Faktura do paragonu – zasady wystawiania

Faktura do paragony wystawiana jest na żądanie osoby, która dokonała zakupu określonego towaru czy usługi, sprzedaż na rzecz tej osoby została zaewidencjonowana na kasie fiskalnej, a następnie po pewnym czasie osoba ta wystąpiła o wystawienie do tej sprzedaży faktury. Faktura do paragonu nie jest jakimś szczególnym rodzajem faktury, należy jednak pamiętać przy jej wystawianiu o kilku ważnych kwestiach.

Przede wszystkim faktura do paragonu nie może zostać wystawiona, jeśli sprzedaż została udokumentowana paragonem, na którym nie wskazano numeru NIP nabywcy. To ograniczenie ma zastosowanie do paragonów, wystawionych od 1 stycznia 2020 roku. Co do zasady przedsiębiorca sprzedający towar czy usługę nie ma obowiązku wystawienia faktury, jeśli sprzedaży dokonuje na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej – konsumenta. W takim wypadku można wystawić fakturę, ale obowiązku nie ma.

Jeśli zakupu dokonuje osoba fizyczna, to może się okazać, że sprzedający po prostu nie wie, czy ta osoba dokonuje zakupu jako osoba nieprowadząca działalności gospodarczej, czy może jako przedsiębiorca jednoosobowy – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą. Można oczywiście przed wystawieniem paragonu spytać, czy zakup dokonywany jest „na firmę”, czy nie, ale obowiązku takiego nie ma. No i może okazać, się, że ta osoba fizyczna poda numer NIP, który znajdzie się na paragonie z kasy fiskalnej, a dopiero za jakiś czas ta osoba wystąpi z żądaniem wystawienia faktury i w rezultacie po pewnym czasie od transakcji i tak zostanie wystawiona faktura do paragonu.

Faktura do paragonu – kiedy najpóźniej można ją wystawić?

Obowiązek wystawienia faktury w obrocie krajowym, z wyjątkiem sprzedaży wysyłkowej, dotyczy czynności dokonywanych na rzecz innych podatników, podatników podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze oraz osób prawnych niebędących podatnikami. Generalnie zatem jeśli sprzedawca dostarcza towar czy usługę podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą, urzędowi, stowarzyszeniu itp., to ma obowiązek wystawić fakturę. Obowiązku takiego natomiast nie ma, jeśli nabywcą jest osoba fizyczna.

Nie można jednak wykluczyć, że ta osoba fizyczna również jest przedsiębiorcą – ma ona prawo do żądania wystawienia faktury do paragonu, a żądanie to może zgłosić w terminie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar czy usługę. Żądanie może zgłosić na piśmie, ustnie, emailem – w jakiejkolwiek czytelnej formie. Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (zwanej potocznie ustawą o VAT) na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę, jeśli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Gdyby okazało się natomiast, że nabywca zgłosi żądanie wystawienia faktury do paragonu po upływie 3 miesięcy, to przedsiębiorca dostarczający towar czy usługę nie ma już obowiązku wystawienia faktury do paragonu, ale nie oznacza to, że taka faktura do paragonu nie może zostać wystawiona i doręczona nabywcy. Może – tyle, że nie jest to już wówczas obowiązkowe.

Należy bezwzględnie pamiętać, że faktura do paragonu może zostać wystawiona jedynie, jeśli na tym paragonie znalazł się NIP nabywcy. Obowiązek wskazania numeru NIP na paragonie wszedł w życie z dniem 1 stycznia 2020 roku. Nie dotyczy to oczywiście sytuacji, w której sprzedaż towarów czy usług dokonywana jest na rzecz konsumenta, czyli osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej – wówczas na paragonie numer NIP nie musi się znaleźć. Taka osoba może ten paragon wykorzystać jedynie w celach reklamacji towaru czy usługi itp. – nie może ona jej potraktować jako koszt, pomniejszając w ten sposób należne na rzecz Skarbu Państwa podatki.

A teraz trochę o samym paragonie. Sprzedaż na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej musi zostać – zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT – zarejestrowana na kasie fiskalnej. Stosownie do powołanego przepisu podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Jeśli faktura do paragonu została wystawiona, zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy o podatku VAT w przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. W momencie wystawienia faktury do paragonu nabywca powinien zwrócić sprzedawcy otrzymany paragon fiskalny.

Może się zdarzyć, że nabywa towaru czy usługi otrzymał paragon, na którym znalazł się numer NIP, ale ten paragon zgubił. Następnie wystąpił do sprzedawcy o wystawienie faktury do paragonu. Czy w takim wypadku faktura do paragonu powinna zostać wystawiona?

Tak, w przypadku zgłoszenia się nabywcy po fakturę i nieprzedstawienia paragonu fiskalnego, ponieważ uległ on zagubieniu lub zniszczeniu, sprzedawca ma obowiązek wystawienia nabywcy faktury. Nabywca może udokumentować fakt transakcji w dowolny sposób – wydrukiem z konta bankowego czy innego dowodu zapłaty.

Wspomnieliśmy już, że od 1 stycznia 2020 faktura do paragonu może zostać wystawiona jedynie w przypadku, gdy na tym paragonie znalazł się numer NIP nabywcy. Należy o tym bezwzględnie pamiętać. Sprzedawca czy fakturzystka nie mają prawa wystawić faktury do paragonu, jeśli na tym paragonie nie zarejestrowano wcześniej numeru NIP. Może się jednak okazać, że w chwili transakcji nabywca podał błędny numer NIP – np. podawał go z pamięci i się pomylił. Na paragonie widnieje błędny numer NIP, a więc czy faktura do paragonu może zostać w tej sytuacji wystawiona?

Tak, może. Są tu w zasadzie trzy drogi. Można wystawić fakturę do paragonu z błędnym numerem NIP, a potem wystawić do niej fakturę korygującą. Można też od razu wystawić fakturę z prawidłowym numerem NIP. A może się też okazać, że w takim wypadku faktura do paragonu nie może zostać wystawiona.

W interpretacji z dnia 20 grudnia 2019 roku znak 0111-KDIB3-2.4012.590.2019.3.SR Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że w przypadku gdy na paragonie zostanie wskazany błędny NIP nabywcy, nie będzie możliwości zidentyfikowania nabywcy, bowiem paragony fiskalne nie zawierają żadnych innych danych pozwalających zidentyfikować nabywcę. W związku z powyższym, zdaniem Organu, w przypadku gdy na paragonie zostanie wskazany błędny NIP nabywcy to Wnioskodawca nie będzie uprawniony do wystawienia faktury zawierającej NIP do takiego paragonu.

Od razu należy jednak podkreślić iż stanowisko to nie ma oparcia w obowiązujących przepisach. Taki błąd, wynikający np. z przestawionej kolejności cyfr w numerze NIP „dyktowanym z głowy” nie powinien decydować o braku możliwości wystawienia faktury do paragonu. Sama transakcja miała miejsce, strony tej transakcji są znane, omyłkowo jedynie wskazano numer NIP.

Należy jednak pamiętać, że o ile numer NIP na fakturze można skorygować, to na paragonie już nie. Jeśli transakcja ma miejsce, zostaje zarejestrowana na kasie fiskalnej, nabywca podaje numer NIP, bo być może w przyszłości będzie chciał, aby wystawiona została faktura do paragonu (a już wiesz, że bez numeru NIP na fakturze), to należy dopilnować, aby ten numer NIP był poprawny.

Faktura VAT do paragonu – kiedy trzeba ją wystawić?

Zgodnie z art. 106i ust. 6 ustawy o podatku VAT podatnik ma obowiązek wystawić na żądanie klienta fakturę:

• jeżeli zgłoszenie miało miejsce do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty – fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia kolejnego miesiąca,
• nie później niż do 15 dnia od dnia zgłoszenia żądania, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Nie musi zatem tej faktury wystawiać „od ręki”, choć oczywiście w miarę możliwości technicznych najlepiej fakturę do paragonu wystawić i wydać klientowi niezwłocznie.

Interesuje Cię ta tematyka? Planujesz podjąć pracę w charakterze fakturzystki? Jeśli tak, zapoznaj się z naszym szkoleniem: fakturowanie szkolenie online – szkolenie w formie do czytania albo słuchania, kompleksowo omawiające od podstaw zagadnienia związane z fakturowaniem, dzięki któremu szybko wdrożyć się w tę tematykę.

A już niebawem kolejny wpis, dotyczący fakturowania – kiedy paragon może być fakturą uproszczoną.