłużyć poszczególne programy i platformy. W razie potrzeby menadżer powinien dać wskazówki, w jaki sposób organizować pracę zdalną tak aby pozostawała ona efektywna. Ważna jest również dbałość o zachowanie dobrego kontaktu z pracownikami firmy nawet, gdy osobiste spotkania nie są możliwe: regularne telefony czy rozmowy na komunikatorach pozwolą Ci trzymać rękę na pulsie. Jednocześnie dadzą przestrzeń, by na spokojnie zapytać każdego z pracowników o jego odczucia, oczekiwania i refleksje.

Style przywództwa

Każdy lider ma inny charakter, sposób pracy i bazuje na odmiennych doświadczeniach. Nie ma jednej dobrej recepty na sukces. Możemy odmienić różne odmienne style przywództwa. Są różne klasyfikacje, poniżej prezentujemy najbardziej popularną: według Lewina (punkt 1 i 2) oraz teorii przywództwa emocjonalnego.

1. Przywództwo autorytarne (autokratyczne)

W tym modelu lider posiada pełnię władzy, jasną wizję tego, co chce osiągnąć i podejmuje decyzje jednoosobowo, nie pozwalając na głosy sprzeciwu. Podwładni rzadko kiedy są angażowani w proces podejmowania decyzji, a jeżeli już to doraźnie. Zwykle w tym modelu lider pozostaje zdystansowany wobec członków zespołu. Taki model przywództwa umożliwia szybkie i sprawne podejmowanie decyzji i zdecydowane działanie, jednak ma również wiele wad: nie wspiera kreatywności, może tłumić kreatywność i inicjatywy oddolne.

kierowanie zespołem
kierowanie zespołem

2. Przywództwo partycypacyjne (demokratyczne)

Jest przeciwnością przywództwa autorytarnego. W tym modelu lider zespołu pozwala innym na dużą swobodę i jest otwarty na ich głosy, choć to do niego należy ostatnie zdanie. Przywództwo partycypacyjne bazuje w dużej mierze na współpracy. Pozwala wykorzystać wiedzę i doświadczenie członków zespołu.

Bez wątpienia za zaletę przywództwa partycypacyjnego należy uznać fakt, że sprzyja kreatywności i pozwala wypracować rozwiązania, które będą akceptowane przez wszystkich. Zdaniem Lewina jest to najkorzystniejszy model, choć niepozbawiony wad – proces decyzyjny w tym wypadku może być wydłużony.

3. Przywództwo delegacyjne (leseferyzm)

W tym modelu pracownicy dysponują największą swobodą – liderzy delegują im zadania, jednocześnie udzielając niewielu wskazówek. Ten model zarządzania ma sens jedynie w sytuacji, gdy wszyscy członkowie zespołu są wykwalifikowanymi specjalistami, którzy sami potrafią się dobrze zorganizować. W innych sytuacjach przywództwo delegacyjne może skutkować bardzo niską produktywnością i konfliktami w zespole, ponieważ role nie są jasno podzielone.

4. Przywództwo wizjonerskie

Przywództwo wizjonerskie jest często zbliżone do przywództwa autorytarnego lub nawet z nim tożsame. W tym modelu lider prze do realizacji swojej długofalowej wizji, oczekując, że działania podejmowane przez podwładnych będą jej podporządkowane. Tego rodzaju przywództwo dobrze sprawdza się, gdy w firmie zachodzą duże zmiany i potrzeba jasno wytyczyć kierunek, a pracownicy są gotowi wiernie podążyć za wizją lidera.

Ten model jednak często nie sprawdza się, gdy zespół składa się z doświadczonych ekspertów, którzy potrafią pracować samodzielnie, mają własne inicjatywy i potrafią wytknąć błędy w sposobie myślenia lidera. 

5. Przywództwo trenerskie

W tym modelu dużą rolę odgrywa coaching. Lider pomaga pozostałym członkom zespołu odkryć swoje mocne i słabe strony. Jeżeli przywódca potrafi robić to umiejętnie i wie, kiedy zostawić współpracownikom swobodę działania, ten model może bardzo sprzyjać rozwojowi i kreatywności. Nie każdy lider jednak jest dobry w roli coacha, nieumiejętne próby dawania wskazówek innym mogą być odbierane negatywnie, prowadzić do konfliktów i zamieszania w zespole.

6. Przywództwo afiliacyjne

Przywództwo afiliacyjne koncentruje się przede wszystkim na tworzeniu pozytywnych więzi w zespole. Ta metoda może być bardzo skuteczna w momencie, gdy trzeba zyskać sobie zaufanie współpracowników, na przykład w sytuacjach kryzysowych czy na samym początku, gdy powstaje nowy zespół złożony z nieznajomych wcześniej osób. Ten styl zarządzania może jednak przynieść więcej szkody niż korzyści, jeżeli aspekt towarzyski stanie się ważniejszy niż produktywność.

7. Przywództwo  demokratyczne

Bazuje na bardzo podobnym podejściu, co przywództwo partycypacyjne. W tym przypadku głos wszystkich członków zespołu jest ważny, dlatego też są oni zachęcani do dzielenia się opiniami i podejmowania własnych inicjatyw. Model szczególnie sprawdza się w przypadku zespołów złożonych z doświadczonych ekspertów; może nie być najbardziej efektywny w przypadku bardzo młodych i niedoświadczonych pracowników.

kierowanie zespołem
kierowanie zespołem

8. Przywództwo procesowe

W przypadku przywództwa procesowego lider zespołu przede wszystkim sam swoją postawą daje przykład pracowitości, kreatywności i świetnych wyników, oczekując od przełożonych tego samego. Interweniuje, gdy pracownicy nie spełniają oczekiwań. Ten styl przywództwa sprawdza się, gdy pracownicy mają jasne wymagania i wsparcie od lidera zespołu. Jeżeli są przepracowani i zestresowani, może powodować spadek morale w zespole.

9. Przywództwo nakazowe

W przypadku przywództwa nakazowego lider zespołu nie tłumaczy współpracownikom szerszych mechanizmów, nie oczekuje od nich kreatywności ani nie daje swobody działania. Wydaje po prostu proste polecenia dotyczące rutynowych czynności. Ten model przywództwa sprawdza się tam, gdzie zatrudniani są niewykwalifikowani pracownicy do wykonania prostych prac np. fizycznych.

Ten styl łatwo może przerodzić się w autorytarny, nie sprawdza się również gdy lider nie ma dużego doświadczenia. Nie ma jednej dobrej recepty na to, jak zostać wybitnym przywódcą i osiągać ze swoim zespołem fantastyczne wyniki. Zawsze bardzo ważna w tym kontekście jest praktyka, a także gotowość nauki.

0 komentarzy o "Kierowanie zespołem - jak zarządzać pracownikami?"

Skomentuj

SPD SZKOLENIA - wszelkie prawa zastrzeżone 2023