Cechy dobrego pracownika biurowego – zobacz, czy nadajesz się do pracy biurowej

Cechy dobrego pracownika biurowego – jakie są najważniejsze? Na co zwracają uwagę pracodawcy poszukując pracowników do pracy biurowej? Praca biurowa to marzenie wielu osób. Często kojarzy się z tylko z siedzeniem za biurkiem, segregowaniem dokumentów i parzeniem kawy dla szefa i odwiedzających biuro gości. To jednak mylne pojęcie, ponieważ obecnie pracownik biurowy pełni szereg ważnych zadań, zajmuje się koordynowaniem pracy całego biura.

Zakres jego obowiązków jest zróżnicowany, zależy od miejsca zatrudnienia, profilu firmy oraz specyfiki danego stanowiska. Najczęściej pracownik biurowy dba o prawidłowy obieg dokumentów, umawia spotkania, utrzymuje stałe kontakty z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi, zajmuje się organizacją archiwum, a także przygotowuje listy, raporty i sprawozdania.

Mamy wideoszkolenie dla pracowników biurowych – szczegóły tutaj: szkolenie online pracownik biurowy. Zajrzyj i zobacz jedną z lekcji, bez zakładania konta

Jego obowiązki to również wspieranie kadry zarządzającej, organizacja szkoleń i wyjazdów służbowych, przetwarzanie niezbędnych danych, współpraca z innymi jednostkami. Zakres obowiązków jest bardzo duży, praca wymaga wielu umiejętności oraz odpowiedniego usposobienia. Kto najlepiej sprawdzi się na tym stanowisku? Jakie są pożądane cechy dobrego pracownika biurowego?

Cechy dobrego pracownika biurowego –  kto sprawdzi się w pracy na tym stanowisku?

Pracownik biurowy pełni bardzo ważną funkcję w każdej firmie. Jest osobą, która reprezentuje firmę, wita gości, jest łącznikiem między pracownikami a szefostwem. Praca wymaga zarówno odpowiednich umiejętności, jak i określonych cech charakteru. Co uważa się za cechy dobrego pracownika biurowego?

• Dokładność – praca z dokumentami wymaga bardzo dużej skrupulatności i dokładności. Nie ma tutaj miejsca na pomyłki, dokumentacja musi być prawidłowo prowadzana, przekazywana w odpowiednie miejsce, a następnie archiwizowana. Jeden błąd może oznaczać duże problemy, np. opóźnienia w płatnościach, a nawet konsekwencje prawne.
  • Pracownik biurowy musi być skupiony i skoncentrowany na tym, co robi, musi działać zgodnie z obowiązującymi zasadami i przepisami (o dokładności w pracy pisaliśmy również m.in. tutaj: na czym polega praca rekrutera.

    ---

• Organizacja pracy własnej i samodzielność – pracownik biurowy ma wiele zadań, musi samodzielnie wybierać te, które są aktualnie najważniejsze. Ważna jest umiejętność organizowania czasu, dzięki temu wszystkie powierzone zadania będą wykonane na czas, nie pojawią się zaległości. Osoba odpowiedzialna za koordynowanie pracy biura musi umieć organizować nie tylko własny czas pracy, ale również podwładnych (jeżeli takich posiada).
  • W związku z tym, że w pracy często pojawiają się sytuacje nieplanowane, musi umieć ustalać priorytety i szybko reagować na kryzysowe sytuacje. Samodzielny pracownik będzie starał się we własnym zakresie rozwiązywać pojawiające się problemy, będzie brał odpowiedzialność za swoje decyzje.

    ---

• Terminowość i punktualność – niedopuszczalne są sytuacje, kiedy pracownik biurowy spóźnia się do pracy, zapomina o spotkaniu z petentem czy z opóźnieniem wysyła ważny dokument. Wymieniając cechy dobrego pracownika biurowego, nie można zapomnieć o terminowości. Dzięki niej biuro może prawidłowo funkcjonować, a klienci mogą liczyć na terminowe załatwienie swoich spraw.

  ---

• Komunikatywność – w swojej pracy pracownik biurowy ma do czynienia z wieloma ludzi. Na co dzień spotyka wiele osób, musi komunikować się zarówno ze współpracownikami, przełożonymi, jak i z kontrahentami. Ważna jest umiejętność słuchania, przetwarzania i przekazywania ważnych informacji.
  • Umiejętności interpersonalne to również zdolność do negocjacji i dyskusji, która na tym stanowisku jest niezbędna. W pracy mogą pojawić się niemili klienci, pracownik biurowy nie może okazać im zniecierpliwienia czy niezadowolenia. Musi zawsze wiedzieć, jak się zachować, również w trudnych i stresujących sytuacjach.

    ---

• Elastyczność, chęć nauki i podnoszenia swoich kwalifikacji – w każdej pracy, również na stanowisku pracownika biurowego, ważna jest chęć kształcenia się i nabywania nowych umiejętności. Nieustannie zmieniają się przepisy, wchodzą nowe rozporządzenia, osoba pracująca w biurze powinna być z nimi na bieżąco.
  • Ważny jest udział w szkoleniach np. z obsługi programów komputerowych, doskonalenie znajomości języków obcych czy poprawianie kompetencji społecznych. W dzisiejszych czasach ważne są  również takie cechy dobrego pracownika biurowego jak elastyczność i umiejętność szybkiego przystosowania się do zmian.

    ---

• Cierpliwość – niektóre biurowe obowiązki są nudne i powtarzalne. Pracownik biurowy co miesiąc musi wypełniać te samu formularze, archiwizować dokumenty, dbać o zaopatrzenie biura. Wszystkie zadania należy wykonywać z taką samą starannością. W pracy biurowej nie ma miejsca na bylejakość, bo każde niedociągnięcie może dużo kosztować.

  ---

• Umiejętność pracy w zespole – pracownik biurowy pracuje zarówno samodzielnie, jak i z ludźmi, dlatego musi doskonale radzić sobie w jednej i drugiej sytuacji. Praca w zespole wymaga umiejętności słuchania, obiektywnego oceniania, dopasowywania się do innych, rezygnowania z własnych celów.
  • Priorytetem musi być dążenia do osiągniecia celów zespołu. Dobry pracownik biurowy będzie wiedział, jak znaleźć  złoty środek między samodzielnością a pracą zespołową.

    ---

• Zdolność analitycznego myślenia – to kolejna cecha dobrego pracownika biurowego. Polega na rozkładaniu problemów na czynniki pierwsze, łatwiejsze do zrozumienia czy wykonania. Pracownik biurowy posiadający tę umiejętność wie, jak na podstawie posiadanych informacji czy własnych decyzji, rozwiązywać ważne problemy. Umie łączyć fakty, ma szeroką perspektywę jest dobrym obserwatorem.

  ---

• Umiejętność rozwiązywania konfliktów – osoba pracująca w biurze spotyka na swojej drodze różne osoby. Niektóre bywają konfliktowe, dążą do kłótni, ale pracownik musi tak poprowadzić rozmowę, aby petent wyszedł uspokojony. Umiejętność wygaszania konfliktów oraz opanowanie to istotne cechy dobrego pracownika biurowego.

  ---

• Wielozadaniowość – w pracy biurowej często trzeba wykonywać kilka czynności naraz. Wizyta kontrahentów, ważne maile, umówienie konferencji to tylko nieliczne czynności, które pracownik biurowy musi codziennie wykonywać. Trzeba umieć organizować prace oraz wyznaczać priorytety, w przeciwnym razie w biurze zapanuje harmider i zamieszanie.

  ---

• Lojalność i uczuciowość – pracownik biurowy to często prawa ręka szefa, zna jego mocne i słabe strony, jest również na bieżąco z nowymi projektami i sprawami firmy. Lojalność i uczciwość to bardzo ważne cechy dobrego pracownika biurowego.
  • Na takiej osobie można polegać w każdej sytuacji, nie ma obawy, że zdradzi  tajne sprawy firmy czy przekaże raport konkurencji. Lojalny pracownik biurowy powinien wierzyć w misję firmy, wyznawać jej wartości. Uczciwość oznacza, że będzie umiał przyznać się do błędu, będzie mówił prawdę, działał dla dobra firmy. 

    ---

• Odporność na stres – praca w biurze nie zawsze jest spokojna. Często zakres obowiązków jest bardzo duży, biuro odwiedza tłum kontrahentów, szef czeka na zaległy raport, a telefon nie przestaje dzwonić. W takiej sytuacji trzeba zachować zimną krew, wykazać się spokojem i umiejętnością pracy pod presją czasu. Stres musi działać mobilizująco, nie może wpływać na efektywność pracy oraz powodować złych emocji. 

  ---

Jakie umiejętności powinien posiadać pracownik biurowy?

Praca biurowa to pojęcie bardzo szerokie, może obejmować pracę na różnych stanowiskach, m.in. sekretarki, asystentki, pracownika recepcji itp. Obowiązki są zróżnicowane, potrzebna jest wiedza z wielu dziedzin oraz określone umiejętności. Ważna jest bardzo dobra umiejętność obsługi urządzeń biurowych, tj. fax, ksero, niszczarka czy drukarka.

Pisaliśmy m.in. tutaj: praca biurowa i zagrożenia w pracy biurowej

Warunkiem koniecznym jest doskonała umiejętność obsługi komputera i programów używanych w biurze, tj. pakiet MS Office, poczta elektroniczna, programy do tworzenia prezentacji, raportów czy opracowań. Należy dobrze poruszać się w internecie, umieć wyszukiwać ważne informacje oraz znać zasady sporządzania dokumentacji.

Obecnie coraz częściej wymagana jest znajomość języków obcych. Biura często odwiedzają zagraniczni kontrahenci, dlatego znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym jest obowiązkowa. Znajomość języka niemieckiego, hiszpańskiego czy rosyjskiego będzie dodatkowym atutem.

Pracownik biurowy powinien mieć co najmniej średnie wykształcenie, ale preferowane jest wykształcenie wyższe w kierunku administracji, ekonomii lub księgowości.

Mile widziane jest również prawo jazdy (nie zawsze konieczne) oraz wiedza z branży, którą zajmuje się dana firma.

Cechy dobrego pracownika biurowego – wygląd zewnętrzny

Pracownik biurowy wielokrotnie pełni w firmie funkcję reprezentacyjną, dlatego oprócz odpowiednich umiejętności i cech charakteru, ważny jest również wygląd. Osoba pracująca na tym stanowisku powinna być zawsze schludnie ubrana, ważna jest świeża, dobrze ułożona fryzura, lekki makijaż oraz nienaganne maniery. Nieodpuszczalne, aby osoba pracująca w biurze miała brudne buty czy pogniecione ubranie. Podstawą jest wysoka dbałość o higienę osobistą.

Ubranie musi być czyste, pachnące i wyprasowane, ważny jest estetyczny wygląd dłoni i paznokci. Panie mogą pomalować paznokcie na jasny, nierzucający się w oczy kolor. W pracy obowiązuje biurowy dress code, należy ubierać się klasycznie, niewskazane są ekstrawaganckie stroje, które mogą źle wpływać na wizerunek firmy. Wyjątkiem jest branża artystyczna, w której oryginalny wygląd osoby zarządzającej biurem jest dużym atutem.

Pisaliśmy m.in. Co grozi za spóźnienie do pracy

Mężczyźni, którzy pracują jako pracownicy biurowi, powinni zdecydować się garnitur lub koszulę i eleganckie spodnie. Dla pań wskazany jest żakiet, koszula, spódnica lub materiałowe spodnie. Buty i pozostałe dodatki powinny być dopasowane i tworzyć spójną, harmonią całość.

Jak powinien się zachowywać pracownik biurowy?

Pracownik biurowy pracuje z ludźmi, dlatego musi być kontaktowy, ważne, aby miał umiejętność słuchania i rozmawiania. Często jest pierwszą osobą, do której zwracają się współpracownicy ze swoimi problemami. Musi wykazać się empatią, szacunkiem, życzliwością i zrozumieniem, a jednocześnie musi panować nad emocjami.

Ważna jest chęć pomocy i dzielenia się swoją wiedzą. W pracy zabronione jest podnoszenie głosu, obrażanie się czy okazywanie niezadowolenia. Pracownik biurowy musi być bezstronny, nie może faworyzować ani wyróżniać określonych osób.

Cechy dobrego pracownika biurowego to również dyskrecja i lojalność. Ważna jest umiejętność mówienia spokojnym, opanowanym głosem, bez nadmiernej gestykulacji oraz przestrzeganie zasad savoir-vivre’u. Istotny jest sposób bycia, uśmiechanie się, patrzenie rozmówcy w oczy. Kultura osobista wpływa na atmosferę i wizerunek firmy, dlatego pracownik zajmujący się koordynacją biura musi być kulturalny i uprzejmy, zarówno wobec klientów, jak i współpracowników.

Praca na stanowisku pracownika biurowego jest ciekawa i pełna wyzwań, ale nie każdy będzie się w niej dobrze czuł. Tego typu zajęcie wymaga nie tylko określonych umiejętności, ale ważne są również predyspozycje, dobre zdolności interpersonalne i umiejętność pracy pod presją pracy. Osoby, które są żywiołowe, pełne energii, nie potrafią długo wysiedzieć na jednym miejscu, powinny poszukać innego zajęcia.

Obowiązki to w dużej mierze praca przy komputerze, w jednym pomieszczeniu, a to może być chwilami nużące i powodować zmęczenie. Jest jednak wiele osób, które doskonale będą czuły się w roli pracownika biurowego. Zakres obowiązków jest duży, praca wymaga ciągłego rozwoju, pozwala na kontakt z ludźmi, przynosi satysfakcje i zadowolenie.

Mamy też szybkie szkolenie w formie „Do czytania” na naszej drugiej spdszkolenia.pl – opis szkolenia i program tutaj: szkolenie online sekretarka – asystentka