Jak być dobrym kierownikiem? Style kierowania a efektywność pracy

Pytanie, jak być dobrym kierownikiem nurtuje wszystkie osoby, które zajmują stanowiska, związane z zarządzaniem innymi ludźmi. Bycie kierownikiem jest marzeniem wielu osób, takie stanowisko wiąże się z prestiżem i atrakcyjnymi zarobkami, ale wymaga dużej wiedzy, odpowiednich umiejętności oraz dobrze rozwiniętych kompetencji miękkich. W pracy trzeba być odpowiedzialnym nie tylko za siebie, ale również za swoich podwładnych. Nie zawsze osoba, która jest świetnym specjalistą w danej branży, sprawdzi się na stanowisku kierowniczym. Praca jest trudna, wymagająca, często wiąże się z dużym stresem. Co zrobić, aby być dobrym kierownikiem? Jakie umiejętności trzeba posiadać?

Jak być dobrym kierownikiem – skąd się tego dowiedzieć?

Osoby, które awansują na stanowisko kierownicze są często przerażone, nie wiedzą, co robić, aby zyskać szacunek i sympatię załogi. Jest kilka sposobów, dzięki którym można dowiedzieć się, jak być dobrym kierownikiem. Dużym ułatwieniem są książki, z których można odwiedzić się, jak mądrze kierować zespołem, jaki styl zarządzania wybrać, co robić, aby stworzyć zgrany i zmotywowany zespół.

Innym skuteczną metodą są kursy dla menadżerów. Można na nich rozwinąć umiejętności liderskie, nauczyć się formułować cele, delegować zadania, skutecznie motywować ludzi. Ważne jest również obserwowanie osób, które zarządzają, podpatrywanie, co robią, z jakich powodów są szanowani i lubiani. Bycie kierownikiem nie jest łatwe, ale stosując różne metody, można szybko nabyć odpowiednie umiejętności.

O kierowaniu pracownikami mówimy nieco w naszym szkoleniu: Szkolenie online Zarządzanie zasobami ludzkimi

Jak być dobrym kierownikiem – niezbędne cechy

Aby sprawdzić się na stanowisku kierownika, trzeba mieć odpowiednie cechy osobowości. Część z nich z przypisana do danych osób, rodzą się z nimi, inne można przyswoić, uczestnicząc w kursach z kompetencji miękkich. Dobry kierownik musi mieć szereg cech, dzięki którym zorganizuje pracę całego zespołu, ale również zadba o efektywność, produktywność, a także zadowolenie i zaangażowanie załogi. Praca jest wymagająca, dlatego osoba pełniącą funkcję kierowniczą musi wiedzieć, jak zachować się w każdej sytuacji. Przydadzą się takie cechy jak:

• Umiejętność panowania nad stresem – to podstawowa umiejętność, którą powinna posiadać każda osoba, zastanawiająca się, jak być dobrym kierownikiem. Jak już wspomniano, praca jest stresująca, zdarzają się różne sytuacje, kierownik musi zawsze zachować zimną krew. Oczywiście kierownik, tak jak każdy, ma prawo odczuwać stres, ale nie może tego okazywać, musi nim umiejętnie zarządzać. Ważne jest również, aby wiedział, jak nie dać się wyprowadzić z równowagi.
• Komunikatywność – to ważna cecha dobre szefa. Zdolności interpersonalne są niezbędne na tym stanowisku, umożliwiają kontakt z podwładnymi. Kierownik musi umieć rozmawiać z każdym pracownikiem, ważna jest również umiejętność słuchania. Ważne, aby umiał wydawać proste komunikaty, wiedział, jak przekazywać informacje.

• Asertywność – wiele osób myśli, że dobry kierownik to osoba, która jest lubiana, na wszystko się zgadza, przytakuje swojej załodze. To jednak błędne myślenie. Osoba zajmująca kierownicze stanowisko musi być asertywna. Ważna jest umiejętność mówienia nie. Dzięki temu współpracownicy nie wejdą kierownikowi na głowę, będą go szanować. Dzięki umiejętności asertywności kierownik będzie mógł realizować założone cele, dbać o interesy firmy oraz interesy załogi. Asertywność to również umiejętność znajdywania kompromisów i szukanie rozwiązań, które będą korzystne dla wszystkich.
• Samodzielność – osoby pełniące funkcje kierownicze muszą liczyć się z tym, że będą musiały być samodzielne, zdolne do podejmowania decyzji. Kierownik pracuje zazwyczaj samodzielnie, nie ma nikogo, kto wydziela mu zadania i nadzoruje ich wykonanie. Oczywiście praca jest co jakiś czas kontrolowana, ale nie jest to codziennością. Kierownicy muszą wiedzieć, jakie zadanie wykonać jakie pierwsze, jak ustalać priorytety. Ważne, aby umieli wybierać prace, które można wykonać później. Kierownicy muszą umieć pracować bez pomocy z zewnątrz. Ważne, aby umieli dopiąć projekt do końca.

• Charyzma – osoby charyzmatyczne wiedzą, jak przekonać do swoich pomysłów innych, jak zachęcać do działania i poparcia. Taką umiejętność powinien mieć każdy kierownik. Wartościowi kierownicy powinni wskrzeszać w załodze zapał i chęć do pracy, zachęcać do dzielenia się pomysłami itp.
• Empatia – dobry kierownik powinien być osobą empatyczną, która rozumie innych, potrafi wczuć się w ich sytuacje, wykazuje się zrozumieniem w trudnych sytuacjach. Nie powinien oceniać pracowników, a starać się im pomóc i razem znaleźć wyjście z trudnej sytuacji. Każdy pracownik może mieć gorszy dzień czy przechodzić trudny okres. Wyrozumiały szef powinien zaproponować mu wsparcie, np. dzień wolny, możliwość przejścia na pracę zdalną itp. Pracownik powinien wiedzieć, że w każdej sytuacji może zwrócić się do szefa o pomoc i wsparcie.
• Umiejętność mediacji – w pracy często zdarzają się sytuacje konfliktowe, które mogą popsuć atmosferę w zespole. Obowiązkiem kierownika jest ich rozwiązanie, znalezienie rozwiązania, które satysfakcjonowałoby wszystkich. Kierownik nie powinien stawać po żadnej ze stron. Jego obowiązkiem jest wysłuchanie stron, przeanalizowanie sprawy i pomoc, która poprawi atmosferę w załodze. Umiejętności mediacyjne przydadzą się również w kontaktach z klientami, na pewno poprawią produktywność firmy.

• Szacunek dla różnorodności – osoba, która pracuje na stanowisku kierownika, musi mieć etyczne podejście do wszystkich członków zespołu. Niedopuszczalne jest ocenianie ludzi ze względu na ich poglądy, wyznanie, religię, przekonania czy preferencje seksualne. Kierownik nie może również dyskryminować pracowników ze względu na wiek czy płeć. Takie zachowania grożą mobbingiem, są karalne. Od dawna wiadomo, że różnorodna załoga zapewnia sukces. Każda osoba może wnieść coś nowego, coś, co przyczyni się do rozwoju przedsiębiorstwa. Kierownik musi umieć zachować dyskrecje i poufność. To, co powiem mu pracownik, musi zostać tylko między nimi.
• Pewność siebie – na stanowisku kierowniczym nie sprawdza się osoby nieśmiałe, tzw. szare myszki, które stoją w kącie i boją się zabrać głos. Kierownik musi być pewny swojej wiedzy, swoich umiejętności. Ważne jest poczucie własnej wartości, dzięki któremu kierownik będzie mógł działać i podejmować trudne decyzje. Pewność siebie pomoże również lepiej znieść niepowodzenie. Osoba pewna siebie nie załamie się, a będzie robić wszystko, alby kolejne działanie było udane. Warto jednak pamiętać, aby nie mylić pewności siebie z wywyższaniem się. Osoba arogancka, która będzie chciała udowodnić wszystkim, że tylko ona ma racje, na pewno nie będzie dobrym kierownikiem.

• Umiejętność delegowania zadań – osoby, które awansują na stanowisko kierownicze, początkowo chcą robić wszystko samodzielnie, decydować o wszystkim, co dzieje się w firmie. To duży błąd, ponieważ kierownik powinien delegować zadania, a w niektórych sprawach dać pracownikom wolną rękę. Dzięki temu załoga nie będzie czuła się na każdym kroku kontrolowana, będzie wiedziała, że ma coś do powiedzenia. Delegowanie zadań daje duże korzyści. Kierownik może zająć się planowaniem rozwoju firmy, szukaniem nowych klientów, motywowaniem pracowników. Przydzielając zadania obdarza pracownika zaufaniem, także pozwala rozwijać się i podnosić swoje kompetencje.
• Umiejętność podejmowania decyzji – to kolejna cecha, która mówi, jak być dobrym kierownikiem. Brak decyzyjności lub odwlekanie decyzji na pewno nie będzie dobrze postrzegane przez załogę. Kierownik musi podejmować decyzje sprawnie, bez ociągania. Oczywiście nie chodzi o to, aby robił to pochopnie, musi mieć czas na zastanowienie. Kierownik powinien przeanalizować sytuacje, zebrać potrzebne dane, połączyć fakty, w razie potrzeby skonsultować się ze specjalistami i dopiero wtedy podjąć właściwą decyzję. Cały ten proces nie może trwać zbyt długo, bo nie tylko będzie budził niezadowolenie zespołu, ale również może spowodować przerwy w pracy.

• Sumienność i dokładność – osoby, które zajmują stanowiska kierownicze, muszą wywiązywać się z podjętych obowiązków. Muszą dotrzymywać obietnic, bo w przeciwnym razie szybko stracą szacunek w oczach podwładnych. Ważne, aby dokładnie prowadzili dokumentacje, bo drobne niedopatrzenia mogą spowodować duże problemy (pisaliśmy m.in. Cechy dobrego pracownika biurowego).

Inne cechy, które wyróżniają dobrego kierownika

Szef, czy osoba zarządzająca firmą lub danym działem musi działać zgodnie z misją firmą, wiedzieć, jak są jej założenia i do czego zmierza. Jej zadaniem jest przekazanie misji firmy załodze, przekonanie jej, że tylko wspólne, efektywne działanie przyczyni się do sukcesu. Szef musi umieć rozmawiać z pracowniami w sposób jasny i czytelny. Ważne, aby umiał porozumieć się z każdym, bez względu na wiek, płeć czy wykształcenie. Kolejną ważną umiejętnością kierownika jest umiejętność rozbicia misji firmy tak, aby była realna do wykonania. Powinien podzielić ją na mniejsze okresy, wyznaczyć osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy. Szef powinien obserwować swoich podwładnych, dzięki temu będzie wiedział, kto, jakie ma predyspozycje, w czym jest dobry. Każdy pracownik powinien wiedzieć, jaki jest cel jego pracy.

Załoga musi być świadoma tego, że tylko wspólne działanie pomoże osiągnąć sukces. Pracownicy, od których się wymaga, pracują lepiej, efektywniej, są bardziej zaangażowani. Szef powinien zachęcać do kreatywności, nie może podcinać skrzydeł, bo to na pewno nie przyniesie nic dobrego. Zastanawiając się, jak być dobrym kierownikiem, nie można zapomnieć o tym, że drzwi szefa powinny być zawsze otwarte, każdy pracownik powinien wiedzieć, że może do niego przyjść i zostanie wysłuchany. Kierownik powinien mieć czas dla załogi, ważne, aby znalazł czas i zamienił kilka zdań z każdym pracownikiem. Podwładni nie powinni być dla niego anonimowi, dobrze, jeżeli zna ich problemy, sytuacje, itp. Dobry kierownik nie powinien ignorować tego, co mówią pracownicy. Musi wysłuchać, a nawet przyjąć krytykę.

Warto również pamiętać, że kierownik powinien dawać przykład. Jeżeli będzie angażował się w swoje obowiązki, będzie punktualny, sumienny i dokładny, jego podwładni również będą chcieli tacy być. Szef, który notorycznie się spóźnia, nie dotrzymuje słowa nie będzie autorytetem. Załoga pójdzie w jego ślady i nie będzie się starała. 

Czego nie powinien robić dobry kierownik?

Niemal każda osoba, która zaczyna zarządzać ludźmi i nowym zespołem, popełnia wiele błędów. Niektóre z nich powstają zupełnie nieświadomie, wiążą się ze starymi nawykami, inne wynikają z braku potrzebnych umiejętności. Mało kto od razu zostaje idealnym szefem, na to miano trzeba sobie zapracować. Warto jednak się postarać, ponieważ dobry kierownik tworzy zmotywowany, chętny do pracy zespół. Podwładni, którzy są zadowoleni z kierownika, lepiej pracują, bardziej się starają, chcą się uczyć i rozwijać.

Aby wiedzieć, jak być dobrym kierownikiem, warto zapoznać się z najczęściej popełnianymi błędami. Lepiej ich unikać, a zarządzanie zespołem będzie łatwiejsze.

• Nie słuchanie tego, co mówią podwładni – to częsty błąd, który popełniają zarządzający. Kierownicy, zwłaszcza początkujący myślą, tylko oni mają rację, a to, co mówią pracownicy jest nieważne. Uważają, że z racji dużego doświadczenia wiedzą lepiej, nie chcą słuchać innych. Czasami takie postępowanie jest wynikiem braku czasu lub obawą o podważenie autorytetu. Niestety, kierownicy, którzy nie słuchają kadry, szybko tracą w ich oczach. Pracownikom nie chce się pracować, robią tylko to, co muszą. Nie wykazują się pomysłowością i kreatywnością, bo i tak wiedzą, że to co wymyślą, nie zostanie docenione.
• Unikanie decyzji – szef, który boi się lub nie wie, jaką podjąć decyzję, na pewno nie będzie ceniony i szanowany wśród pracowników. Lider jest właśnie od tego, aby podejmował decyzje, nie uciekał od odpowiedzialności. Nie może wymagać, że pracownicy zdecydują za niego i przejmą odpowiedzialność. W przypadku trudnych sytuacji, szef może prosić o pomoc inne osoby, ale i tak ostateczna decyzja należy do niego.

• Bycie niezastąpionym – nikt nie jest niezastąpiony, nawet kierownik. Wielu kierowników, na początku swojej kariery chce wszystko robić samodzielnie, bo uważają, że sami zrobią to najlepiej. Ale takie zachowanie nie jest pożądane, może skończyć się ogromnym stresem, chorobą, a także utratą szacunku u załogi. Każdy dobry szef powinien delegować obowiązki, nie może ciągle myśleć o tym, że bez niego nic się nie uda. Delegowania obowiązków można się nauczyć, warto również poznać swój zespół, dzięki czemu będzie można przydzielić odpowiednie zadanie odpowiedniej osobie.
• Brak informacji zwrotnej – wielu szefów zapomina o bardzo ważnej rzeczy, tzn. przekazywaniu załodze informacji zwrotnej, dotyczącej wykonanego zadania czy projektu. Podwładni nie wiedzą, czy zadanie zostało wykonane dobrze, czy trzeba coś poprawić, czy klient był zadowolony. Kierownik powinien pochwalić pracowników, a w razie potrzeby zwrócić uwagę na powstałe błędy. Pochwały są bardzo ważnym elementem zarządzania ludźmi. Podnoszą efektywność pracy, są motorem zachęcającym do dalszego działania. Krytyka również jest potrzebna, ale uwagi należy przekazać spokojne, w cztery oczy. Ważne, aby przełożony pomógł rozwiązać problem i znalazł wyście z sytuacji.

• Ogromne wymagania – osoby, które awansowały na stanowisko kierownicze, często chcą się szybko wykazać i stawiają przed swoją załogą ogromne, niemożliwe do spełnienia wymagania. Kierownik nie może wymagać od podwładnych, że w ciągu tygodnia wykonają plan przewidziany na miesiąc, że zdobędą nowych klientów czy zakończą projekt, który ciągnie się latami. Wymagania muszą być realistyczne, rozłożone w czasie, dopasowane do umiejętności i kwalifikacji załogi (pisaliśmy m.in. Wypalenie zawodowe).
• Szef kumpel – niektórzy szefowie niczego nie wymagają, chcą być traktowani jak kumple. Wystarczy im, że praca wykonana jest na czas, w miarę dobrze, nie oczekuję kreatywności czy własnych pomysłów. Pracownicy nie traktują takiego szefa jak lidera, wiedzą, że nie muszą się starać. A to na pewno nie przyniesie dobrych efektów (pisaliśmy również na naszym innym blogu: Jak zarządzać pracownikami).

Jak być dobrym kierownikiem – style kierowania

Aby dobrze zarządzać pracownikami, należy przyjąć odpowiedni sposób zarządzania. Od niego zależy efektywność pracy, produktywność, zaangażowanie pracowników. Obecnie wyróżnia się trzy podstawowe style kierowania pracą ludzi. Jest to styl autokratyczny, demokratyczny i liberalny. Czym wyróżnia się każdy z nich? Czy któryś ma najlepszy wpływ na efektywność pracy?

• Styl autokratyczny – ten styl wymaga, aby kierownicy byli surowi i wymagający, bo tylko w ten sposób mogą coś osiągnąć. Styl zakłada, że większość pracowników pracuje byle jak, uchyla się od obowiązków, robi tylko niezbędne minimum. W tym stylu kierownik sam przydziela obowiązki, nie bierze pod uwagę zdania podwładnych. Wydziela zadania i polecenia, często stosuje kary, pochwały są rzadkością. Styl ten daje dużą efektywność pracy, jednak zaangażowanie i motywacja do pracy są niskie. Pracownicy nie czują zadowolenia z pracy, pracują tylko wtedy intensywnie, gdy przełożony stoi obok i ich kontroluje. Osoby, które stosują styl autokratyczny, zwykle są dominujący, wymagający, bywa, że również agresywni. Uważają, że kary są dobrym sposobem na motywowanie pracowników. Zaletą tego stylu zarządzania jest dyscyplina i wysoka efektywność pracy, a także szybkość podejmowania decyzji, które nie są z nikim konsultowane. Główne wady to negatywny wpływ na atmosferę w pracy, przedmiotowe traktowanie ludzi, uniemożliwienie rozwoju. Pracownicy są sfrustrowani, pojawia się wypalenie zawodowe. To wszystko skutkuje, że szybko spada efektywność i jakość pracy. Styl autokratyczny może sprawdzić się jedynie na krótką metę, w zarządzaniu osób o niskich kwalifikacjach, które wykonują proste, powtarzalne prace,

• Styl demokratyczny – styl zakłada, że pracownik pracuje tylko wtedy efektywnie i energicznie, gdy uzna realizację celów za własne. Podwładni mają prawo do podejmowania decyzji, zadaniem kierownika jest jedynie pomoc w wyborze celu działania. Zarządzający często stosuje pochwały, zachęca podwładnych do wyrażania własnych pomysłów, pozwala, aby pracownicy sami dzieli zadania między sobą. Styl jest najbardziej uniwersalny, ma niewiele wady. Pozwala wykazać się kreatywnością i zaangażowaniem, dzięki temu jest praca jest efektywna. Słaba strona to długi czas podejmowania decyzji, które muszą być skonsultowane z załogą. 

• Styl liberalny (integrujący) – w tym stylu pracownik ma niemal całkowitą swobodę w wykonywaniu obowiązków. Rola kierownika jest znikoma, przełożony nie bierze udziału w pracy załogi, dlatego nie jest z nią zintegrowany. Udziela informacji tylko wtedy, gdy podwładni go o to poproszą. Taki styl zarządzania sprawia, że praca jest nieafektywna, wyniki zespołu są niskie. Osoby, które pracują w takim systemie, nie czują żadnego zadowolenia z pracy, często w pracy pojawia się organizacyjny chaos. Zdarza się, że niekontrolowanie pracownicy podejmują działania, które działają na szkodę firmy. Styl liberalny może sprawdzić się w sytuacji, gdy zespół jest zintegrowany, a każdy jego członek wiem, co ma robić, aby zadbać o sukces firmy.

Jak zwiększyć efektywność zespołu?

Nie wystarczy wiedzieć, jak być dobrym kierownikiem, ważna jest również wiedza na temat poprawy efektywności pracy. Oprócz wybrania odpowiedniego stylu zarządzania, warto również zastosować odpowiednie działania, dzięki którym załoga będzie zaangażowana i zmotywowana. Wysoka efektowność ma wpływ na działanie całego zakładu, przyczynia się do dobrych wyników sprzedażowych, czasowych czy produkcyjnych. Można ją zwiększyć poprzez:

• wykonywanie większej ilości pracy w tym samym okresie,
• wykonywania konkretnego zadania w krótszym czasie,
• wykonywanie tej samej pracy, ale z lepszą jakością.

Jest kilka sposobów, dzięki którym można zwęszyć efektywność zespołu. Główne z nich to:

• Ustalenie hierarchii zadań – już po przyjściu do pracy kierownik powinien ustalić zadania priorytetowe i te mniej ważne, które mogą poczekać.
• Ustalenie prawidłowej organizacji czasu – pracę warto podzielić na poszczególne etapy, które pozwolą je efektywne działanie (pisaliśmy m.in. Zarządzanie czasem w pracy).
• Zadbanie o odpowiednie środowisko pracy – rolą szefa jest zadbanie, aby pracownicy mieli przyjemne otoczenie oraz niezbędne elementy, pozwalające na efektywne wykonywanie obowiązków.

• Przerwy w pracy – pracownicy powinni mieć przerwy, pozwalające na oderwanie myśli i chwilę relaksu. Kierownik nie może wymagać, aby pracownik pracował bez odpoczynku, to może spowodować spadek efektywności.
• Umiejętne motywowanie kadry – kierownicy powinni odpowiedni motywować załogę (pisaliśmy m.in. Jak motywować pracowników oraz Motywacja w pracy). Ważne jest adekwatne wynagrodzenie, premie, benefity, możliwość rozwoju oraz pochwały.
• Jasny przekaz informacji – dzięki temu, każdy wie, co ma robić, zna cele firmy.

Bycie kierownikiem, mimo że trudne i wymagające, może przynosić dużą odpowiedzialność. Oczywiście, trzeba nauczyć się, jak być dobrym kierownikiem, poznać style zarządzania, wybrać najbardziej odpowiedni, a także poznać metody podnoszące efektowność. Traktując ludzi z szacunkiem, posiadając wiedzę i umiejętności, można stworzyć zgrany zespół, który będzie efektywnie pracował.